Организационно-распорядительная документация

ПЛАН

I. Введение.

II. История развития  служб документации в России.

III. Составление  и оформление организационно-распорядительной  документации.

1.Классификация  и структура организационно распорядительных  документов ГОСТ Р6.30-97

2..Состав реквизитов  организационно-распорядительной документации.

3.Требования  к оформлению реквизитов организационно- распорядительной документации.

IV. Заключение.

V. Литература.

Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

I Краткая история  развития служб документации.

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале  как средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Этапы становления  делопроизводства в России.

В России к началу XVII века первым сложилось приказное  делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего в длину от 10 до 100 метров.

При Петре первом было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению  с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления.

В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве  сменилась единоличием. Сложилось  исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

В годы Советской  власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного  управления народным хозяйством. В  практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка введения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

В настоящее  время сложившейся система обработки  документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

Система документации и унифицированная система документации.

Любой документа  функционирует совместно с другими  документами.

Совокупность  взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документов.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям  и применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной  системой документации (УСД).

Суть унификации и стандартизации в производстве.

Обязательным  условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях  является документирование. Организация  и управление характеризуется разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных  правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ

Р), отраслевых(ОСТ) стандартов.

В разработке унифицированных  систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

С 01.07.1998 года в  РФ введен в действие ГОСТ Р6.30-97.

Имеется некоторый  опыт в создании других систем унифицированной  документации.

Виды деловых  документов на предприятиях и в организациях.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности и др.

3.1 Какие виды  организационно-распорядительной документации  обращаются на предприятиях и  организациях?

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительной документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительная документация классифицируется на три  группы:

- распорядительная  документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- иформационно-справочная  документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные  и служебные записки);

- организационная  документация (уставы, положения, правила,  инструкции, штатные расписания).

Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный  поиск, контроль исполнения, создает  условия для унификации документов.

3.2 Каково назначение  ГОСТ Р 6.30-97

ГОСТ Р6.30-97 (рис.1) распространяется на организационно- распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительной документацией (УСОРД) – приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформления документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ, гербов субъектов

РФ.

Правило и требования ГОСТ Р6.30-97 носит универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и не унифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

3.3 Что представляет  собой формуляр организационно-распорядительной  документации.

Совокупность  закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называют формуляром.

ГОСТ Р6.30-97 устанавливает  для организационно-распорядительной документации два основных формата  документов- А4 и А5 . допускается  применение формата А6. Формуляры установленные для наиболее широко применяемого формата А4 с угловым и продольным расположением штампов, приведены на рис 2 и 3 соответственно.

Формуляр делит  площадь формата на три зоны: служебное  поле документа, поле для размещения углового штампа и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

[pic]

Площадь формата  заполняется информационными элементами документа, а на бланках документов еще и символическими знаками.

Информационные элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

Символические знаки служат ориентирами при  оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий  под подшивку документов.

3.4 Состав реквизитов  организационно-распорядительной документации.

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие. (рис. 2 и 3)

01- государственный  герб РФ;

02- герб субъекта  РФ;

03- эмблема организации  или товарный знак;

04- код организации;

05- код формы  документа;

06- наименование  организации;

07- справочные  данные об организации;

08- наименование  вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный  номер документа;

11- ссылка на  регистрационный номер и дату  документа;

12- место составления или издания документа;

13- гриф ограничения  доступа к документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения  документа;

16- резолюция;

17- заголовок  к тексту;

18- отметка о  контроле;

19- текст документа;

20- отметка о  наличии приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия документа;

23- виды согласования  документа;

24- печать;

25- отметка о  заверении копии;

26- отметка об  исполнители;

27- отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;

28- отметка о  поступлении документа в организацию;

29- отметка для  автоматического поиска документа.

Для изготовления бланков документов используют следующие  реквизиты:

01,02,03,04,05,06,07,08, а  также отметки для расположения  реквизитов

09,10,11,12,14,17,18,19.

При оформлении документов следует использовать следующие  реквизиты:

09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

[pic]

3.5 Что собой  представляет бланк документа?

Бланком документа  называют лист бумаги разрешенного формата  с нанесенными на нем постоянными  реквизитами. Применение бланков сокращает  трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Бланки конструируются на основе как углового, так и  продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением  реквизитов выгоднее, поскольку позволяет  экономить до 20% площади места бумаги.

Формуляр, приведенный  на рис. 2, предусматривает именно такое  расположение.

Продольный вариант  используется организациями с большим  числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты  на двух языках – национальном и русском ( реквизиты 06,07,12).

Бланки документов должны иметь поля (мм) : 20-35-левое; 10-правое; 20- верхнее; 10-нижние.