Общие правила организации документооборота

План

 

7. Информационно-справочная  документация: справка, телеграмма,

   телефонограмма, доверенность. . . . . . . 3

14. Общие правила организации документооборота: прием и

    обработка входящей документации, обработка исходящей

    документации, обработка внутренней документации. . . 10

1.7 Задание. . . . . . . . . . 18

2.2 Задание. . . . . . . . . . 20

5.6 Задание. . . . . . . . . . 22

6.1 Задание. . . . . . . . . . 23

7.4 Задание. . . . . . . . . . 25

Список литературы. . . . . . . . . 27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Информационно-справочная документация: справка, телеграмма, телефонограмма, доверенность

 

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие  принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют  выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью  этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции  руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Справка:

1)  документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

2)  документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и  внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как  правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки  оформляются на общем бланке организации (или бланке справки) аналогично внешним  докладным запискам, внутренние –  на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. 

Заголовок к  тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки  подписывают руководитель организации  или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического  или служебного характера, подписываются  двумя лицами: руководителем и  главным бухгалтером или руководителем  и заведующим отделом кадров, –  и заверяются печатью. Для таких  справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5¹.

Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные:

- фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;

- указание, в удостоверении каких сведений выдана;

- для каких целей или в какую организацию выдана;

- подпись и указание должности лица, выдавшего справку;

- дату составления;

- оттиск печати. 

Текст справки  личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что … действительно работает…» и т.д.

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

Телеграмма  – текстовое сообщение, предназначенное  для передачи средствами телеграфной  связи. 

Телеграммы  составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Передача телеграмм  осуществляется в соответствии с  Правилами оказания услуг телеграфной  связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации  от 15 апреля 2005 г. № 222.

Телеграммы (внутренние телеграммы, передаваемые и адресованные в пределах территории Российской Федерации) в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории:

- «вне категории»;

- «внеочередная»;

- «Президент Российской Федерации»;

- «Председатель Правительства Российской Федерации»";

- «высшая правительственная»;

- «правительственная»;

- «срочная»;

- «обыкновенная». 

Сроки прохождения  телеграмм, передаваемых между административными  центрами субъектов Российской Федерации, а также внутри любого населенного  пункта (поселения), имеющего телеграфную связь, должны составлять:

- для телеграмм категории «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации» – не более 2 часов;

- для телеграмм категорий «высшая правительственная», «правительственная» и «срочная» – не более 4 часов;

- для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 8 часов. 

Сроки прохождения  телеграмм, передаваемых между иными  населенными пунктами (поселениями), имеющими телеграфную связь, должны составлять:

- для телеграмм категории «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации» – не более 2 часов;

- для телеграмм категорий «высшая правительственная», «правительственная» и «срочная» – не более 4 часов;

- для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 12 часов. 

Сроки прохождения телеграмм, адресованных в населенные пункты (поселения), оборудованные средствами факсимильной (телефонной) связи, должны составлять не более 12 часов. 

Срок вручения отправителю  уведомления о вручении телеграммы с отметкой «уведомление телеграфом» должен быть не более 24 часов с момента вручения телеграммы. Срок вручения отправителю уведомления о вручении телеграммы с отметкой «уведомление телеграфом срочное» должен быть не более 12 часов с момента вручения телеграммы².

В сроки прохождения телеграмм (вручения отправителю уведомления  о вручении телеграммы) не включается время, в течение которого в соответствии с установленным режимом работы отделения связи (пункта коллективного  пользования, пункта связи и прочих мест оказания услуг телеграфной связи) в пункте назначения не осуществляется доставка телеграмм, время пересылки телеграмм средствами почтовой связи, а также время, в течение которого телеграммы (уведомления) не могут быть доставлены по причинам и обстоятельствам, зависящим от адресата.

Телеграммы, имеющие особенности  по назначению, способу оформления, подачи или доставки, разделяются  на следующие виды:

- «с уведомлением о вручении телеграфом» (с отметкой «уведомление телеграфом»);

- «с уведомлением о вручении телеграфом «срочное» (с отметкой «уведомление телеграфом срочное»);

- «с доставкой в срок, указанный отправителем» (с отметкой «вручить (дата)»);

- «с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи» (с отметкой «почтой заказное»);

- «на художественном бланке» (с отметкой «люкс»);

- «на художественном бланке формата А4» (с отметкой «люкс/в»);

- «на художественном бланке детской тематики" (с отметкой «люкс/и»);

- «на художественном музыкальном бланке» (с отметкой «люкс/м»);

- «на художественном музыкальном бланке детской тематики» (с отметкой «люкс/м/и»);

- «на художественном бланке по случаю траура» (с отметкой «делюкс»);

- «заверенная оператором связи» (с отметкой «заверенная»);

- «криптограмма» (с отметкой «криптограмма»);

- «криптограмма перфоленте» (с отметкой «криптограмма перфоленте»);

- «метео» (с отметкой «метео»);

- «переводная» (с отметкой «переводная»);

- «схемная» (с отметкой «схема (номер)»)³.

Телеграмма  может иметь один или несколько  видов. Телеграмма, не имеющая особенностей по назначению, способу оформления, подачи или доставки, ни к одному из указанных видов не относится (без отметки).

Телефонограмма  – это обобщенное название различных  по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. 

Телефонограмма  составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. 

Телефонограммы  используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. 

Телефонограмма  составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Доверенность  – документ, выдаваемый одним лицом другому для представительства перед третьим лицом.

В соответствии с законодательством России доверенность может быть как в простой письменной форме, так и нотариально удостоверенной. Доверенность на совершение действий, требующих нотариального удостоверения (так называемой «нотариальной формы»), должна быть нотариально удостоверена. Доверенность на совершение действий, не требующих нотариального удостоверения, имеет силу и без нотариального удостоверения.

Доверенность  является односторонней сделкой, в которой четко расписаны полномочия представителя представляемым. К тому же, представляемый вправе напрямую передать доверенность третьему лицу, минуя представителя. К доверенности применяются правила ст. 155 ГК, т.е. правила, применяемым к односторонней сделке, но действуют специальные сроки относительно формы и срока доверенности.

Требование  к доверенности:

- письменная форма

- доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом (п. ст. 185 ГК)

- доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК)

Существуют  специальные требования к доверенности, выдаваемой юридическим лицом, так  они должны быть подписаны руководителем  организации или иным уполномоченным лицом. Руководитель же юридического лица, основанного на государственной  или муниципальной собственности, должен подписать доверенность вместе с главбухом.

Отношения между  представляемым лицом и представителем носят фидуциарный (лично-доверительный) характер, и поэтому доверитель должен лично осуществлять все сделки. Но есть исключение, дело в том, что в ГК предусмотрена возможность передоверия другому лицу, тем не менее ответственность за сделку все равно лежит на изначальном представителе⁴.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14. Общие правила организации документооборота: прием и обработка входящей документации, обработка исходящей документации, обработка внутренней документации

 

Все документы  организации делятся на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Входящий документ (поступающий документ) – документ, поступивший в учреждение.