Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства

На стадии согласования и подписания документов очень важно  иметь разработанный в организации  табель форм документов, в котором  прописано, кто документ составляет, с кем его следует согласовать, кто должен ставить подпись, куда документ передается, где хранится, какая требуется периодичность. При наличии такого табеля форм очень легко затем строить схемы движения документов и настраивать системы маршрутизации.

Не меньшей предварительной проработки требует автоматизация процесса регистрации документов. Сегодня регистрационные карточки нередко создаются для каждой организации заново и существенно различаются у отдельных разработчиков. В то же время уже давно существует фиксированный набор реквизитов, заносимых в регистрационную форму. Поэтому желательно, чтобы единая форма была бы рекомендована в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Там же было бы неплохо указать стандартный набор справочников для автоматизации заполнения максимального количества полей и различных учетных форм.

Использование разметки документа в XML-формате, закладываемой  уже на стадии создания шаблонов документов, позволило бы автоматизировать заполнение регистрационной карточки и, возможно, впоследствии отказаться от нее как таковой, перейти к работе непосредственно с документами и индексами документов.

С этапом регистрации  теснейшим образом связаны такие  этапы работы с документами, как  контроль исполнения и информационно-справочные операции. Контроль за исполнением документов легче всего поддается автоматизации, и это наиболее разработанная функция.

Информационно-справочная работа - это по существу главная  функция документационного обеспечения  управления, но сегодня она поставлена во многих организациях весьма слабо. Внедрение автоматизированной системы регистрации позволяет моментально узнать, у кого, где и на какой стадии работы находится документ. Но только с внедрением полнотекстовых автоматизированных систем появилась возможность оперативного многоаспектного поиска и просмотра любого документа или тематической подборки документов.

Один из важнейших  показателей, вносимых в регистрационную  карточку после исполнения документа, - номер дела, в которое помещен  документ после завершения работы с ним. Поэтому автоматизация требует разработки номенклатуры дел организации, т. е. упорядочения текущего хранения документов.

Еще одна задача, решаемая системами автоматизации, - упорядоченное  хранение документов в электронной  форме. Но хотя на рынке присутствует ряд решений типа "электронный архив", пока еще нет систем, которые бы соответствовали действующим архивным правилам, обеспечивали учет и составление описей в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

При создании автоматизированной системы параллельно должны решаться вопросы обеспечения сохранности  документов. К сожалению, сегодня  многие даже не знают о создании в апреле 2002 г. Центрального архива документов на электронных носителях  Московского городского объединения архивов и не имеют представления о том, что документы коммерческих организаций составляют негосударственную часть Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Проблема сохранения документов на электронных носителях  и передачи их на хранение должна сразу решаться на уровне разработки автоматизированных систем.

Выводы 

Вывод первый: сегодня  автоматизация процессов делопроизводства еще острее, чем раньше, ставит задачу совершенствования процесса управления в целом. Сюда входит уточнение задач и функций каждого структурного подразделения, определение функций, выполняемых каждым работником, делегирование полномочий на решение вопроса и подписание документа.

Вывод второй: внедрение  ИТ требует упорядочения прежде всего  самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом.

Вывод третий: внедрение  автоматизированных систем требует  совместных усилий системных интеграторов и профессионалов-документоведов, специалистов служб делопроизводства, владеющих технологическими процессами управления.  

Документовед разрабатывает, внедряет и обеспечивает функционирование единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией на основе использования современных автоматизированных технологий (составление, оформление документов, учёт, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение). Планирует, организует и совершенствует деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Разрабатывает унифицированные формы документов, системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков организации. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации текущего хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач проектирования, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий, базирующихся на применении компьютерной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Документовед должен иметь знания, практический опыт и  владеть методами анализа, проектирования и организации документационного обслуживания учреждения (или структурного подразделения) любого уровня управления, любой отрасли и любой формы собственности.

Документовед подготовлен  к профессиональной работе в государственных  органах федерального уровня, субъектов  Федерации, муниципального уровня, в государственных, общественных, кооперативных и коммерческих учреждениях, организациях, фирмах, предприятиях в службах документационного обеспечения управления на должностях, требующих высшего образования, в том числе руководителем службы делопроизводства, офис менеджером и секретарём-референтом руководителя организации.

Обучающийся по специальности  может адаптироваться путём специализации  к профессиональной деятельности, связанной  с информационными технологиями и разными видами информационно-документационных систем (кадровыми, архивными и др.).

При овладении программой специалист по документоведению и документационному  обеспечению управления может осуществлять следующие виды профессиональной деятельности:

• организационно-управленческую;
• оргпроектную;
• аналитическую;
• исследовательскую;
• педагогическую;
• консультационную.

 
 

Отечественное делопроизводство перед вызовом времени  

Основная  проблема российского делопроизводства - это необходимость преодоления  противоречия между ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫМ БЮРОКРАТИЧЕСКИМ делопроизводством, сложившимся в предшествующие десятилетия, и НОВЫМ ФОРМИРУЮЩИМСЯ МЕНЕДЖМЕНТОМ, который нуждается в оперативной, более экономичной и гибкой системе работы со служебной документацией.

    Разрешение этого противоречия  требует ОБНОВЛЕНИЯ теории и практики традиционного делопроизводства, реформирования данной сферы деятельности.

    Это обновление потребует больших усилий, так как делопроизводство относится к наиболее ИНЕРЦИОННЫМ системам, которые упорно сопротивляются нововведениям.

   На наш взгляд, это обновление  должно осуществляться по следующим  направлениям:

• Упрощение,
• Демократизация,
• Децентрализация (дифференциация),
• Персонализация,
• Информатизация делопроизводства.

Упрощение делопроизводства.

   Необходимо СОКРАЩАТЬ число наименований  документов, используемых в организациях  и на предприятиях, ликвидируя дублирование, фиксацию второстепенной информации.

  Следует  критически пересмотреть ФОРМЫ  применяемых документов, УМЕНЬШИВ  их объем ( отказавшись от некоторых  разделов, пунктов, позиций).

  Надо  уменьшить ЧАСТОТУ  ОФОРМЛЕНИЯ  тех или иных документов, сузив  круг ситуаций, при которых  требуется их создание.

  Особый  резерв - резкое  СОКРАЩЕНИЕ  ЧИСЛА   ВНУТРЕННИХ  ДОКУМЕНТОВ ( всевозможных  справок, отчетов, объяснительных  и докладных записок). Это особенно  актуально в связи с внедрением  различных компьютерных программ, позволяющих сотрудникам в рамках корпоративной сети обмениваться информацией, готовить совместные мероприятия, поэтапно передавать бизнес-функции в рабочей группе , сохранять сведения и т.д.

  Упрощения  требуют и процедуры подготовки документов: путем УМЕНЬШЕНИЯ  ЧИСЛА  ВИЗ  И СОГЛАСОВАНИЙ, сокращения времени на предварительные обсуждения. Многие процедуры рассмотрения проекта документа на различных инстанциях  могут быть заменены рабочим согласованием,  оперативно осуществляемым ответственным исполнителем.

   К минимуму надо свести число  документов (актов, протоколов, заключений), составление которых требует  участия НЕСКОЛЬКИХ работников  или создания КОМИССИЙ.

  Возможно, сами комиссии являются уже  ОТЖИВШЕЙ формой решения производственных вопросов.

Демократизация  делопроизводства.

   Наше традиционное делопроизводство, доставшееся в наследство от советской системы, прежде всего, ориентировано на ВНЕШНИЙ  КОНТРОЛЬ, строгую проверку предприятия, учреждения вышестоящими государственными и партийными органами.

  Демократизация  делопроизводства должна осуществляться  за счет РАСШИРЕНИЯ  ПРАВ самих  предприятий и организаций в  данной сфере своей деятельности. За счет передачи  ОСНОВНОЙ  ЧАСТИ контрольных функций в  структурные подразделения.

  Видимо, следует существенно ограничить зону "диктата" ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ  НОРМ для делопроизводственных процедур.

  На наш  взгляд,  обязательные предписания (стандарты) должны действовать в отношении:

• специальных финансовых документов;
• ряда документов по личному составу ( трудовых книжек, договоров, приказов о приеме, переводе и увольнении, личных карточек);
• документов, отправляемых в министерства и ведомства, государственные органы власти;
• оформления документации, направляемой на хранение в государственные архивы.

  В  остальных случаях делопроизводственные  предписания (заключенные в ГОСТах, нормативах, перечнях) должны носить  РЕКОМЕНДАТЕЛЬНЫЙ  ХАРАКТЕР.

  Следует  освободить предприятия от излишней регламентации делопроизводственных процедур.

   Со временем  сама деловая практика выработает наиболее рациональные нормы делопроизводства, принимаемые всеми участниками экономической деятельности.

  Децентрализация делопроизводства.

   В организациях, учреждениях, на  предприятиях необходимо последовательно проводить дифференциацию системы работы с документами. Все основные делопроизводственные процедуры ( регистрация, оформление, контроль исполнения,  текущее хранение) должны быть приближены к структурным подразделениям, непосредственным исполнителям и приспособлены к их нуждам.

  Постановка  делопроизводства может считаться  эффективной, когда на всех уровнях организационной структуры обеспечена оперативная документационная поддержка деятельности руководителя, менеджера, рядового сотрудника.

  В  ряде случаев целесообразно отказаться вообще от создания центральной службы делопроизводства.  

Персонализация  делопроизводства.

  Ее  суть в росте  ПЕРСОНАЛЬНОЙ  ОТВЕТСТВЕННОСТИ  за работу  с документами. Руководитель любого  уровня, каждый специалист и квалифицированный сотрудник должен знать основы делопроизводства, активно участвовать (в рамках своей компетентности) в рассмотрении и исполнении документов, их подготовке.

  Персонализация  работы с документами закономерно  связана с утверждением атмосферы  ДОВЕРИЯ к  исполнителю. В этом случае ставка делается на развитие  ИНИЦИАТИВЫ и САМОКОНТРОЛЯ работника.