Оформление служебной командировки

     В унифицированные формы приказа  о направлении работников в командировку могут включаться дополнительные реквизиты, строки, графы (например, для фиксации согласия сотрудника на командировку или же отказа от нее, передачи полномочий руководящего работника заместителям).

     Если  согласие сотрудника оформляется отдельным  документом (заявлением работника), то в строке «Основание» унифицированной формы Т-9 указываются реквизиты этого документа.

     Если  в командировку направляются два, три  или более работников, то в форму  Т-9а вносятся изменения в части  расширения и сужения граф и строк  с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

     Проект  приказа о направлении работника (работников) в командировку визируется руководителем структурного подразделения, составившим служебное задание, руководителем кадровой службы и  главным бухгалтером.

     На  основании приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку отделом кадров выписываются и выдаются работникам командировочные удостоверения.¹¹

     Командировочное удостоверение выписывается в одном  экземпляре сотрудником кадровой службы предприятия, который отражает в нем все основные сведения, связанные с данной служебной командировкой. Затем командировочное удостоверение вручается командируемому лицу и находится у него в течение всего времени командировки.

     Реквизиты документа могут быть заполнены как рукописным способом, так и с использованием печатной техники, без помарок и подчисток. Ошибки в командировочном удостоверении исправляются с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Сделанные исправления подтверждаются подписями соответствующих должностных лиц.

     В ходе командировки работник делает отметки  о времени прибытия и выбытия  в пункт назначения, а если таких  пунктов несколько, то в каждом из них делается отметка о прибытии и убытии. Эти отметки проставляются на предприятиях, куда направляется командированное лицо, заверяются печатью принимающей стороны и подписью ответственного должностного лица.

     Отметки о времени прибытия и выбытия  дают возможность определить время  нахождения работника в командировке.

     К учету принимаются окончательно оформленные (с полностью заполненными реквизитами) документы, если в форме  остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. Командировочное удостоверение  является важным оправдательным документом, подтверждающим командировочные расходы.

     По  возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о проделанной  работе, данные о котором отражаются в графе 11 формы Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

     Отчет о результатах командировки может  быть коллективным или индивидуальным. Если в командировку была направлена группа работников с одним заданием, то возможно составление коллективного  отчета о результатах командировки.

     Служебное задание будет окончательно оформленным, если в нем будут заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

     Утвержденный  руководителем структурного подразделения  отчет представляется в бухгалтерию. На основании отчета, содержащегося в форме Т-10а, выносится решение о результатах командировки и о целесообразности расходования денежных средств. Служебное задание наряду с командировочным удостоверением является необходимым первичным документом, подтверждающим обоснованность произведенных командировочных расходов.

     Кроме того, служебное задание является завершающим документом в комплекте  первичных документов, оформляемых  в связи с командировкой.

     В журналах учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, указываются следующие сведения:

     - в журнале выбытия: сведения  о фамилии, имени и отчестве  командированного работника, дате  и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения;

     - в журнале прибытия: сведения  о фамилии, имени и отчестве  работника, прибывшего в организацию,  в которую он командирован, наименовании  организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия.

     Журнал  выбытия и журнал прибытия хранятся в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.¹²

     2.2. Процедура оформления служебной командировки работника ООО «Гранд Виста»

      Документирование  факта направления работников ООО «Гранд Виста» в командировки производится посредством издания соответствующего приказа или распоряжения. Правом издания приказов о направлении в командировки наделен руководитель организации, а распоряжений о направлении в командировки – другие уполномоченные руководителем организации должностные лица (заместитель руководителя, руководители отделов).

      Основанием  для издания приказа о направлении  работника в командировку является служебное задание. Служебное задание подписывается непосредственным руководителем командированного работника, то есть руководителем отдела, и самим работником. Пример оформления служебного задания для работника ООО «Гранд Виста» представлен на рисунке 1. Необходимо обратить внимание на то, что служебное задание выполняет две функции.

      Во-первых, этот документ конкретизирует суть служебного поручения, выполнение которого в период командировки возлагается на работника, и во-вторых, отражает основные результаты выполнения задания в кратком  письменном отчете. 

 

Рис.1. Служебное задание  для направления  в командировку

 

     Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника. Без него не издается приказ и не выписывается командировочное удостоверение.

     При направлении работника в командировку  приказ (распоряжение) готовит работник кадровой службы, а подписывает – руководитель или уполномоченное им лицо.

     Следует отметить, что какие бы права ни предоставлялись по трудовому договору или должностной инструкции уполномоченному  лицу, объем прав должен обязательно  закрепляться в доверенности. Именно доверенность в соответствии со ст.185 ГК РФ является документом, подтверждающим письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

     Пример  издания приказа о направлении  в командировку работника ООО «Гранд Виста» приведен на рисунке 2.

     Подписанный руководителем ООО «Гранд Виста» приказ о направлении в служебную  командировку объявляется работнику  под роспись. На основании приказа  о направлении в командировку производится оформление командировочного удостоверения.

     Функциональное назначение этого документа заключается в подтверждении переданных работнику  на время служебной командировки полномочий, а также в подтверждении факта пребывания работника в месте командировки (посредством простановки соответствующих отметок на оборотной стороне командировочного удостоверения).

     Первая  запись о выбытии командированного работника с места работы делается сотрудником отдела кадров в момент выписывания командировочного удостоверения.

 

Унифицированная форма № Т-9 
Утверждена Постановлением Госкомстата России 
от 05.01.2004 № 1

(наименование организации)

(распоряжение) 
о направлении работника в командировку

 
Направить в командировку: 

(фамилия,  имя, отчество)

отдел программирования

 

(структурное  подразделение)

программист

(должность  (специальность, профессия))

Россия, г.Калуга, ООО «Империал»

 

(место  назначения (страна, город, организация))