Организационно-технический аспект в организации документооборота на ОАО «Липецкий хладокомбинат»

Министерство образования и науки Российской Федерации

Липецкий государственный технический университет

Кафедра бухгалтерского учета и финансов

Индивидуальная работа

Организационно-технический аспект в организации документооборота на ОАО «Липецкий хладокомбинат»

Руководитель: доц., к. э. н.

Кореняко Е. А.

Выполнил: студентка группы БА-07-1

Гончарова М. В.

Липецк 2011
СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Cистема документооборота, распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности. Управление документами в организации включает следующие задачи: принятие политики или стандартов в сфере управления документами; распределение ответственности полномочий по управлению документами; установление распространение процедур, руководящих указаний; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами (делопроизводству), их использованию; интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом, а также важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет предприятием защищать или сохранять их в качестве доказательства действий система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам. Согласно положениям ГОСТ 15489-1—2007 документы позволяют предприятиям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно, а также беспристрастно; обеспечивать, документировать формирование политики; принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность, производительность управленческо - деловой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности при чрезвычайных ситуациях; соблюдать требования законодательства плюс регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской или надзорной деятельности; обеспечивать защиту, поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации, а также права сотрудников, всех заинтересованных сторон.

Целью индивидуального задания является рассмотреть  организацию документооборота ОАО «Липецкий Хладокомбинат».

Задачи:

- показать сущность документов и документооборота;

- рассмотреть  процесс  документооборота  на  предприятии;

- описать  организацию  документооборота.Объектом исследования стали основные правила организации документооборота на ОАО  «Липецкий Хладокомбинат».

1. Характеристика предприятия ОАО «Липецкий хладокомбинат»

ОАО «Липецкий хладокомбинат», являясь динамично развивающимся предприятием, входит в десятку  крупнейших производителей мороженого России.

Пуск фабрики мороженого с проектной мощностью 20 тонн в сутки был осуществлён в 1980 году и первоначально фабрика выпускала ограниченный ассортимент – мороженое в вафельных и бумажных стаканчиках и в брикете на вафлях.

Рост производства и продаж мороженого, который вывел предприятие на одно из лидирующих положений на рынке, произошёл в 1997 году, когда была запущена линия “Стрейтлайн” по производству экструзионного высоко взбитого мороженого. Оно и по сей день остаётся лидером продаж ОАО «Липецкий хладокомбинат». В период с 1997 по 2000 года была полностью проведена реконструкция цеха мороженого ОАО «Липецкий хладокомбинат» и сегодня на предприятии установлены 10 высокотехнологичных современных линий по производству мороженого, что позволяет вырабатывать до 100 тонн сладкого лакомства в сутки.

Мороженое под торговой маркой «Липецкое» изготавливается по традиционным отечественным рецептам и  проходит жесткий лабораторный контроль на всех стадиях производства, поэтому визитной карточкой предприятия является  высокое качество  продукта, отмеченное многочисленными призами и наградами, полученными нашим предприятием, как в России, так и за ее пределами.

Благодаря многолетней работе предприятия по достижению высокого качества мороженого, Европейская комиссии по ветеринарии и здравоохранению приняло решение о предоставлении ОАО «Липецкий хладокомбинат» регистрационного номера 1РМ – 48/3, позволяющего предприятию экспортировать продукцию в страны ЕС. В декабре 2004 года отгружены первые партии сладкого лакомства из Липецка нашим партнёрам в Германии. Заключены контракты на поставку в Чехию, Кипр, Испанию.

Сегодня  хладокомбинат может предложить своим покупателям более 80 видов мороженого. Это - эскимо в шоколадной и цветной глазури с различными вкусовыми добавками и наполнителями, эскимо в соковой глазури, «Фруктовый лед»,  мороженое в вафельных стаканчиках, мороженое в брикетах на вафельной основе, рулеты, ведра, торты, кексы. Популярны среди потребителей сладкого продукта эскимо «Липецкое», «Сокровища Востока»,  рожки «100 пудов», крупнофасованное мороженое «Толстячок», торты «От всего сердца» и др.

Мороженое отгружается  в 30 регионов России, а также в страны ближнего (Беларусь, Казахстан) и дальнего зарубежья (Израиль, Германия, Чехия).
         За высокое качество и стабильность в работе ОАО "Липецкий хладокомбинат" снискал уважение деловых партнёров более чем в 30 регионах России, республиках СНГ, Израиле.

Одним из слагаемых успеха ОАО «Липецкий хладокомбинат» на рынке является готовность предприятия всегда и во всём идти навстречу пожеланиям своих партнёров и клиентов. Предприятие осуществляет индивидуальный подход к каждому партнеру и клиенту, оказывает услуги по брендированию автомашин и холодильных прилавков, использует гибкую систему скидок, ведет постоянное обновление ассортимента мороженого и поддерживает высокое качество продукции. 

Основная деятельность предприятия: производство пищевой, молочной и маслосыродельной продукции; прочая деятельность: внешнеэкономическая деятельность, операции на открытом рынке, строительные и ремонтно-строительные работы, производство и переработка сельхозпродукции, оптовая торговля товарами, участие в других организациях, услуги по хранению, сдача в аренду основных средств и нематериальных активов и другие виды деятельности. Все вышеперечисленные виды деятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательством  РФ.

На 31 декабря 2010 года предприятие имеет:

- размер Уставного капитала 111700 руб.

- среднесписочная численность работников – 634

- 73 единицы автотранспорта, в т. ч. служебный 5 единиц

- наличие земельного участка (собственного или арендованного) государственный акт №122 от 08.07.1992 г.

- лицензия на право пользования недрами ЛПЦ 54234 ВЭ от 11.07.2005.

- отношение к льготам нет

- общая система налогообложения.

2. Организация документооборота на ОАО «Липецкий хладокомбинат»

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В этом определении упор делается на словах «движение документов», то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.

Организация документооборота может самостоятельно регулироваться и нормироваться. В разделе 3.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Организация документооборота закреплена в учетной политике предприятия.  На основании Приказа № 311 (Приложение 1) ОАО «Липецкий Хладокомбинат» принимает учетную политику для целей бухгалтерского и налогового учета. Бухгалтерский учет на предприятии ведется бухгалтерской службой, которая является его структурным подразделением. Бухгалтерская служба возглавляется главным бухгалтером. Согласно принятой учетной политике на 2010 год  (Приложение 2) все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлениями Госкомстата РФ. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц

Формы первичных учетных документов используемых обществом приведены в приложении № 3. Данное приложение к Приказу №311 представлено в виде таблицы, которая отражает список журналов-ордеров, применяемых в учете в 2010 году. Все журналы-ордера пронумерованы, и каждому журналу-ордеру соответствует определенные счета, предусмотренные Планом счетов. (Приложение 4). Также в таблицы отражены ответственные работники отдела учета за правильность и своевременность составления журнала-ордера и дата  его сдачи. Данная таблица говорит о прозрачности учета и о об эффективной организации ведения первичных документов. Согласно Приложению, документы должны быть составлены на определенную дату. Проконтролировать процесс составления журналов-ордеров довольно легко, так как указаны ответственные лица. На мой взгляд, построение такой системы ведения первичных документов позволит избежать случаев несвоевременного предоставления журналов-ордеров, а также уменьшить количество ошибок при заполнении документов, так как указаны ответственные лица.

Бухгалтерская отчетность составляется по унифицированным формам, утвержденных  Приказом Минфина РФ от 22.07.2003 № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»  состоит из:

1) Бухгалтерского баланса (форма №1);

2) Отчета о прибылях и убытках (форма №2);

3) Отчета об изменениях капитала (форма №3);

4) Отчета о движении денежных средств (форма №4);

5) Приложения к бухгалтерскому балансу (форма №5);

6) Пояснительной записки;

7) Аудиторского заключения.

Стоит отметить, что отчетность ОАО «Липецкий хладокомбинат» содержит формы, согласно ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ. При составлении отчетности используется бухгалтерская документация предприятия.

Кроме унифицированных форм ОАО «Липецкий хладокомбинат» использует формы документов, не утвержденных Постановлениями Госкомстата РФ. (Приложение 5). В качестве таких форм предприятие использует систему налоговых регистров по учету расходов, связанных от с доходами от реализации. Данные формы прописаны и отражены в учетной политике для целей налогообложения (Приложение 6) в виде приложения. Так как Общество применяет общую систему налогообложения, то необходимо достоверно определить расходную часть. Данные регистры необходимы для определения налогооблагаемой базы. Например, регистр-расчет амортизации основных средств (Приложение 7) показывает сумму начисленной амортизации, остаточную стоимость объекта и распределение суммы амортизации объектов, отнесенной к прямым расходам, косвенным расходам и прочим расходам текущего периода. Данный документ помогает проследить движение расходов по основным средствам, определение их остаточной стоимости и отнесение суммы амортизации к тем или иным видам расходов. Регистр «Учет расходов по оплате труда» (Приложение 8) показывает расходы, связанные с оплатой труда в связи с созданием (приобретением) объектов учета. В данной таблице показано, с связи с чем связан расход (гр.4 «Наименование расхода»), лицо, в пользу которого произведено начисление (гр. 2) и вид персонала (гр.3 – по данной графе можно определить вид затрат, отнесенный на объект учета).

Таким образом,  благодаря налоговым регистрам можно проследить расходную часть, связанную с приобретением объекта учета, его использования в процессе производства.  Данные формы документов соответствуют требованиям, прописанным в учетной политике, то есть в вышерассмотренных регистрах содержатся следующие реквизиты:

-наименование документа (регистр-расчет амортизации основных средств и учет расходов по оплате труда);

- налогоплательщик: ОАО «Липецкий хладокомбинат»;