Контрольная работа по "Кадровому делопроизводству"

     Распорядительная  часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «Приказываю», которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора. После слова «Приказываю» ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

     Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные), могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

     Страницы  приказа и приложений нумеруются как единый документ. 
 

Вопрос  № 2. Автоматизация  работы кадровой службы. 

     Главная задача управления персоналом состоит  в определении количественного  и качественного состава работников, необходимых для выполнения поставленных целей в установленные сроки. Эту задачу ежедневно решает руководство  предприятия, а служба управления персоналом или отдел кадров, сотрудников которых с советских времен называют кадровиками, должны готовить рекомендации и представлять необходимую информацию для принятия своевременных и компетентных решений. Важная роль в оптимизации управления сотрудниками предприятия принадлежит автоматизированным системам управления персоналом, получившим на Западе название HR-систем (Human Resource Systems). 

Категории систем для управления персоналом

     С появлением первых средств автоматизации  были разработаны и первые программы учета и управления персоналом. Они были реализованы на различных аппаратных платформах, начиная от больших ЭВМ и заканчивая ПК. Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы в первую очередь руководства и персонала кадровых служб предприятий и играют большую роль в повышении производительности их труда. Существующие в настоящее время на рынке автоматизированные системы управления персоналом по их функциональной направленности можно разделить на следующие основные группы:

     - многофункциональные экспертные  системы, позволяющие проводить  профориентацию, отбор, аттестацию  сотрудников предприятия;

     - экспертные системы для анализа  персонала, выявления тенденций  развития отделов и предприятия  в целом;

     - программы расчета зарплаты;

     - комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату.

     С помощью экспертных систем сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества кандидата на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов предприятия. С формальной точки зрения такие программы позволяют достаточно эффективно отбирать перспективных специалистов. Эти системы не позволяют автоматизировать повседневные рутинные операции персонала кадровых служб.

     Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. В первую очередь  такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел на предприятии. Поэтому немаловажным фактором условий использования HR-систем является также возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета и управления предприятием. 

Что дает автоматизация  управления персоналом

     Сейчас  важность качественной работы с персоналом возрастает как никогда. Так, например, прием на работу некомпетентного  сотрудника или необоснованный перевод  служащего с одной должности на другую может привести к прямым финансовым потерям, не говоря о косвенном ущербе (ухудшении психологического климата), который проявляется не сразу и почти не поддается учету.

     Неоспоримым фактом является то, что процесс  управления персоналом требует серьезной информационной поддержки. Дело осложняется тем, что все, связанное с отношениями между людьми, слабо поддается формализации. Если рассматривать проблему масштабно, то персонала, хотя для отечественных предприятий именно с этого начинается внедрение компьютерных систем управления человеческими ресурсами.

     Используя программное обеспечение для  управления персоналом, менеджеры по кадрам сокращают до минимума рутинные операции и значительно повышают долю интеллектуального труда в  своей работе. Они переходят на новые технологии и методы работы, абсолютно невозможные при «бумажном» делопроизводстве. С помощью аналитических отчетов они могут вырабатывать рекомендации по перемещению, подготовке и переподготовке персонала, по кадровому резерву, по приему на работу кандидатов и т. д.

     Руководство предприятия может не только оперативно получать от службы управления персоналом необходимую информацию, но также  иметь возможность непосредственного  доступа к базе данных со своими сотрудниками. Это позволяет конфиденциально готовить и проводить некоторые кадровые решения, получать оперативный доступ к личным делам сотрудников и другой информации. Кроме того, оперативное получение аналитической отчетности по персоналу облегчает принятие правильных управленческих решений.

     Принято считать, что эффект от внедрения  систем управления персоналом наблюдается  при численности персонала предприятия  более 100 человек, а при численности до 100 эффективность учетных задач имеет место лишь при большой текучести кадров. Ощутимый эффект наблюдается при автоматизации управления персоналом, численность которого превышает более 1000 человек. Внедрение автоматизированных систем управления персоналом позволит предприятию получить организационные, экономические и социальные эффекты.

     Организационные эффекты позволяют:

     - сократить время принятия решений  на всех уровнях управления  предприятием;

     - повысить качество кадровых решений;

     - оперативно готовить различные  отчетные документы.

     Экономические эффекты позволяют:

     - снизить затраты на управление персоналом;

     - повысить производительность труда  персонала;

     - оптимально использовать профессиональные  качества конкретного сотрудника  предприятия.

     Социальный  эффект состоит в:

     - персональном учете пенсионных  накоплений сотрудников предприятия;

     - ведении полной индивидуальной  трудовой истории персонала предприятия;

     - подготовке руководящего резерва  и продвижении по службе наиболее  перспективных сотрудников предприятия.

     В целом, автоматизация процессов  управления персоналом приводит к увеличению общей культуры работы с сотрудниками предприятия и увеличению достоверности данных и оперативности их обработки. 

Необходимые функции HR-систем

     HR-программы должны обеспечивать ведение баз данных, в которых хранится информация о сотрудниках и их свойствах, в том числе приказах и карьере, организациях и их свойствах, а также различная часто используемая информация справочного характера. При этом важно, чтобы в одной базе данных можно было вести учет по нескольким филиалам корпорации и иметь консолидированный учет.

     Эта важнейшая часть кадрового делопроизводства должна обеспечиваться HR-системой, причем она должна быть легко настраиваемая под любую организационную структуру, так как именно с ней связаны кадры предприятия. Необходимо обеспечивать не только возможность формирования дерева штатного расписания любой сложности, но и отображать занимаемые сотрудниками позиции. Со штатным расписанием связаны различные виды отчетности: вакансии, текучесть кадров, штатно-должностная книга, алфавитная книга и др.

     Так как в базе данных хранятся огромные массивы сведений о сотрудниках и их свойствах, приказах, должностях, организациях, то в HR-системе должны поддерживаться хорошие поисковые механизмы. Для быстрого получения аналитических данных должны быть предусмотрены средства, позволяющие получать данные по контексту «на лету».

     В деятельности кадровой службы используется множество документов: документы  по сотрудникам (приказы, контракты, должностные  инструкции, справки, выписки) и отчеты (установленных форм и произвольные списки). Эти документы необходимо получать как в электронном виде, так и печать на принтере, чтобы хранить бумажные копии. Поэтому генерирование и печать документов и отчетов является важной функцией кадровой программы.

     Инструменты и средства для настройки модулей HR-программы необходимы для обслуживания как создаваемых баз данных, их резервного копирования и восстановления, так и для предварительных настроек параметров.

     Хотя  табельный учет является необходимым  компонентом (функциональностью) систем расчета заработной платы, так как  обеспечивает учет отработанного времени, тем не менее, все большее число разработчиков включает этот модуль в свои HR-системы. Это обусловлено тем, что табельный учет становится функцией некоторых отделов кадров. 

Российские  HR-системы

     В настоящее время российские разработчики HR-систем по общему количеству созданных решений, наверное, занимают первое место во всем мире. Среди них как модули комплексных систем, так и автономные программы:

     - пакет «БОСС-Кадровик» компании  АйТи (www.it.ru);

     - программный комплекс «АиТДУправление  персоналом» от компании Софт  АиТ (www.aitsoft.ru);

     - система «Фараон» от Центра Кадровых Технологий (www.hrsott.ru);

     - программа «Orakl-Кадры» от Инфо-Центра (www.-infocentre.spb.ru);

     - программа «Парус-Кадры» от компании Парус (www.parus.ru);

     - кадровый модуль системы «Аккорд»  от компании Атлант-Информ (www, atla nt- і nform. ru);

     - автоматизированное рабочее место  «Управление персоналом» системы  Флагман от компании Инфософт (www.flagman.com.ru);

     - модуль «Управление персоналом»  системы управления предприятием  компании Галактика (www.galaktika.ru);

     - модуль «Управление персоналом»  системы электронного документооборота N.System от ComputerLand/St.Petersburg;

     - АСУ «Кадры», разработанная в  ВНИПИ АСУ Газпрома и аппарате  управления НПО «Союзавтоматика»;

     - программа «ИНЭК-Персонал» от  компании ИНЭК (www.inec.ru);

     - программа «1С: Зарплата и Кадры» компании 1С (www.lc.ru);

     - программа «TRIM-Персонал» компании АСК;