Методы организации контроля за исполнением документов в традиционном делопроизводстве на примере отдела культуры Витебского городского

- содействует развитию международного и отечественного туризма по историческим местам города Витебска;

- осуществляет подбор руководящих кадров в учреждениях и организациях, подведомственных отделу культуры, в том числе на конкурсной основе и многое другое.

Отдел культуры  возглавляет начальник, который назначается на должность и увольняется с должности распоряжением председателя Витебского горисполкома, его кандидатура согласовывается с управлением культуры Витебского облисполкома

В отделе культуры создан совет, который на своих заседаниях обсуждает ключевые вопросы работы учреждений культуры, искусства, а также рассматривает вопросы, которые входят в компетенцию отдела культуры. Решения совета приводятся в исполнение, как правило, приказом начальника отдела культуры. [2]

2.2.  Организация контроля за исполнением документов в отделе культуры. Применение автоматизированных систем контроля за

исполнением документов

Все работники отдела культуры обязаны выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленными на контроль. Организация контроля исполнения документов возлагается на специалиста 1 категории отдела культуры. В соответствии со своими должностными обязанностями контроль за исполнением документов осуществляет также секретарь.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя учреждения.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль делается отметка знаком «К» или штампом «КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ».

В отделе культуры используется система автоматизированного документооборота «ДЕЛО», рассчитанная на применение в традиционных службах делопроизводства.

Система обеспечивает выполнение следующих операций: регистрацию  документов, рассылку сообщений, ввод резолюций, работу с документами, исполнение, отправку, постановку на контроль, контроль исполнения, направление в дело, поиск, формирование отчетов и т.д.

В программе «ДЕЛО» введена система карточек для хранения регистрационных карточек. Кроме централизованных картотек (для регистрационных карточек всех документов предприятия) могут создаваться картотеки самостоятельных подразделений.

На каждый регистрируемый документ на компьютере заполняется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Сведения об одном и том же документе могут находится одновременно в различных картотеках.

В системе реализованы возможности организации потока работ, обеспечивающие перемещение поручений и документов по сети персональных компьютеров.

«ДЕЛО» позволяет формировать реестры отправки корреспонденции для экспедиций предприятия, осуществлять отправку документов с помощью электронной почты.

Все данные системы хранятся в базе данных на сервере. Для доступа к ресурсам «ДЕЛО» используется парольная защита. Права пользования в системе определяются администратором и регламентируют как права доступа к картотекам и документам, так и набор функций, доступных данному пользователю.

2.3. Анализ и проблемы организации контроля за исполнением

документов в отделе культуры

В процессе управления документами возникают различные проблемы. Среди общих проблем управления документированной информацией в отделе культуры можно выделить:

-        большое количество документов;

-        большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажными и электронными);

-        сложные схемы согласования документов;

-        отсутствие информации об исполнении в реальном времени.

На основе анализа организации контроля выявлено, что  выполнение принятых решений пока остается одной из слабых сторон учреждения – из 245 документов, поставленных на контроль и снятых с контроля,  26 не исполнены, 149 – исполнено позже контрольного срока.

Требуется особая система мероприятий, чтобы повысить результативность их основного инструмента воздействия на управляемые системы. Одним из направлений повышения эффективности выполнения решений может быть повышение мотивации исполнителей принятого решений.

Важной задачей учреждения становится совершенствование системы информационных потоков, изменение алгоритмов прохождения документов, автоматизация передачи информации.

Применение автоматизированной системы за исполнением документов в организации вышеперечисленных проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.

Принципиальным решением данных проблем является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах во всем учреждении. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.

Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота. Наиболее продвинутые из них позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами.

Для совершенствования контроля за исполнением документов данные о ходе и результатах контроля необходимо периодически анализировать. Для наиболее наглядного результата работы исполнителей, сведения о состоянии исполнительской дисциплины необходимо обобщать ежемесячно. Предпочтительно в месячных сводках указывать:

- общее количество документов, находящихся в работе у исполнителей;

- количество выполненных документов с опережением установленных сроков;

- количество невыполненных документов или выполненных позже установленных сроков;

- задержки исполнения в рабочих днях;

- причины задержек исполнения документов.

Характерными причинами неисполнения документов являются:

- перегрузка исполнителей;

- недисциплинированность сотрудников;

- недостаточные сроки для качественного исполнения;

- нерациональная система документооборота;

- недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Из приведенных данных можно сделать вывод, что в отделе культуры, к сожалению, основным критерием эффективности является сам факт исполнения документа, пусть даже и позже контрольного срока.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе раскрыты основные вопросы, связанные с организацией контроля за исполнением документов, системное представление о сущности, структуре функциях контроля. Показаны формы, принципы и цели контроля за исполнением  документов.

Проведен анализ организации контроля за исполнением документов в отделе культуры. Исследования показывают, что многие полученные «сверху» постановления и другие директивные документы на местах считают недостаточно обоснованными, не обеспеченными ресурсами или несвоевременными. Отсюда соответствующее отношение к ним и низкая степень выполнения. Очевидно, что недостаточная мотивация деятельности работников государственной службы – одна из причин низкой эффективности функционирования управленческого аппарата в целом.

В процессе подготовки курсовой работы автор использовал материалы из новейших учебных пособий, глубоко проанализировал наиболее популярные нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документами.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 № 4.

2. Положение об отделе культуры Витебского городского исполнительного комитета, утвержденное решением Витебского городского исполнительного комитета 13.05.2004 № 413.

3. Адамушко В.И., Давыдова Э.Н., Камполе Н.А., Рыбаков А.Е. Рекомендации по совершенствованию и сокращению документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь: Методическое пособие. – Мн.: БелНИИДАД, 2004 – 32с.

4. Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документоведение: Учебник. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 304 с.

5. Бонцевич Н.В., Врублевский Б.И., Котова Л.С. Делопроизводство и деловые отношения: Учебное пособие. – Гомель: ЧУП «ЦНТУ «Развитие», 2008. – 184 с.

6. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Мн.: ТетраСистемс, 2004. – 000 с.

7. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. – Изд. 2-е, перераб. и доп. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: издательский центр «МарТ», 2005 – 304 с.

8. Паневчик В.В., Акулич В.В., Некраха С.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: Учебное пособие. – Мн.: БГЭУ, 2008. – 318 с.

9. Пешкова Г.Д. Секретарское дело: Учебное пособие. – Изд. 2-е, испр. – Мн.: Высшая школа, 2010 – 318 с.

10.            Секретарское дело: Журнал. – Мн.: Профмедиа, № 3, 2011.

11.            Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) документация: Учебное пособие. – Мн.: БГЭУ, 2002. – 253 с.

12.            Чернышева С.А., Березовский Н.И. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – Мн.: БИР-С Плюс, 2009. – 000 с.

28