Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства

   С Инструкцией должны быть  ознакомлены все управленцы, менеджеры,  специалисты структурных подразделений.  Она служит своего рода методическим пособием для сотрудников организации, причастных к работе с документированной информацией.  

 Особенности отечественного делопроизводства

   Истина познается в сравнении. 

  Специфика  социально-экономических и политических  условий, исторические традиции  данной страны неизбежно откладывают отпечаток на принятую в ней систему делопроизводства.

  Специалисты  отмечают, что делопроизводство  в современном виде зародилось  в России в начале Х1Х века, было и до сих пор остается  весьма самобытным.

  Характерные  черты российского делопроизводства:

• четкая вертикаль продвижения документов внутри организации ( от вышестоящей инстанции к низовым звеньям, от руководителей к исполнителям);
• строгое отслеживание всех процедур при работе с документами в регистрационных журналах или в регистрационно-контрольных карточках;
• высокая степень стандартизации основных процессов делопроизводства и документооборота;
• наличие специализированных делопроизводственных служб. 

  Принципы  западного делопроизводства существенно  отличаются от российских, опираясь на традиции высокой ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ работников.

  Характерные черты западной технологии:

• продвижение документов внутри организации носит преимущественно горизонтальный характер ( документы могут сразу попадать к непосредственному исполнителю, минуя руководство);
• отсутствие в организации централизованного контроля  работы с документами;
• регистрация документов производится непосредственно  исполнителями, некоторые виды документов вообще не регистрируются;
• специализированных служб, занимающихся делопроизводством, не создается;
• широкое распространение получает информатизация и автоматизация процессов делопроизводства, все сильнее проявляется стремление к переходу к безбумажной технологии.

"Тихая  революция" в  теории и практике управления

Дальнейшее  совершенствование делопроизводства должно соответствовать тенденциям, наметившимся в развитии теории и практики современного менеджмента.    

 В последнее время здесь происходят существенные сдвиги, зачастую не очень эффектные и внешне заметные, но революционные по сути. Эти эволюционные изменения объективно продиктованы логикой развития сегодняшнего производства.    

 В одной  из научных работ, посвященных  анализу американской экономики,  отмечается:

" Гибкость в управлении, умение быстро перестроиться, не упустить новые возможности, открываемые рынком или НТП, сегодня становятся куда более важной, чем традиционная "рациональность" управления во всех ее формах - от упрощения и удешевления аппарата управления, достижения упорядоченности, подконтрольности, соответствия инструкциям и типовым формам до устранения "дублирования" функций управления на разных уровнях".

( Американская  экономика: человек, технический  прогресс, предпринимательство - М., 1993 год, с. 139)    

 В рамках нового управленческого мышления формируется нетрадиционный подход к организации управления предприятием. На место линейно-функциональных структур управления, в которых централизованы все основные функции ( производство, сбыт, финансы, персонал, канцелярская работа и пр.), приходят так называемые бригадные структуры.  

 В результате сокращается число уровней управленческой иерархии, создаются небольшие организационные подразделения-команды, объединяющие рабочих, специалистов, менеджеров и обладающие определенной САМОСТОЯТЕЛЬНОСТЬЮ в принятии решений.   

 Эти самоуправляемые команды формируются под конкретную цель, проблему или задачу, требующую решения.

" Таким образом,  под вывеской крупной  корпорации появляются  полностью самостоятельные  в хозяйственном  отношении, проникшиеся психологией малого бизнеса, неуемным предпринимательством подразделения с п о л н ы м н а б о р о м п р а в и о б я з а н н о с т е й ( разрядка наша), выполняющие весь спектр управленческих функций, что делает их гибкими и полностью жизнеспособными, от начала до конца ответственными за продукт, технологию, нишу рынка или сферу коммерческой деятельности."

( Там же, стр. 146 )   

 Разумеется, что эти относительно автономные структурные подразделения сами будут вести и работу со своими документами.  

 Система делопроизводства на таком предприятии становится гибкой и дифференцированной.

Автоматизация делопроизводства с  точки зрения документоведов

Татьяна Кузнецова, 
профессор, зав. кафедрой документоведения Российского государственного гуманитарного университета

Сергей  Кузнецов, 
к. и. н., руководитель Научно-информационного центра "Горбачев-Фонда" 
kouznets@mtu-net.ru

В настоящее время  на рынке представлено немало решений  для автоматизации делопроизводства (в том числе и документооборота). Имеются и целиком российские разработки, и локализованные версии программ ведущих мировых производителей. В последние годы поставщики систем документооборота, как правило, стараются максимально адаптировать их к нормам российского делопроизводства. Однако организации, внедряющие у себя автоматизированные системы, далеко не всегда получают желаемый эффект.

Попробуем обрисовать проблемы, которые необходимо решить для успешного внедрения новых  технологий в сферу управления.  

Корни проблем 

Одна из главных  причин трудностей, на наш взгляд, состоит  в недостаточном участии специалистов-документоведов во внедрении компьютерных технологий и разработке программ документооборота. Несогласованность выявляется уже на уровне терминологии - работники служб делопроизводства и разработчики программ порой обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия. Например, часто путают понятия "делопроизводство", включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и "документооборот", являющийся составной частью делопроизводства и определяемый ГОСТом как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления"*. Точно так же, говоря об архиве, разработчики программ часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности.  

 
* ГОСТ 51141-98 Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения. 

Отсюда вытекает технологическая проблема - реализованные  в программе технологии работы с  документами не соответствуют делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать делопроизводство путем внедрения системы, разработчики адаптируют программу под особенности делопроизводства конкретной организации, часто поставленного неграмотно.

Не менее важная проблема - недопонимание сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Особенно ярко это проявляется в процессе создания документов, их согласования и подписания. Невозможно автоматизировать движение документов, если в самой системе управления не проводится четкое распределение обязанностей, не определяются полномочия и порядок согласования документов.

Негативным фактором для автоматизации управленческих процессов становится и недостаточная  проработка на государственном и  ведомственном уровне вопросов документообразования. Сохраняется неопределенность относительно того, какие управленческие ситуации обязательно документируются, какими видами документов, с каким набором информации. Исключение, пожалуй, составляет только бухгалтерская документация, обязательность составления которой определяется Федеральным законом "О бухгалтерском учете" (ст. 1 и ст. 9). И отчасти именно поэтому работа с данным видом документации автоматизирована в наибольшей степени.

Сначала оргпроект 

Внедрение автоматизированных технологий по существу всегда должно начинаться с разработки полного оргпроекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения, т. е. с оптимизации системы управления и схем работы с документами. Только на основе этой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на ИТ-основу несовершенной, противоречивой и запутанной схемы управления и работы с документами приведет к созданию такой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы. Итак, еще раз подчеркнем, что в основе любой автоматизации должно лежать совершенствование управленческих процессов и делопроизводства в целом.

Часто приходится сталкиваться и с непониманием того, что правильная постановка делопроизводства требует введения единых правил работы с документами во всех подразделениях, построения единой корпоративной системы делопроизводства, а не упорядочения отдельных участков работы. Только комплексная рационализация делопроизводства, обязательная и распространяющаяся на все подразделения без исключения, дает максимальный эффект.

При комплексной  автоматизации делопроизводства сегодня  решаются во многом те же задачи, которые  решались ранее при оргпроектировании. Фактически компьютеризованные программно-аппаратные комплексы - это только более производительный и эффективный инструмент. Вместе с тем внедрение компьютерных технологий требует значительно большей подготовки.

Все тонкости делопроизводства

Успех автоматизации делопроизводства во многом зависит от тщательности подготовки технического задания, в разработке которого основная роль должна принадлежать службе делопроизводства или работнику, ответственному за делопроизводство, т. е. будущим главным пользователям системы. К сожалению, службы делопроизводства пока редко бывают укомплектованы сотрудниками, имеющими высшее специальное образование по специальности 350800 ("Документоведение и документационное обеспечение управления"), и поэтому далеко не всегда могут грамотно сформулировать требования к системе. С другой стороны, фирмы-разработчики также редко имеют в своем составе специалистов-документоведов, умеющих быстро провести предварительное оргпроектное обследование и помочь сформулировать задачи для программистов. Между тем таких специалистов давно выпускают два вуза в Москве - Российский государственный гуманитарный университет и Государственный университет управления, а также более 40 вузов в других регионах страны.

Современные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: создание, оформление, регистрацию, визирование, движение документов внутри организации, контроль исполнения, информационно-справочную работу, прием-передачу документов - все, вплоть до создания полнотекстового электронного архива. Однако многие разработчики автоматизированных систем, позиционирующие себя в качестве поставщиков решений для комплексной автоматизации делопроизводства, на самом деле автоматизируют только отдельные делопроизводственные операции, чаще всего - регистрацию, контроль исполнения, а в последнее время и организацию движения документов.

При внедрении комплексной  системы на первом этапе совместно  со службой делопроизводства организации  должна проводиться большая подготовительная работа. Очень часто данному этапу создания документов не уделяется должного внимания. Для того, чтобы полностью задействовать возможности автоматизации, необходимо провести работу по выявлению типовых управленческих ситуаций, разработке шаблонов документов, закрепляющих эти управленческие ситуации (в делопроизводстве это называется "трафаретные тексты"), составить набор стандартных фраз и выражений, предусмотреть взаимодействие с законодательно-правовыми базами, выполнение информационных запросов по документам организации, взаимодействие с CRM-системами для внесения в документ сведений об адресате.