Организационные документы предприятия

 

 

     При ведении контроля с помощью РКК  следует иметь в виду, что в  этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

     Единой  унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен  перечень сведений о документе, необходимых  для ведения контроля документов, каждая организация может разработать  собственную РКК.

     Из  РКК формируется контрольная  картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

     В первом разделе РКК расставляются  по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

     Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается  ответ к определенному сроку, или особо важными документами  можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

     Второй  раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных  документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

     ■ При организации  контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

     В случае исполнения документа несколькими  структурными подразделениями подлинник  документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

     В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

     ■ В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (Пример 2). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту. 
 
 
 
 
 

     Пример 2

 

 

     Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

     ·             задания последующих лет – не реже одного раза в год;

     ·             задания  последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

     ·             задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

     Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

     При необходимости изменения срока  исполнения документа ответственный  исполнитель не позднее 3 дней до истечения  этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

     Продлить  срок исполнения документа может  то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

     Обо всех случаях изменения срока  исполнения документов ответственный  исполнитель своевременно информирует  службу ДОУ для внесения изменений  в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

     Документ  считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о  характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.

     ■ После исполнения документы снимаются  с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

     •     краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

     •     отметку "В дело";

     •     номер дела, в котором будет храниться документ;

     •     дату;

     •     подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

     В регистрационно-контрольную форму  также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

     Если  служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

     ■ Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

     ■ Служба ДОУ обобщает и систематизирует  данные о ходе и  результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

     Данные  о контроле исполнения должны содержать  сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

     Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может  содержать данные по организации  в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д. (Примеры 3, 4). 
 
 
 
 
 
 

 
Пример 3

СВОДКА

об  исполнении документов по состоянию на _____________________________   
 

 

 

Пример 4  

СВОДКА

документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)

по  состоянию на _____________________________   
 

Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.  

     Сводки  о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются  руководителем службы ДОУ организации.

     ■ Данные о ходе и  результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству  организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

     • общее количество документов на исполнении;

     • количество исполненных документов в срок (%);

     • количество  неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

     • причины задержек исполнения документов.

     На  основе анализа этих данных руководство  принимает меры по улучшению исполнительской  дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей  культуры работы с документами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3.Увольнение работников.

     Порядок и условия увольнения по собственному желанию установлены ст. 80 Трудового Кодекса РФ.

     Расторгнуть по собственному желанию можно любой  трудовой договор, как срочный, так  и заключённый на неопределённый срок. Согласие работодателя при этом не требуется. Обязанность работника в данном случае - письменно предупредить его о своём увольнении за две недели. Работники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев, занятые на сезонных работах, а также проходящие испытательный срок, обязаны предупредить работодателя о досрочном расторжении договора в письменной форме за три календарных дня (ст.ст. 71, 292, 296 ТК РФ).  

     Заявление может быть составлено в свободной  форме.