Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

№6 2008

 Делопроизводство

("Секретарь-референт" №6 2008) 

Методы  совершенствования  ДОУ:

создание  корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

  Л.А. Стрельцова, старший консультант отдела управленческих технологий ЗАО «АКГ “Развитие бизнес-систем”»  
 

  Документационное  обеспечение управления (ДОУ) — это деятельность аппарата управления компании, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления ею управленческих функций. 

  Компании, особенно с развитой иерархической  и территориально-распределенной структурой управления, работающие в различных  отраслях производства, имеют значительные различия в организации работы с  документами, требующие специальной  регламентации. Такие компании чаще всего испытывают постоянную необходимость  в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов работы с  документами. Поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании. 

  Нормативное регулирование вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в существовании «писаных правил»  работы сотрудников в условиях внедрения  информационных технологий. А эффективное  внедрение систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно  выполняются эти правила и  требования, которые закрепляются в  соответствующих нормативных и  методических документах. При этом важно заметить, что чем более  масштабные и многофункциональные  системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического  обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении  информационных технологий, но и при  создании методологической основы для  организации работы с бумажными  документами и проведения последующих  мероприятий по совершенствованию  ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня  требует тщательного подхода  к методологии организации и  оптимизации документооборота –  разработке и внедрению корпоративных  стандартов, инструкций и регламентов.  

  Законодательная основа корпоративного регулирования ДОУ

  В настоящее время регламентация  вопросов ДОУ на государственном  уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой  обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами  Президента РФ и постановлениями  Правительства РФ, приказами и  распоряжениями органов государственной  власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем (Уставом). В действующем  законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных  организаций, оформлению тех или  иных видов документов, их содержанию и структуре текста.  

  Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных  и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации (см. Приложение 1). На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации.   

    Состав корпоративной  нормативно-методической  базы ДОУ

  Корпоративная нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности  документирования деятельности конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам используемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в т.ч. с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников. 

  В состав разрабатываемых корпоративных  документов, как правило, включаются:

  классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов);

  табель  и альбом форм документов;

  номенклатура  дел компании;

  стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и  архивного дела, в т.ч. с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД) (см. Приложение 2);

  положение о службе ДОУ и должностные  инструкции ее работников. 

  Корпоративный стандарт по управлению документами  может быть разработан на основе национального  стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Он, как правило, включает общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах в области управления документами. Технологические операции работы с документами в компании могут закрепляться в инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).  

  Инструкция  по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также  регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике деятельности компании. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами  сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных  за делопроизводство в структурных  подразделениях (примерная структура  инструкции по делопроизводству представлена в Приложении 3). 

  Инструкция  состоит из нескольких основных разделов (см. Приложение 2) и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании. Например, в инструкции, при необходимости, можно отразить общий порядок организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях компании, в т.ч. документооборот между управленческим аппаратом компании и ее территориально-распределенными структурными единицами (филиалами, представительствами и т.д.). Если специфика компании диктует необходимость постоянной работы с конкретными видами документов, не включенными в основные разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел (подраздел) по описанию правил работы с данной категорией документов, а также привести образцы форм этих документов. Если компания работает с документами ограниченного распространения, то в инструкцию по делопроизводству целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию. 

  Инструкция  должна содержать приложения, состоящие  из как можно большего числа справочно-иллюстративного  и информационного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие  ссылки.  

  При разработке инструкции по делопроизводству можно руководствоваться Типовой  инструкцией по делопроизводству в  федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры  России 08.11.2005 № 536), в той части, в  которой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные  акты (см. Приложение 1). 

  Важно учитывать, что инструкция по делопроизводству – это регламентирующий документ не только для службы ДОУ, но и для  всех сотрудников аппарата управления компании. Поэтому чем более подробными будут разделы инструкции, тем  более понятным и прозрачным для  всех будет как сами документы, так  и процессы работы с ними.  

  Несмотря  на то, что инструкция по делопроизводству является основным документом, определяющим организацию и технологию работ  с документами, в т.ч. в условиях автоматизации, на практике встречаются  иные подходы. Например, решая вопросы  оптимизации своей работы, компания рассматривает устранение недостатков  в организации документооборота только применительно к конкретным бизнес-процессам (участкам). Предлагаемые процедуры работы с документами, как правило, включаются в методологические документы по описанию бизнес-процессов  без внесения каких-либо поправок или  ссылок в инструкцию по делопроизводству. Поэтому при описании конкретных бизнес-процессов в разрабатываемых  стандартах и регламентах необходимо делать соответствующие перекрестные ссылки (отсылающие пометки) на другие корпоративные нормативные документы, в т.ч. на инструкцию по делопроизводству, в части, касающейся регулирования  работы с документами. Важно помнить, что технологические процессы работы с документами конкретного бизнес-процесса (участка) не должны противоречить общепринятой схеме организации работы с документами  в компании. 

  Вместе  с тем в условиях электронного документооборота содержание и характер работы с документами выходит  за рамки традиционного делопроизводства. И если, например, требуется описание порядка подключения пользователей  к автоматизированной системе, ведения  справочников, классификаторов, сканирования документов и работы с электронными файлами и корпоративной почтой и т.п., то включить эти вопросы  в инструкцию по делопроизводству - значит перегрузить данный документ разнородной информацией. Поэтому  возникает необходимость в разработке других нормативных документов, в  большей степени учитывающих  особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота. Такими документами  могут быть:

  регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД);

  инструкция  по работе с корпоративной электронной  почтой;

  инструкция  пользователя АСДЭД и др. 

  Положение о службе ДОУ и должностные  инструкции ее сотрудников разрабатываются  на основании типовых либо примерных  положений или инструкций[1], а  также организационных документов, регламентирующих деятельность самой  компании (устава, положений о структурных  подразделениях). При разработке положения  о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями.  

  На  основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная  инструкция для каждого работника  службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение  работника в структурном подразделении  и условия для его эффективной  работы, регламентирует разграничение  обязанностей и прав между другими  сотрудниками, а также служит основой  для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных  должностей. Кроме того, должностные  инструкции позволяют объективно оценивать  деятельность каждого работника  службы и применять соответствующие  меры воздействия.  

  Исполнители по созданию корпоративной  нормативно-методической базы ДОУ

  Кто должен разрабатывать в компании нормативно-методические документы  в области документационного  обеспечения (управления документами) и архивного дела? Ответ на этот вопрос можем найти в следующих  нормативно-методических документах. 

  В Примерном положении о службе ДОУ определено, что задачей службы ДОУ является разработка и внедрение  нормативных и методических документов по совершенствованию документационного  обеспечения в организации. В  соответствии с возложенной задачей  служба ДОУ осуществляет функции  по разработке, внедрению и ведению  табеля и альбома унифицированных  форм документов организации, внесению в них изменений. Служба ДОУ имеет  право также разрабатывать положение  о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.