В течение временной нетрудоспособности работника ему возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные на протяжении всего времени, пока он не может по состоянию здоровья выполнять возложенную на него работу или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения №749 о служебных командировках). Дни временной нетрудоспособности работника не включаются в срок командировки.

     Если работника необходимо отозвать из командировки, то необходимо составить приказ об отзыве работника из командировки, унифицированной формы которого законом не предусмотрено. Поэтому работодатель может составить его произвольно. Поскольку порядок извещения об этом работника ничем не регламентируется, работодатель может как направить ему соответствующее письмо, так и известить его по телефону.

     В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в командировку работодатель обязан возмещать работнику:

     - расходы по проезду;

     - расходы по найму жилого помещения;

     - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

     - иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

     Для оплаты указанных расходов работнику при направлении в командировку выдается денежный аванс.

     Согласно п. 12 Положения 749 о служебных командировках расходы по проезду работника к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы, а также по проезду из одного населенного пункта в другой (если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах) включают:

     - расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

     - страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

     - оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

     Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме случаев предоставления бесплатного жилого помещения) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

     Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

     Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

     Согласно п. 23 Положения №749 о служебных командировках  при направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

     - расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

     - обязательные консульские и аэродромные сборы;

     - сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

     - расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

     - иные обязательные платежи и сборы.

     Иные расходы, связанные с командировками, возмещаются в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом. Работник должен представить документы, подтверждающие эти расходы.

     Порядок документального оформления направления в командировку совместителя ничем не отличается от оформления направления в командировку работника, занимающего в организации основное место работы. Однако многие вопросы законодательством четко не определены. Согласно п. 9 Положения №749 работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. Соответственно, другим работодателем это время не оплачивается. Представляется верным, что в этом случае работнику необходимо оформить отпуск без сохранения заработной платы. Вместе с тем, предоставление работнику отпуска без сохранения заработной платы тогда будет правом, а не обязанностью работодателя, что следует из ст. 128 ТК РФ: по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Поэтому работник должен заранее предупредить работодателя по основному месту работы о направлении его по второму месту работы в командировку. Если основной работодатель не предоставил такой отпуск, а работник по месту работы по совместительству был направлен в командировку, отсутствие его на основной работе может быть расценено как прогул.

     Если работник направляется в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними (п. 9 Положения №749).

     Глава 2. Порядок документального оформления служебной командировки

     2.1. Формы документов для оформления служебных командировок

      Оформление  командировки – дело поэтапное. Каждый этап сопровождается заполнением определенных документов. Как следует из ст.166 ТК РФ, решение о направлении работника в служебную командировку принимает работодатель. Это руководитель организации или иное должностное лицо, его заменяющее.

      Если  решение о служебной командировке принято, для работника готовится соответствующий пакет документов.

      В настоящее время унифицированные  формы документов, необходимые для  направления работника в командировку, утверждены Постановлением Госкомстата  России от 05.01.04 №1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

      Таким образом, при направлении работника  в служебную командировку (в том  числе в структурное подразделение, филиал или представительство организации) и при оформлении ее результатов  должны использоваться следующие унифицированные формы:

      - Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку (форма  Т-9);

      - Приказ (распоряжение) о направлении  работников в командировку (форма  Т-9а);

      - Командировочное удостоверение  (форма Т-10);

- Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а);⁹

      - Журнал учета работников, выбывающих  в служебные командировки из  командирующей организации;

      - Журнал учета работников, прибывших  в организацию, в которую они  командированы;

      - Авансовый отчет (форма АО-1).¹⁰

      Формы журналов по учету работников утверждены вместе с «Порядком учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11.09.2009 №739н.

      Все формы заполняются с учетом требований, предъявляемых действующим законодательством  к ведению бухгалтерского учета  на территории РФ.

     Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Затем оно утверждается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу. В служебном задании указываются следующие данные:

     - фамилия, инициалы командируемого;

     - структурное подразделение;

     - профессия (должность) командируемых;

     - цель, время и место командировки.

     В служебном задании необходимо правильно  указать сведения о месте командировки.

     Сначала указывается страна и город, затем – организация, в которую направляется работник.

     Наименование  страны (при направлении в зарубежную командировку) указывается в соответствии с Общероссийским классификатором  стран мира (ОКСМ). При указании наименований городов, не являющихся центрами или столицами субъектов Российской Федерации, городами федерального значения, указывается административно-территориальная принадлежность – к району, республике, области, краю, автономному округу (области).

     Реквизиты служебного задания могут быть заполнены  вручную либо с помощью печатной техники. Не допускается наличие  в документе помарок, подчисток  и неоговоренных исправлений, ошибки исправляются с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Все исправления должны быть подтверждены подписями соответствующих должностных лиц.

     Приказ  о направлении работника в  служебную командировку печатается на бумаге формата А4 в необходимом  количестве экземпляров. Один экземпляр (оригинал) обычно хранится у руководителя предприятия или в отделе кадров, а другие экземпляры или копии – в бухгалтерии и в структурных подразделениях, в которых работают командировочные лица. Срок хранения данного документа – 75 лет.

      При заполнении унифицированных форм приказов соблюдаются определенные правила:

      - фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения, другие сведения указываются в соответствии со служебным заданием;

     - место назначения (место командировки) также переносится из служебного задания.

     Срок  командировки указывается в соответствии со служебным заданием с учетом следующих  правил:

     - днем начала командировки является  день отправления транспортного  средства из места постоянной работы, днем окончания – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы;

     - срок командировки начинает исчисляться  с момента отправления транспортного  средства из места постоянной  работы. В случае отправления  (прибытия) транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (приезда) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, вокзал, пристань, порт, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до этих транспортных узлов;

     - срок (в календарных днях) включает  в себя не только время нахождения  работника в месте командировки, но и время нахождения в  пути;

     - цель командировки также переносится  из служебного задания с максимальной  точностью;

     - командировка может оплачиваться за счет направляющей или за счет принимающей организации, расходы могут распределяться между обеими организациями. Если лицо, работающее по совместительству, направляется в командировку по основной и совмещаемой работе, между работодателями заключается соглашение о направлении работника в командировку. При этом каждый работодатель составляет свой приказ о направлении работника в командировку, в котором в строке «Командировка осуществляется за счет средств» указываются источники возмещения каждого вида расходов со ссылкой на соглашение (его номер и дату), заключенное между работодателями;

     - в строке «Основание» унифицированной формы Т-9 обычно сначала указывается служебное задание, его номер и дата. В случае если командировка вызвана получением предписания (вызова) руководителя головной организации (или по согласованию с ним), в строке «Основание» указывается номер и дата предписания, а служебное задание формулируется по приезду работника в головную организацию.

     В унифицированной форме приказа о направлении работника в служебную командировку обязательно заполнение всех строк, граф и столбцов, в противном случае юристы и бухгалтеры предприятия лишаются возможности доказать, что поездка действительно являлась служебной командировкой. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.