Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по ГОСТу 16487—83

     Реферат: Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по ГОСТу 16487—83 .

     Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт устанавливает  основные термины и определения  понятий, применяемые в области  делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в  документации всех видов, учебной и  справочной литературе.

     Делопроизводство  – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

     Документ  – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком  способом для ее передачи во времени  и пространстве.

     С давних времен дошли до нас различные  виды документов, с помощью которых  мы имеем возможность узнать историю  своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений  между людьми.

     Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более  того, считают, что именно потребность  в создании различных документов (соглашений, договоров и т. п.) и  повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в Vв. до нашей эры  древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных  на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых  восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось  абсолютная точность формулировок и  безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

     С развитием  письменности документы стали способом общения и передачи информации.

     До  конца ХVв. государственных учреждений еще не существовало, их функции  выполняли отдельные должностные  лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без  штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

     Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Хв. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911и 945гг.

     Документы хранились в центральных храмах, в крупных городах существовали хранилища документов, а местом создания документов стали храмы, посвященные  покровителям цеховых ремесел-рыбаков, торговцев различным товаром. В  этих храмах велись судебные дела и  книги записи торговых операций, а  хранение документов в храмах придавало  юридическую силу. Большой юридической  силой обладали церкви.

     С увеличением  числа создаваемых документов, накопились и традиции в сфере документирования, что привело к созданию штата  профессиональных специалистов в области  создания и обработки документов. Этот штат состоял из псаломщиков  и дьяков. Также стали формироваться  устойчивые образцы обращений и  завершений в документах, формуляры, т. е. типовые устойчивые формы отдельных  документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». Документы скрепляли  буллами — свинцовые печати.

     Со  временем менялась и графика письменности, первоначально документы составлялись уставной манерой письма, выписыванием букв с прямыми очертаниями. Позже  использовался полуустав, который  позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных  слов. Документ составлялся сплошным текстом, без разделения на отдельные слова, а знаком препинания стала использоваться точка в конце предложения.

     Сформировавшиеся  практикой традиции постепенно становились  нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

     Система государственного делопроизводства начала формироваться с середины ХVв. Управление государством сложилось из удельного  княжества, хотя это нельзя было назвать  государством, это было хозяйство  князя. Некоторые поручения выполняли  бояре, приближенные к князю. Вся  деятельность по вопросам государственного управления объединялась высшим правительственным  учреждением — Боярской Думой. Удалось  создать сильную централизованную систему управления. Боярская Дума и приказы выполняли все важнейшие  функции административного управления, поэтому этот период называют приказным.

     Однако  в этот период не было отлаженной системы  управления. Для ведения, дела передавались определенным лицам, или в управлении участвовало несколько ведомств, что приводило к неразберихе.

     Организацией  и ведением делопроизводства занимались дьяки и подьячие, распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям.

     В приказной  избе хранилась государственная  городская печать, денежные суммы  и велось делопроизводство. Приказная  изба делилась на столы, она представляла собой и канцелярию, и архив. Документы  размещались на столах или на скамьях, особо ценные помещали в сундуках-ларях, там же и велась текущая работа и прием посетителей.

     В делопроизводстве приказов использовалась очень интересная форма документа – столбец (столп, столпик), т. е. свиток из подклеенных  друг к другу узких листов бумаги, вместе с этим зарождалась и начала применяться тетрадная форма. По мере необходимости тетради собирались вместе, переплетались и составлялись книги. В книгах велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

     Важным  признаком официального документа  являлся его формуляр. Это определялось наличием устойчивых информационных элементов  документа (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.

     В документах этого периода, большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение  автора и др., содержание документа  составлял сплошной текст. В заключительной части документа обозначалась дата ее составления и место, где она  была написана.

     В приказной  период постепенно создается система  делопроизводства центральных и  местных учреждений, складывается штат, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство  не принимало во внимание общие административные правила, поэтому не могло ввести систематического порядка в организацию  учреждений и их делопроизводство.

     Отсутствие  в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков, для  производства дел, правительство вынуждено  было искать новые формы государственного устройства. Появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, точно определяющие состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

     Сенат стал первым законосовещательным органом  и органом надзора за правительственными учреждениями. В то время всего  было создано 12 коллегий. Каждая коллегия руководилась своим регламентом. После  чего законодательной основой реформы  стал « Генеральный регламент», который ввел систему делопроизводства, которая получило название « коллежское» делопроизводство.

     С созданием  Генерального регламента делопроизводство узаконивается. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным  подразделением-канцелярией. Были разработаны  вопросы о правильном ведении  регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное  ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны  вопросы документирования и движения дел (документооборота).

     В коллежском делопроизводстве возникало большое  число новых документов, появились  и новые названия документов, такие  как векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкции и другие.

     В это  время происходят большие изменения  в форме документов. Самостоятельными элементами формуляра становятся дата документа и наименование документа. Появляются ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка  о контроле, отметка о направлении  в дело и другие.

     С увеличением  документооборота значительно поднялся объем письменной работы у канцелярских чиновников, что привело к медлительности делопроизводства и волоките.

     Большое значение для организации делопроизводства имеет установленная «Учреждением для управления губерний» «иерархия  властей и мест», определившая порядок  отношений между собой высших центральных и местных учреждений. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений присутствует в некоторой степени и в современном делопроизводстве.

     Начало  ХIХ века встретило новые реформы  государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом  верхний уровень управления –  высшие и центральные учреждения и завершило формирование системы  центральных и местных учреждений.

     Новая система управления – министерская, была основана на создании министерств  с управляющими министрами, что было необходимо для более низкой и  оперативной системы управления.

     В 1802 году были созданы первые министерства. Комитет министров стало высшим административным учреждением.

     Позже, в 1910 году, был создан Государственный  Совет – высшее законосовещательное  учреждение. Вместе с этим была проведена  реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняющая  функцию надзора за правительственным  аппаратом. «Общие учреждением министерств» принималось единообразие в систему  делопроизводства министерств, а именно: создание документов, архивное хранение, формы документов, по которым совершается  делопроизводство, движением документов и дел.

     Существенные  изменения в системе управления потерпели и формы документов. Появляются бланки учреждений с угловым  расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка включались наименование учреждения, наименование структурных  подразделений, отражающие место подразделений  – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Также  включаются в состав реквизитов бланка дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа. Появляется ссылка на поступивший документ.

     Несмотря  на глобальные изменения в системе  управления, жизнь требовала более  гибких форм делопроизводства и его  ускорения. Система министерского  делопроизводства оставалась громоздкой и неповоротливой, несмотря на использование  пишущих машинок. Появление телеграфа  и телефона воплотила в жизнь  новый вид переписки как телеграммы и телефонограммы. Это был поистине революционный переворот в документировании деятельности учреждений.

     Октябрьская революция 1917 года привела к слому  старого государственного аппарата, что кардинально изменило строй: высшим органом государственной  власти стал Всероссийский Съезд  Советов. Для управления страной  образовано первое советское правительство  – Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы  первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).

     Отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества было закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР. Для работы в  советских учреждениях были привлечены солдаты, рабочие, не имеющие специального образования, что привело к понижению  уровня документационного обеспечения  управления. В 1917 году СНК издает декрет « О порядке утверждения и  опубликовании законов». В 1918 году было принято постановление СНК для  оформления административных документов, «О форме бланков государственных  учреждений». В этом постановлении  перечислялись обязательные реквизиты  бланка документов, что привело к  упрощению и рационализации делопроизводства.

     В 1926 году был создан Государственный  институт техники управления (ИТУ) в  котором велись перспективные разработки проблем делопроизводства. Проект «Общих правил документации и документооборота»  был подготовлен ИТУ и издан 1931 году. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых единых для всех учреждений. В этих правилах определялись функции работников, их обязанности и содержание работ.

     Несмотря  на разнообразия видов и форм документов, которые вращались в советских  учреждениях оставались неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. Поэтому остро встала проблема их унификации и стандартизации. Кабинетом  стандартизации были разработаны стандарты  служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Также  стандартизировались материалы (бумага, чернила, ленты для пишущих машин  и т. п.), средства и предметы конторского  труда.

     В 1921 году была создана Государственная  общеплановая комиссия (Госплан), которая  занималась разработкой общехозяйственного плана с учетом текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы постепенно становились  более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.

     Конституция 1936 года существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет  СССР стал высшим и единственным законодательным  органом. Установилась система полномочий в издании видов документов для  каждой иерархической структуры. Новые  введения упростили и упорядочили  процессы документирования в высших органах власти.