Организационно-технический аспект в организации документооборота на ОАО «Липецкий хладокомбинат»

-идентификационный номер налогоплательщика: 48220002333/482501001;

- период;

- дата операции;

- наименование объекта, по которому произведен расход;

- сумма;

- ответственный за исполнение регистра;

- подпись;

- расшифровка подписи.

Данные реквизиты соответствуют требованиям, сформированные в пункте 2.7 учетной политики ОАО «Липецкий хладокомбинат» (Приложение 2).

Стоит отметить, что вышерассмотренные налоговые регистры не относятся к первичным учетным документам. Обществу следует обратить внимание на то, что в учетной политике для целей бухгалтерского учета не прописаны формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым предусмотрены типовые формы. Рекомендации в этом вопросе будут даны в пункте 3.1. «Совершенствование учетной политики» 

Согласно пункту 2.8 учетной политики (Приложение 2) первичные и сводные документы составляются на бумажных носителях информации. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется Графиком Документооборота (Приложение 9). График документооборота утвержден приказом № 311 (Приложение 1).

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.

График документооборота включает в себя 4 этапа:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ

График документооборота, разработанный ОАО «Липецкий хладокомбинат» представляет собой таблицу, состоящую из следующих столбцов:

-наименование документа;

- создание документа (количество экземпляров, ответственный за выписку, ответственный за оформление, ответственный за исполнение, срок исполнения);

- проверка документа (ответственный за проверку, кто представляет, срок исполнения);

- обработка документа (кто исполняет, срок исполнения));

- передача в архив (кто исполняет, срок передачи).

Стоит отметить, что в графике документооборота отражены все разделы, которые обеспечивают разработку документа и контроль его исполнения. В графике документооборота прописаны отделы, отвечающие за тот или иной этап документооборота, оптимально установлены сроки исполнения (по мере поступления / выбытия, по приказу – достаточно редкие операции, ежедневно (касса), ежемесячно – достаточно частые операции (материально-ответственное лицо)). Для реализации графика документооборота на практике целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

На мой взгляд, график документооборота охватывает все этапы контроля исполнения документов - совокупности действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов (рис. 1).

Рис. 1. Контроль исполнения документов

Этапы технология контроля соответствуют этапам графика документооборота: постановка документа на контроль – создание документа, проверка своевременного доведения документа до исполнителя – проверка и обработка документа, предварительной проверки и регулирования хода исполнения - проверка и обработка документа, учет и обобщения результатов контроля исполнения документов – передача в архив, информирования руководителя – на всех этапах документооборота в случае возникновения вопросов.

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

3. Совершенствование документооборота на ОАО «Липецкий хладокомбинат»

3.1. Совершенствование учетной политики

В целом учетная политика, разработанная ОАО «Липецкий хладокомбинат» отвечает требованиям рационального документооборота. Учетная политика действует на основании Приказа № 311 и включает в себя следующие пункты системы документооборота:

- п. 2.7. - регламентирует реквизиты первичных учетных документов и сопровождается приложением, содержащим формы первичных учетных документов, используемых Обществом;

- п. 2.8. - содержит информацию о движении первичных учетных документов, регламентируемых графиком документооборота;

- п. 2. 9.  - устанавливает перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов;

- п. 2.10. – приводит перечень форм бухгалтерской отчетности, которые входят в состав бухгалтерской отчетности организации.

ОАО «Липецкий хладокомбинат» разрабатывает самостоятельно только формы налоговых регистров по учету расходов, связанных с доходами от реализации, которые закреплены в виде приложения в учетной политике для целей налогообложения. (список и формы всех налоговых регистров приведены в приложении к учетной политике для целей налогообложения). Реквизиты налоговых регистров соответствуют требованиям, отраженным в п. 2.7 учетной политики для целей бухгалтерского учета. Налоговые регистры не являются первичными учетными документами и созданы для правильного определения налогооблагаемой базы налога на прибыль. Сохраняя правильность оформления реквизитов, отраженных в п. 2.7 и в Положении о документах и документообороте, утвержденных Минфином СССР 29 июля  1983 г. № 105, Законом о бухгалтерском учете» № 129 ФЗ, Обществу необходимо самостоятельно разработать первичные документы для более успешного ведения бухгалтерского учета. Обязательные реквизиты таких документов уже прописаны в п. 2. 7, необходимо к учетной политике приложить их форму и порядок заполнения.

Разработанные самостоятельно организацией формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые унифицированные формы первичных учетных документов утверждаются при формировании её учетной политики (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»; утв. приказом Минфина России от 09.12.98 № 60н).

Такими самостоятельно разработанными документами могут быть: докладные и служебные записки (обосновывающие необходимость тех или иных затрат для предпринимательской деятельности организации), дефектные ведомости и акты, обосновывающие необходимость осуществления ремонтных работ, акты по представительским расходам и т. п.

Среди самостоятельно разрабатываемых первичных документов необходимо упомянуть и бухгалтерскую справку. Для бюджетных организаций форма бухгалтерской справки утверждена приказом Минфина России от 30.12.99 № 107н - форма № 433. К этой форме могут обращаться и бухгалтеры коммерческих организаций. Однако ничто не мешает организации на её основе разработать более удобную для использования форму.

Отметим, что бухгалтерия вынуждена довольно часто обращаться к этому документу. Любая исправительная запись на счетах бухгалтерского учета, различные расчеты, начиная от расчета сумм ежемесячной амортизации до начислений сумм налогов, пени, штрафов, перерасчет налоговых обязательств и т. п. должны оформляться такой справкой.

Учитывая, что предприятие занимается производством и реализацией мороженого, то для производства данной продукции необходим большой ассортимент материалов. На мой взгляд, целесообразно внутреннее перемещение материалов может оформляться бухгалтерской справкой «Накладная на внутреннее перемещение» (Приложение 10).

Большое количество готовой продукции хранится на складах в качестве запасов. Из-за недолжного контроля внутренних служб предприятия могут возникнуть факты хищения, которые, как правило, обнаруживаются при проведении инвентаризации. Если выявлено виновное лицо, то недостачу относят на него и оформляют справку о начислении задолженности (Приложение 11).

Таким образом, первичные документы, разработанные предприятием самостоятельно, позволяют вести бухгалтерский учет более рационально и эффективно, также отражают прозрачность совершенных операций.

В пункте 2.8. учетной политики говорилось о движении первичных учетных документов, которое регламентируется графиком документооборота. Из данного графика, мы видим, что достаточно большое количество первичных учетных документов применяется Обществом. График документооборота регламентирует контроль за созданием, проверкой, обработкой и передачей документа в архив. На мой взгляд, проследить за движением документов, классифицировать их позволит схема документооборота (Приложение 12). На этой схеме показано движение документа от момента его создания, включая причину его создания (например, получение корреспонденции) до работ по исполнению документов. На каждом этапе можно определить ответственное лицо (делопроизводитель, руководитель, исполнители, контролер). Данную схему необходимо отразить в учетной политике в виде приложения.

Таким образом, на схеме документооборота одновременно видно движение документов и контроль за их исполнением.

3.2. Совершенствование оперативного хранения документов

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:

- предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;

- содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

- закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

имеет справочное значение при изучении структуры организации;

является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

- используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Учитывая большое количество первичны              х учетных документов, применяемых Обществом и необходимость найти любой первичный документ максимально быстро, необходимо использовать номенклатуру дел.