Дата  и регистрационный номер документа (реквизит 09 и 10)

     В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и  индекса документа. Это важнейшие  поисковые признаки документа. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди других аналогичных. Образно говоря, дата и индекс - "имя  и отчество" документа.

     Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

     Основной  датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

     Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

     Дата  должна проставляться лицом, подписывающим  или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько  организаций (две или более), то датой  документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

     Датируются  также все стадии оформления и  обработки документа. По этим датам  можно установить, где произошла  задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, отметка для автоматического поиска и контроля информации.

     В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков - шесть  цифр (по две на число, месяц, год) и  две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно  ставится 0. Например, 03.04.98. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Но можно писать год и полностью. Тогда дата выглядит так: 03.04.1998. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 1998 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.

     Дата  оформляется без кавычек. Международным стандартом предусмотрена обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 1998.03.08. При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

     Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов - обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности - в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров. Обязательным элементом реквизита "Регистрационный номер документа" является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы К (кадры) или Л\С (личный состав). Например: Приказ №8к или приказ № 21 л/с.

     Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего  дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения  или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02-15/ 89, где 02 - индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 - номер дела по номенклатуре, 89 - порядковый номер отправляемого документа.

     При регистрации обращений граждан  порядковый регистрационный номер  дополняется первой буквой фамилии. Например: В-17, Д-124.

     На  документах, авторами которых выступают  несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения).Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11). Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит появился в ГОСТе лишь в 1972 году. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой "На Ваше письмо от 12 апреля 1969 г. за № 0514.83 сообщаем...". Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ.Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе доложить руководителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информация: как и что, писали, и полностью ли учтена просьба или предложение. Место составления или издания (реквизит 12). В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 он указывается только в тех случаях "если затруднено его определение по реквизитам "наименование организации" и "справочные данные об организации". Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. АО Пермские авиамоторы не указывает в г. Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать - Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Казань, пос. Ягодное и т.д. Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13).

2 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЙ  ДОКУМЕНТ

ТЕЛЕФОНОГРАММА. ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА. СОСТАВ

 
 

     Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

     Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование учреждений адресанта и адресата; реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.

     Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

     Телефонограмма  должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”

     Телефонограммы  пишутся подобно телеграммам  кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов ( Приложение «А»).

     Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.

     Телефонограмма  составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.

3 КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ  ДОКУМЕНТА

 

      Контролю  подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

      Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций – с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

      Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – распоряжением руководителя, который их установил.

      Документ  считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.

      Службой контроля осуществляются следующие  операции: формирование картотеки контролируемых документов, направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель, выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя, напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения, получение информации о ходе и результатах исполнения, запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа, регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения, сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов, снятие документов с контроля по указанию руководителей, формирование картотеки исполненных документов.

      Карточки  контролируемых документов (контрольная  картотека) систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

      Проверка  хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

      Заданий последующих лет – не реже одного раза в год

      Заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц

      Заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

      Если  документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

      Служба  документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

      Формирование  дел – группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

      При формировании дел необходимо соблюдать  следующие общие правила:

      Помещать  в дело только исполненные, правильно  оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре

      Помещать  вместе все документы, относящиеся  к разрешению данного вопроса

      Посещать  приложения вместе с основными документами

      Группировать  в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел

      Раздельно группировать в дела документы постоянного  и временного сроков хранения

      Помещать  в дело машинограммы на общих основаниях.

      В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 
 

1. Вигера, А. М. Секретарское  дело. Серия «Среднее профессиональное образования». Ростов н/Д: Феникс,2004-384 с.
2. Макарова, Н. В.  Компьютерной делопроизводство: учебный курс – СПб: Питер,2002- 416 с.
3. Румынина , Л. А.  Делопроизводство: Учебник для студ. Учреждений сред. Проф. Образования, обучающихся по юридическим специальностям. – М.: Мастерство; Высшая школа ,2001-208 с.
4. Кузнецов, И.Н. Секретарь – референт: Учебно-практическое пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация  « Дашко и К»,2004-560 с.
5. Кирсанова, М.В Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007 -312 с.