СОДЕРЖАНИЕ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ОПРЕДЕЛНИЕ ВИДЫ И

СПОСОБЫ ОФОРМЛЕНИЯ

 
 

     Бланк документа - это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

     Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа. Но, бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом. В организации обычно применяются два вида бланков - для письма и общий бланк для всех других видов документов. Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов. Максимальный набор реквизитов представлен в таблице 1.1

     Таблица 1.1

     Бланк письма

 

 

Рис. 1.1 Герб (реквизиты 01и 02). 

     Герб  изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 03.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их систему, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

     Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учёту.

     В новом ГОСТе Р 6.30-2003 введён раздел Требования к изготовлению, учёту, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. В нём указывается, что гербовые бланки подлежат особому учёту:

     "На  гербовых бланках типографским  способом или нумератором проставляют  порядковые номера, а при необходимости  и серии этих номеров. Учёт  гербовых бланков ведётся раздельно  по видам бланков в регистрационно-учётной  форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

     при поступлении бланков:

     - наименование вида гербового  бланка;

     - дата поступления;

     - номер сопроводительного документа;

     - наименование организации - поставщика  гербовых бланков;

     - количество экземпляров;

     - серия и номера гербовых бланков;

     при выдаче бланков:

     - наименование вида гербового  бланка;

     - количество экземпляров;

     - серия и номера гербовых бланков;

     - наименование структурного подразделения  организации, фамилия и инициалы  должностного лица - получателя гербовых бланков;

     - расписка в получении;

     - примечание (отметка об уничтожении  и т.д.).

     Гербовые  бланки хранят в надежно запираемых и опечатанных шкафах. Уничтожение  гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно - регистрационной  форме" (ГОСТ Р 6.30-2003 п. 5.4, 5.5, 5.6).

     Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, помните, что Правительством Российской Федерации издано Постановление "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей  и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", в котором установлено, что "изготовление ... бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические... предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне".

Рис. 1.2  Эмблема (реквизит 03) 

     В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с Уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

     Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный  герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

     Эмблема облегчает поиск документа, позволяет  сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стране эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка, на уровне названия организации. За рубежом эмблема в большинстве случаев располагается на левом или на правом поле бланка, на уровне наименования фирмы.

     Наименование  автора документа (реквизит 06). В бланке мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях - наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

     Вышестоящая инстанция указывается лишь в  бланках тех предприятий или  организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

     Например:

 

     Наименование  организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать требованиям, установленным законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).

     Например:

     Сокращённое наименование приводится только в том  случае, если оно закреплено в учредительном  документе. Помещается сокращенное  наименование организации ниже полного.

     Если  в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

     Субъекты  Российской Федерации, имеющие в  качестве государственного наряду с  русским национальный язык, печатают название своей организации (а также  адрес или место составления  документа в общем бланке) на двух языках - национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

     Название  структурной части чаще всего  указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты  бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

     Справочные  данные об организации-авторе (реквизит 07)

     Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в бланке для письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизита входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW-страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.

     Почтовый  и телеграфный адрес указывается  в соответствии с требованиями, изложенными  в Почтовых правилах Министерства связи. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей  последовательности: сначала номер  дома, наименование улицы (площади), затем название города, штата или округа, почтовый индекс и в конце название страны. С 1 января 1998 года наша страна также переходит на международную систему написания адреса.

     В настоящее время быстро растет количество организаций, имеющих постоянных иностранных корреспондентов. Для переписки с ними разрабатываются специальные бланки, в которых наименование организации и адрес воспроизводятся дважды на русском и иностранном (чаще всего английском) языках.

     Имеют свои особенности и бланки совместных международных объединений, предприятий, фирм. В них указываются страны и адреса сторон, входящих в объединение. Реквизиты таких бланков также изготавливаются на двух языках.

     Реквизиты бланка могут располагаться двумя  способами: вдоль верхнего поля документа (продольный бланк) или в левом верхнем углу (угловой бланк) ( рис. 1.3). 

     

     

Рис. 1.3 Расположение реквизитов 

     В общем бланке на месте справочных данных указывается вид документа.