Организационные документы

     Структура и штатная численность

     Структура и штатная численность – это документ, в котором закрепляется состав подразделений (отделов, служб) и штатная численность каждого структурного подразделения и всей организации в целом.

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением печати. Текст документа составляется в форме таблицы. Обычно этот документ утверждается на целый год, но если в течение года в него необходимо внести изменения, то они проводятся приказом по основной деятельности.

     Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

     Штатное расписание имеет унифицированную  форму и оформляется на общем  бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты. Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, юридической службой, заместителями руководителя организации. Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает руководитель организации с проставлением гербовой печати (или печати организации). Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

      Подводя итог, хотелось бы отметить, что существует определенный маршрут движения организационных документов в любом учреждении. В организациях в обязательном порядке идет работа с организационными документами, а в крупных компаниях используются все виды перечисленных организационных документов, а в мелких, их количество уменьшается, пропорционально величине.

   Заключение

     В документах, как считают ученые - документоведы, сосредоточено до 85% информационных ресурсов организации. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления – от рядового исполнителя до руководителя. Успешная деятельность любого предприятия, компании, фирмы невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления. От организации делопроизводства в целом зависят оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

      И так, в работе были рассмотрены функции  и виды организационных документов, а также требования, предъявляемые к оформлению документов и этапы движения документов в организации.

     Из  всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы:

     Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Она  охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и  расстановку кадров, контроль и так далее.

     Эффективность управления зависит от объема, оперативности  и достоверности информации, которая  фиксируется в документах. Документ, зафиксировав информацию, тем самым  обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

     Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой  для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, это во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

     В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны.

     Комплект  документов определяется:

- кругом  вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;

- объемом  и характером компетенции учреждения;

- объемом  и характером взаимосвязей с  другими организациями.

     Объединяя операции по информационно-документационному  обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.  
 
 
 
 

   Список использованных источников информации: 

1. Гражданский кодекс РФ от30. 11. 1994 №51-ФЗ / принят ГД ФС 21. 10. 1994 // http://www.consultant.ru/popular/gkrf1
2. Трудовой кодекс РФ от 30. 12. 2001 №197-ФЗ / принят ГД ФС 21. 12. 2001 // http://www.consultant.ru/popular/tkrf
3. Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 5. 01. 2004 №1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты // http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=47274
4. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3. 03. 2003 №65-ст.
5. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003): Практическое пособие. – 6-е изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2006.
6. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство // 2-е изд. перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. – 448 с.
7. Зритнева Е.И. Делопроизводство: учебное пособие. М., Гуманитар. изд. центр ВЛАДОС, 2010. – 200 с.
8. Иванова Т. М. Документооборот и делопроизводство // http://workpaper.ru/system-ord/2/5
9. Клюев В. И. Организационно-распорядительные документы / Секретарское дело // http://www.bibliotekar.ru/biznes-60/14.htm
10. Кошкин Н. К. Организационные документы / Бизнес и деловая документация // http://www.dokuc.com/or01.html
11. Ланин А. В. Работа с организационными документами // http://www.sekretarskoe-delo.ru/index.php?id=634
12. Мансуров О. Т. Документ как система // http://www.rus-lib.ru/book/38/men/18/034-069.html
13. Панфилова Т. А., Кондратьева Т. Н. Функции документов / Документоведение и делопроизводство: учебно-методическое пособие // http://www.elective.ru/arts/eko01-m0137-p08405.phtml
14. Сологуб О.Л. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. – М.: Омега-Л, 2009. – 207с.
15. Стародуб Н. М., Харитонов М. М. Организация управления М., 2009 - 508 с.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Задание 2. Презентация по теме теоретической части.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Практическая  часть 

      Пример  №1:  Образец оформления устава организации 

      ООО «Делопроизводство» 

      ЗАРЕГИСТРИРОВАНО                                        УТВЕРЖДЕНО

      ООО «Делопроизводство»                                       протоколом общего

      __________№________                                       собрания учредителей

                                                                   дата__________№___________

      МП  организации                                                                МП организации 
 
 

      УСТАВ

      Общество  с ограниченной ответственностью

      «Делопроизводство» 
 

      ТЕКСТ: 
 

      Пример  №2: Образец Положения о структурном подразделении 

      Общество  с ограниченной ответственностью

                                           компания   «Делопроизводство»

      УТВЕРЖДАЮ

      Ген.директор ООО «Делопроизводство»

      Подпись В.В. Хитрый

      16.02.2011

      ПОЛОЖЕНИЕ

      о Секретариате

      1.Общие  положения

      2.Задачи

      3.Функции

      4.Права

      Ответственность

      Взаимоотношения 

      Управляющий Подпись А.П.Кетчинов

      делами 
 

      Пример  №3: Образец оформления учредительного договора 
 

      Регистрационная палата

      при Правительстве Архангельской области

      16.02.2011 № 1820401 
 
 

      УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР

      ОБЩЕСТВА  С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

      «Делопроизводство» 
 
 
 
 
 
 

      г. Архангельск – 2011 

      Пример  №4: Образец документа, регламентирующего структуру и штатную численность организации. 

      Общество  с ограниченной ответственностью  УТВЕРЖДЕНА

      «Делопроизводство» Советом директоров

      СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ    ООО «Делопроизводство»

      ЧИСЛЕННОСТЬ (протокол № 5 от 01.09 2011)

      г. Архангельск 

 
 
 
 

      Пример  №5: Приказ по личному составу. 

03.10.2011 г. № 28-к

ООО «Делопроизводство»

г. Архангельск