Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства

     Один  из самых эффективных путей решения  проблемы управления документами –  переход организаций на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети.

     Принципиальное  решение – компьютерная сеть, связывающая  компьютеры на рабочих местах в различных  подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически  собираться и накапливаться на центральном  компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории  документооборота организации.

     Более того, компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными документами – для их перемещения, согласования, и т.д. С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД).

     Таким образом, необходимо провести различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и «электронный документооборот». 

     1.2 Автоматизация делопроизводства

     Автоматизация производства – процесс в развитии машинного производства, при котором  функции управления и контроля, ранее  выполнявшиеся человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Цель процесса заключается в повышении  эффективности труда, улучшении  качества выпускаемой продукции, в  создании условий для оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию частичную, комплексную и полную.

     Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):

• установка нескольких компьютеров в службе делопроизводства;
• внедрение электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;
• автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;
• автоматизированный контроль исполнения документов;
• хранение электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел.

     Автоматизация делопроизводства в рамках организации:

• внедрение локальной электронной сети внутри предприятия;
• перемещение части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;
• установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных форм документов структурных подразделений;
• автоматизированный поиск и автоматизированное сопровождение хода исполненных документов;
• формирование отчетных данных о документообороте предприятия.

     В автоматизации делопроизводства можно  условно выделить следующие основные этапы:

• традиционная технология делопроизводства на бумажных носителях:
• получение документов по почте;
• регистрация документов в журналах и на карточках;
• ведение контрольно-сроковых картотек;
• копирование документов и передача их в соответствии с резолюцией исполнителям (структурным подразделениям);
• формирование дел с исполненными документами;
• передача дел на архивное хранение;
• электронный документооборот между организациями:
• замена перемещения и размножения бумажных документов между предприятиями пересылкой электронных документов;
• автоматизированная регистрация в электронных журналах;
• внедрение сканирования поступивших бумажных документов и дальнейшая работа с их электронными копиями;
• использование электронно-цифровой подписи;
• внедрение санкционированного доступа к документам, потокового сканирования и других технологий электронного документооборота;
• создание электронного архива организации;
• электронный документооборот в территориально-распределенной системе организаций:
• внедрение единой электронной системы документооборота в рамках отрасли, ведомства;
• автоматизация обмена электронными документами между органом управления (министерством) и предприятиями, а также между предприятиями и его удаленными подразделениями (филиалами, представительствами);
• автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;
• автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;
• создание и управление большими массивами архивной документации.

     Таким образом, мы видим, что электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства. 

     1.3 Электронный документооборот 

     Электронный документооборот: - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.

     Электронный документ – документ, в котором  информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).

     Электронный документ, равнозначный документу, подписанному собственноручной подписью – это  электронное сообщение, подписанное  электронной цифровой подписью или  иным аналогом собственноручной подписи; признается в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается  или не подразумевается требование о составлении такого документа  на бумажном носителе (Федеральный  закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации»)

     Согласно  ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», электронный  документ – это форма представления  документа в виде множества взаимосвязанных  реализаций в электронной среде  и соответствующих им взаимосвязанных  реализаций в цифровой среде.

     В Российской Федерации на сегодняшний  день не существует отдельного закона «Об электронном документе».

     Участниками обмена электронными документами могут являться физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.

     Отправителем  электронного документа является участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей электронно-цифровой подписью и направляет в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.

     Получатель  электронного документа  – участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.

     Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями и получателями электронных документов.

     При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных  правовых актов РФ.

     Электронный документ подлежит проверке для подтверждения  его подлинности средствами проверки электронно-цифровой подписи.

     Подтверждение подлинности электронного документа  осуществляется получателем электронного документа с использованием средств  проверки электронно-цифровой подписи, предоставленных ему отправителем или распространителем средств  проверки электронно-цифровой подписи.

     Подлинность электронного документа считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки электронно-цифровой подписи, устанавливается неизменность всех его реквизитов. 

     Электронный документооборот регулируется государственными, межотраслевыми, отраслевыми и локальными (созданными на предприятии) нормативными актами (о чем более подробно будет  рассказано в главе 2).

     Правовое  регулирование в сфере обращения  электронных документов направлено:

• на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;
• на обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;
• обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;
• правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов.

     Делопроизводственные  операции с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами  на бумажных носителях.

     В настоящее время употребляются  два термина: «Система автоматизации  делопроизводства» и «Система электронного документооборота». Часто считается, что это одно и то же. Однако специалисты  иногда различают эти два понятия. Например, А.М. Савельев в статье «Электронный документооборот» или «автоматизация делопроизводства?», опубликованной в  журнале «Справочник секретаря  и офис-менеджера» говорит о различиях  между САД (системами автоматизации  делопроизводства) и СЭД (системами  электронного документооборота).

     В своей статье А.М. Савельев приводит следующие различия и сходные  элементы между указанными системами: