Методы организации контроля за исполнением документов в традиционном делопроизводстве на примере отдела культуры Витебского городского

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

ИНСТИТУТ ПАРЛАМЕНТАРИЗМА И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

Кафедра экономики и управления

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«ТЕХНОЛОГИЯ, ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ И ОРГПРОЕКТИРОВАНИЕ В СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ»

ТЕМА: Методы организации контроля за исполнением документов в традиционном делопроизводстве

на примере отдела культуры

Витебского городского исполнительного комитета

Дата поступления и регистрации на кафедре: _____________

2011

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………….3

Глава 1. Теоретические аспекты организации контроля

     за исполнением документов………...…………..……………….6

1.1. Формы, принципы и цели контроля за исполнением

        документов…........................................................................………….6

1.2. Регламентация и сроки контроля за исполнением

        документов …………………………………………………………...10

1.3. Снятие документа с контроля. Направление исполненного

       документа в дело……………..…………………………………..……17

Глава 2. Анализ существующей в учреждении системы контроля

        за исполнением документов……………………………………...….25

2.1. Основные положения, задачи и функции отдела культуры    

       Витебского городского исполнительного комитета ...……………..26

2.2.  Организация контроля за исполнением документов в отделе

         культуры. Применение автоматизированных систем контроля

         за исполнением документов………………………………………30

2.3. Анализ и проблемы организации контроля за исполнением

       документов в отделе культуры Витебского городского

       исполнительного комитета …………………………………………..30

Заключение………………………………………………………………....34

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность выбранной темы курсовой работы обусловлена тем фактом, что в настоящее время для большинства организаций, учреждений, предприятий характерно недостаточно эффективная организация ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство может существенно увеличить эффективность деятельности учреждения.

Контроль за исполнением документов – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений филиалов, конкретных сотрудников.

Объектом исследования выступает отдел культуры Витебского городского исполнительного комитета (далее – отдел культуры Витебского горисполкома). Предмет исследования – организация контроля за исполнением документов в учреждении.

Целью исследования является проведением анализа организации контроля за исполнением документов в учреждении. Из поставленной цели вытекают следующее задачи:

- изучить виды и формы контроля за исполнением документов;

- выделить типовые сроки за исполнением документов;

- изучить процедуру снятия документа с контроля и направления его в дело;

- определить основные положения, задачи и функции учреждения;

- проанализировать существующую в учреждении систему контроля за исполнением документов;

- проанализировать и определить проблемные стороны организации контроля за исполнением документов в учреждении.

В своем исследовании автор  опирается на научные труды Давыдовой Э.Н., Рыбакова А.Е., Хвалей М.К., руководствуется Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной Министерством юстиции Республики Беларусь 19 января 2009 г. № 4, методическим пособием «Рекомендации по совершенствованию и сокращению документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь», положением об отделе культуры Витебского горисполкома, утвержденным решением Витебского горисполкома 13.05.2004 № 413.

ГЛАВА 1

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Формы, принципы и цели контроля за исполнением  документов

Организация контроля за исполнением документов является важнейшей функцией любого учреждения, во многом определяет четкое, оперативное выполнение его основных задач и совершенствование деятельности аппарата.

Работа по контролю за исполнением документов должна организовываться, исходя из следующих требований:

- оперативность и своевременность исполнения документов;

- полнота охвата контролем всех исполняемых документов;

- систематичность контроля;

- необходимость обобщения и анализа итогов контрольной работы. [6, с. 96]

В соответствии с п. 148.1 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь система контроля исполнения включает:

- учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнений;

- контроль за сроками исполнения;

- проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

- учет и отчетность о результатах исполнения;

- оценку состояния исполнительской дисциплины. [1, п. 148]

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства. [10, с. 24]

Система учета документов, исполнение которых контролируется, и непосредственно контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в регистрационно-контрольных формах организации (журналах, картотеках). В  зависимости от содержания вопросов, охватываемых в процессе контроля за исполнением, могут быть выделены следующие формы контроля:

- контроль исполнения документов по существу содержащихся в них вопросов (заданий и поручений). Он предполагает оценку документа в целом, то есть оценку того, насколько правильно и полно решены задачи, поставленные в документе;

- контроль за сроками исполнения документов предполагает оценку соблюдения срока, установленного для исполнения документа. Контроль за соблюдением сроков исполнения  документов включает в себя несколько последовательных этапов: постановку документов на контроль, проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

- контроль за соблюдением установленных требований к составлению и оформлению документов.  Его суть сводится к проверке правильности оформления документа, использования установленного бланка, необходимого состава реквизитов и их расположения и оформления. [10, с. 25]

В зависимости от применяемой технологии контроля могут быть выделены ручная и автоматизированная формы контроля. При ручной форме ведение контроля за исполнением документов осуществляется с использованием традиционной бумажной регистрационно-контрольной картотеки. Автоматизированная форма контроля подразумевает использование компьютерной техники и специализированного программного обеспечения. Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации. [10, с. 25]

Трудоемкость контрольных процессов, неравнозначная ценность создаваемых и получаемых организацией документов на практике приводят к тому, что из всего документального комплекса организации выделяются документы, исполнение которых  подлежит обязательному контролю, и документы, контроль за исполнением которых необязателен. В результате такой «классификации» в организации разрабатывается (и утверждается в виде самостоятельного документа либо в качестве приложения к инструкции по делопроизводству организации) перечень документов, процесс исполнения которых подлежит обязательному контролю. По усмотрению организации сведения, включаемые в состав такого перечня, могут включаться в Табель форм документов организации. Следует обратить внимание, что состав документов, исполнение которых подлежит обязательному контролю, разрабатывается службой ДОУ организации.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование ходи исполнения документов, в том числе напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении (окончании) сроков исполнения документов;

- информирование руководства о состоянии и ходе исполнения документов;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, внесение данных об исполнении документов в регистрационно-контрольные формы;

- снятие документов с контроля;

- анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам. [10, с. 26]

Контроль исполнения документов в организации (как разновидность общего контроля) должен базироваться на общих организационных принципах, применяемых при организации системы управления, а также учитывающих особенности и закономерности развития самой организации. Среди общих принципов, применяемых при организации системы контроля исполнения документов, можно отметить следующие:

- повсеместность контроля. Применение данного принципа подразумевает построение такой системы, которой охвачены все документы и поручения, требующие контроля за исполнением и относящиеся к различным направлениям деятельности организации;

- всесторонность контроля. Предполагает осуществление контроля исполнения документов с учетом всей полноты их требований;

- реальность контроля. При применении данного принципа осуществляется действительный, а не мнимый контроль за исполнением документов, который основывается на фактах, а не на домыслах или предположениях;

- объективность контроля. Подразумевает беспристрастную оценку результатов исполнения документов, исключение трактования этих результатов в чью-то пользу;

- результативность контроля. Применение данного принципа заключается в необходимости конкретных результатов от действия в результате контроля исполнения документов, который выражается в определенных количественных и качественных показателях;

- гласность контроля. Подразумевает необходимость информирования руководства и работников организации об уровне организации системы контроля за исполнением документов, существующих недостатках, принятых мерах по устранению этих недостатков.

При организации контроля системы контроля исполнения документов следует также учитывать необходимость соблюдения следующих организационных правил:

- системность контроля – означает необходимость применения различных форм и видов контроля за исполнением документов;

- личная ответственность – ответственность за состояние контроля в данной организации лежит на руководителе организации;

- централизация контроля исполнения – контроль за сроками исполнения документов в организации возлагается на специальное подразделение;

- единство ответственности за организацию и контроль исполнения – ответственность за контроль исполнения документа возлагается на того работника, на которого возложены обязанности по его исполнению и который осуществляет руководство его подготовкой до принятия окончательного решения руководством организации;

- единство контроля подготовки документов и контроля их фактического исполнения – ответственность за фактическое исполнение документа возлагается на то структурное подразделение (конкретного работника), которое подготовило данный документ;

- соответствие содержания документа необходимым условиям его исполнения – исполненным считается документ, содержащий ответы на все поставленные задачи, оформленный в соответствии с требованиями действующего законодательства. [10, с. 26]

Таким образом, контроль за исполнением документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение документа.