Организационные документы

     Разновидностью  инструкции является должностная инструкция.

     Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. С помощью должностной инструкции в любой организации реализуется функция управления персоналом. Должностные инструкции бывают типовые (примерные) и конкретные (индивидуальные).

Типовая должностная инструкция разрабатывается  на должности, имеющие одинаковые обязанности, права, ответственность, независимо от того, к какой отрасли относится организация. При большом объеме работы функциональные обязанности по определенной должности выполняют, как правило, несколько человек. Если эти обязанности одинаковы, то разрабатывается одна должностная инструкция, которая в этом случае будет типовой. Если обязанности работников с одинаковым названием должности различаются, то для каждого из них разрабатывают конкретную должностную инструкцию с уточнением обязанностей работника в заголовке к тексту. Должностные инструкции разрабатываются почти на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Должностные инструкции не составляются на категорию служащих «руководители», так как их функции и задачи, права, обязанности и ответственность фиксируются в уставе организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство». Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

     Должностная инструкция подписывается руководителем  структурного подразделения и утверждается заместителем руководителя организации – куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

     Текст должностной инструкции состоит  из следующих разделов:

     1) Общие положения. В этом разделе  указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; кому непосредственно подчиняется работник (дополнительно – кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица); порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; особенности организации работы, если они есть (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.), перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы, требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний).

     2) Функции. В разделе приводится  перечень основных направлений  деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.

     3) Должностные обязанности. В этом  разделе перечисляются: виды работ,  выполняемые работником на данной  должности; характер выполняемых  действий: «руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п. Должностные обязанности целесообразно также объединять в однородные группы в соответствии с функциями работника. Для удобства представления должностных обязанностей текст данного раздела может быть разделен на две части: в первой части перечисляются те виды работ, которые сотрудник выполняет самостоятельно, а во второй – те, которые выполняются совместно с другими.

     4) Права. В разделе устанавливаются  полномочия работника, обеспечивающие  выполнение возложенных на него обязанностей:

- право  принимать определенные решения  (перечисление вопросов, которые  он может решать самостоятельно);

- право  давать указания по конкретным  вопросам;

- право  самостоятельно подписывать документы  в рамках предоставленной ему компетенции;

- право  обращаться с предложениями к  руководителю;

- право  представительствовать от имени  подразделения или организации  в других организациях и пределы  такого представительства; 

- право  участвовать в совещаниях, на  которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению;

- право  на получение необходимой для  работы информации (статистической, экономической и др., в том числе  и конфиденциальной);

- право  требовать выполнения определенных  действий от других работников.

     В тексте данного раздела необходимо закрепить также:

- право  работника вносить предложения  по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его  непосредственных должностных обязанностей;

- право  входить в состав рабочих групп  по подготовке и реализации  конкретных проектов и участвовать в разработке коллегиальных решений, направленных на достижение главной задачи структурного подразделения или всей организации.

     В необходимых случаях в текст  раздела можно внести универсальные  права, общие для всех работников (а не только права по должности):

- право  на все виды установленной  компенсации за свой трудовой  вклад; 

- право  на комфортные условия труда; 

- право  на повышение квалификации;

- право  на максимальную реализацию своих  профессиональных потребностей.

     5) Ответственность. В разделе определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Устанавливается ответственность работника за нарушение действующего законодательства и требований организационно-правовых и распорядительных документов. В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность работника по должности, которая должна быть оформлена соответствующим дополнительно заключаемым договором. Предусматриваются и конкретные формулировки об ответственности за несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах, за нарушение сроков выполнения работ, предусмотренных нормативами, за отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств, за отказ выполнять письменные и устные распоряжения руководителя и др. При формулировании пунктов об ответственности не следует злоупотреблять словами с отрицанием «не», так как они придают негативный смысловой оттенок соответствующему пункту текста в целом. Количество пунктов этого раздела не должно превышать количества пунктов в предыдущем разделе «Права».

     6) Взаимоотношения. В данном разделе  указывается: от кого, в какие  сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки предоставляет; с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями. Если взаимоотношения и связи сотрудника хорошо отлажены на уровне документов, то текст раздела можно представить в форме одной или нескольких таблиц с заголовками: «Работник передает»; «Работник получает». В графах таблицы указывают: наименование структурного подразделения, вид документа, срок, периодичность. В текст раздела целесообразно также включать названия и формы журналов или картотек, которые ведутся с целью учета, контроля и лучшей организации работы, а также названия баз данных, которые сотрудник ведет на рабочем месте для упорядочивания и систематизации справочно-информационного фонда. В текст должностной инструкции могут быть включены дополнительные разделы.

     7) Функции. В этом разделе перечисляют  основные направления деятельности  работника в соответствии с  направлениями деятельности структурного подразделения. В формулировках функций необходимо четко отразить вклад сотрудника в достижение главной задачи, перспективных и текущих задач структурного подразделения; указать, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в выполнении каких участвует.

     8) Условия оплаты труда. В разделе  указывается, какой работнику  устанавливается должностной оклад  в соответствии с контрактом  или штатным расписанием; какие  он может получать премии (в  зависимости от конкретных условий  работы можно оговорить виды премий и условия их получения); какие он может получать надбавки и как ему можно повышать зарплату (при каких условиях и с какой периодичностью); может ли работник совмещать профессии (должности) и другое.

     9) Показатели оценки работы. Раздел, в котором могут быть закреплены как общие показатели оценки деятельности, так и конкретные, установленные непосредственным и вышестоящими руководителями, а также закрепленные во внутренних нормативных и технологических документах организации. К числу общих показателей могут быть отнесены:

- полнота  реализации закрепленных за работником  задач, должностных обязанностей  и предоставленных прав;

- качество  составления и оформления документов;

- отсутствие  ошибок и служебных нарушений; 

- отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей;

- квалифицированное  применение требований инструкций  и других нормативных документов;

- своевременность  выполнения должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения  поручений и указаний руководства.

     К документам инструктивного характера  также относятся «Правила» и  «Регламент». Правила внутреннего трудового распорядка:

     Правила внутреннего трудового распорядка – правовой акт, регламентирующий организацию работы предприятия, взаимные обязательства работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы.

Правила оформляются на общем бланке организации  с указанием вида документа, подписываются  руководителем кадровой службы, принимаются с учетом представительного органа работников (ст. 190 Трудового кодекса РФ).

     Правила внутреннего трудового распорядка являются, как правило, приложением  к трудовому договору. Текст правил составляется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденными

     В некоторых организациях наряду с  Правилами внутреннего трудового  распорядка разрабатывается Положение  о персонале, которое отражает вопросы  профессионального и социального  развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правила деловой этики и др.

     Структура текста Положения о персонале  рекомендована Госкомимуществом Российской Федерации и Российским фондом федерального имущества. Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собрании персонала, но утверждать Положение о персонале рекомендуется на Совете директоров организации.  

4. Регламент, структура, штатная численность, штатное расписание

     Регламент

     Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

     Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

- статус  коллегиального или совещательного  органа;

- порядок  планирования работы;

- порядок  подготовки материалов для рассмотрения  на заседании; 

- внесение  материалов на рассмотрение;

- порядок  рассмотрения материалов и принятия  решений на заседании; 

- ведение  протокола заседания; 

- оформление  решений коллегиального или совещательного  органа;

- порядок  доведения решений до исполнителей;

- материально-техническое  обеспечение заседаний.

     Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись. Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа. Регламенты согласовываются с заинтересованными подразделениями и юридической службой.