Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

  В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России 21.08.1998 № 37, в ред. от 17.09.2007) отмечено, что документовед, как специалист в области документационного  обеспечения управления, в соответствии со своими должностными обязанностями  разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного  обеспечения, унифицированные системы  документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации, а также  разрабатывает и внедряет технологические процессы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники. Заведующий канцелярией в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и обеспечивает их внедрение. Заведующий архивом организации принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. 

  Таким образом, в состав службы ДОУ следует  включать специалистов соответствующего профиля, которые смогут обеспечить разработку нормативно-методических документов в области ДОУ и архивного  дела.  

  Этапы создания корпоративной  нормативно-методической базы ДОУ

  Разработка  корпоративных нормативных и  методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий:  диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация  ее процессов. 

  На  этапе диагностики  ДОУ:

  изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты / положения / инструкции), регламентирующие порядок  обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни  по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы / графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая  структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с  другими подразделениями компании;

  проводится  диагностика действующей системы  делопроизводства компании, включая: 

  - подготовку и оформление служебных  документов;

  - обработку и передачу документов  на рассмотрение и исполнение;

  - учет и регистрацию документов;

  - рассмотрение и согласование  документов;

  - ведение контроля сроков исполнения  документов;

  - обеспечение хранения и уничтожения  документов; 

  анализируется состав документов и принципы их систематизации;

  изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в  систему управления качеством;

  проводится  анализ соответствия фактического состояния  работы с документами в компании положениям внутренних нормативных  документов, регламентирующих организацию  системы делопроизводства; оцениваются  принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации  документооборота компании;

  рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы;

  выявляются  и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения. 

  На  этапе проектирования ДОУ:

  формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей  и специалистов по подписанию / утверждению / визированию документов и порядок  их делегирования; распределяется ответственность  руководителей и специалистов в  области управления документами; разрабатываются  процедуры взаимодействия подразделений  компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации  документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов;

  формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов;

  разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и  отдельных видов документов, в  т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными  структурными подразделениями (при  наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных  бизнес-единиц);

  проектируются системы учета / регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов;

  оптимизируются  структура, функции, должностной и  численный состав службы документации. 

  На  этапе регламентации  ДОУ:

  происходят  актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них  конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных  и распорядительных документов;

  осуществляется  полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д. 

  В заключение

  Реализация  поставленной задачи по созданию корпоративной  нормативно-методической базы ДОУ позволит менеджменту компании:

  создать рациональную систему ДОУ, базирующуюся на единой методологической основе и  представленной в разработанных  локальных нормативных документах;

  повысить  эффективность системы управления компании за счет улучшения качества принимаемых управленческих решений  и эффективного контроля их исполнения;

  обеспечить  управленческую прозрачность и подготовить  благоприятные условия для создания единого информационного пространства в компании;

  повысить  корпоративную культуру персонала  компании в работе с документами  за счет методологического и нормативно-методического  обеспечения участников этих процессов. 

    

 

  Приложение 1 

  Примерный перечень 

  законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации и документации, документационного  обеспечения управления, управления документами  и архивного дела 

    Федеральный закон от 26.12.1995 №  208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008).

  Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах  с ограниченной ответственностью» (в ред. от 18.12.2006).

  Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной  цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007).

  Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в  ред. от 01.12.2007).

  Федеральный закон  от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке  рассмотрения обращений граждан  Российской Федерации».

  Федеральный закон  от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации».

  Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

  Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной  тайне» (с изм. и доп., вступившими в силу с 15.12.2007).

  Указ  Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении  Перечня сведений, отнесенных к государственной  тайне» (в ред. от 24.12.2007).

  Указ  Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении  Перечня сведений конфиденциального  характера» (в ред. от 23.09.2005).

  Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об  упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей  и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006).

  Государственная система документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.

    Положение о порядке обращения  со служебной информацией ограниченного  распространения в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства  РФ от 03.11.1994 № 1233.

  Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.

  Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

  Примерное положение о постоянно действующей  экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

  Типовой регламент взаимодействия федеральных  органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (в ред. от 21.02.2008).

  Типовой регламент внутренней организации  федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 (в  ред. от 21.02.2008).

  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

  Правила подготовки нормативных правовых актов  федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства  РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 07.07.2006).

  Основные  правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

  Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации  и других архивных документов в государственных  и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министра культуры от 18.01.2007 № 19.

  Приказ  Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273 «Об  утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования  документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных  архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

  Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства  РФ от 17.06.2004 № 290.

  Регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Росархива от 09.03.2005 № 17.

  ГОСТ  Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

  ГОСТ  Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.

  ГОСТ  Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

  ГОСТ  Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.