Контрольная работа по "Документированию управленческой деятельности"

 Пример расторжения трудового договора – в приложении № 1.

№ 4 Экспертиза ценности документов в делопроизводстве. Оформление дел. Составление описей.

4.1 Экспертиза ценности документов

В процессе деятельности организаций, фирм, предприятий создаются различные  документы, содержащие ту или иную информацию. Ценность ее может быть разной. Значительная часть документов содержит информацию одноразового характера, после прочтения которой к документам больше не возвращаются.

В других документах содержатся сведения, которые могут пригодиться  в течение нескольких лет. Есть и  еще одна определенная группа документов – содержащиеся в ней сведения имеют научную и практическуюценность. Документы последнего типа должны храниться постоянно, так как могут понадобиться в любой момент. 

Все документы хранить  с экономической точки зрения нецелесообразно, поскольку для них потребуется большое помещение. Да и быстро найти нужный документ в огромном количестве пачек бумаги будет непросто. Поэтому время от времени проводится экспертиза ценности документов – процедура, направленная на определение экономического, политического, социально-культурного и иного их значения с целью отбора некоторых из них на государственное хранение.

Как самостоятельный вид  архивной работы экспертиза ценности документов в России была узаконена более 150 лет назад из-за переполнения исторических ведомственных архивов. Единых критериев оценки документов тогда не было, подобная система была создана только во второй половине ХХ века.

Поскольку старые структуры  государства периодические разрушаются, равно как и время от времени появляются новые организации и формы собственности, то и различные положения в экспертизе ценности документов периодически пересматриваются. В условиях резко увеличивающегося количества документов невозможно сохранить в нужном объеме все необходимые. Равно как и необоснованное уничтожение всего одного листика может нанести серьезный ущерб истории региона или государства. Потому-то и растет значение профессиональных принципов проведения экспертизы ценности документов, которые могут и должны обеспечить объективный отбор документального наследования.

Также необходимо непрерывное  сотрудничество различных организаций, фирм и предприятий, обязанных контролировать отбор документов еще на стадии делопроизводства. 

Данной экспертизе подлежат все документы на любого вида носителях, находящиеся в муниципальной или федеральной собственности. Те документы, которые не были признаны ценными, уничтожаются в установленном порядке по истечению их срока годности. До окончания процедуры установления ценности документов их уничтожение запрещается. 

4.2 Оформление дела

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел проводится работниками  службы документационного обеспечения  управления (ДОУ) организации или  другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при  методической помощи и под контролем  архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное  оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле,
• не нумеровать листы дела,
• не составлять заверительные надписи.

При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие  из особо ценных документов или неформатных  документов, хранятся в закрытых твердых  папках с тремя клапанами с  завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти  документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При  наличии большого количества таких  документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается  чистый бланк листа-заверителя, а  в начале дела (для учета особо  ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:

• листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;
• фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;
• сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;
• лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;
• подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
• подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;
• в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;
• при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Для учета количества листов в конце  дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

В листе-заверителе дела указываются  цифрами и прописью количество пронумерованных  листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности  нумерации номеров дела (наличие  литерных номеров дела, пропущенных  номеров, номеров листов с наклеенными  фотографиями, номеров крупноформатных  листов, конвертов с вложениями и  количество вложенных в них листов), а также указывается наличие  в деле типографских экземпляров  брошюр с количеством листов в  них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается  его составителем. Все последующие  изменения в составе и состоянии  дела (повреждения, замена подлинных  документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Для учета документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и  т.д.), а также для учета дел  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела– учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

4.3 Правильное составление описей

Составление описей — это последний  этап работы кадрового специалиста, готовящего документы на передачу в  архив. Правильное составление описей позволяет оптимизировать работу архива и обеспечить повышение сохранности  документов, ответственность за которые  несёт как кадровый специалист, так  и архивист. Составление описей —  это составление справочников, определяющих содержание документов, их состав, классификацию  и другие параметры. Опись представляет собой документ, позволяющий чётко  позиционировать каждый документ фонда, учитывать его и содержать  весь архив в порядке. Основной документ, регулирующий составление описей является Правила работы архивов, подписанные  Росархивом 6 февраля 2002 года. Составление описей даёт возможность быстро находить необходимые документы и является неотъемлемой частью справочно-информационного аппарата архива. Опись даёт возможность систематизировать дела и ускорить работу с ними, а также вести их точный учёт.

Алгоритм составления описей достаточно прост:

1. Чётко определите список документов, который следует учесть при составлении описи.
2. Определите, какая именно схема классификации документов и дел будет использоваться. Как правило, описи составляются в номинальном порядке, хронологическом или структурном. Тем не менее, если характер архива требует другого порядка (обеспечивающего оптимизацию работы с документами, следует использовать именно его).
3. Подготовьте форму описи: это поможет быстро систематизировать документы во время их обработки.
4. Составьте описательные статьи описи, опираясь на заголовки дел.
5. Сделайте итоговую запись по форме.

Документы, необходимые для составления описи, обычно есть в каждом архивном отделе и на многих официальных ресурсах для архивистов.

Как показывают исторические примеры, именно от качества составления описей зависит сохранность документации в долгосрочной перспективе. Зачастую многие решения архивистов и других ответственных лиц принимаются  именно исходя из данных описи (без  прямого контакта с документами), то есть любая неучтённая или неправильно  учтённая бумага в перспективе нескольких десятилетий просто не существует.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                           

Приложение № 1 (пример расторжения  трудового договора)

                           

 

 

 

                             Директору  Лоскутову Владимиру Егоровичу 
                                               
    
                                                    ООО « Квант – Экко 
                                                
    
                             От Чеснокова Алиса Владимировна, бухгалтер 
                                                  
    
                                  ЗАЯВЛЕНИЕ 
    
         Прошу уволить   меня   с   работы   "4 " апреля 2013 г.  по 
    собственному желанию в связи с поступлением в ВУЗ на очное обучение 
                                             
    
   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
    
        "20" февраля 2013 г.                                 Чеснокова А. В.