Контрольная работа по "Документированию управленческой деятельности"

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Санкт-Петербургский государственный

инженерно-экономический  университет»

Кафедра исследования операций в экономике 

имени профессора Юрия Алексеевича Львова

 

Контрольная работа по дисциплине

«Документирование управленческой деятельности»

 

Выполнила:  Бодур Эльвира      

студент 3  курса  5л.10м. спец. Экономика и управление на предприятии туризма и гостиничного хозяйства  

группа 7/5001  № зачет. книжки      335  

Подпись:           

Преподаватель: Колоцей Н.Н.            

Должность:          

Оценка:     Дата:      

Подпись:           

 

 

 

Санкт-Петербург

2013

№ 1 Функции документов. Понятие «служебный документ». Группы документов, выделяемые на основе разных признаков.

 

1.1 Функции документов. Группы документов, выделяемые на основе разных признаков.

Функции документа принято  делить на общие и специальные. Выполнение общих функций характерно для всех без исключения документов, в то время как специальных – лишь для ограниченной группы.

Общие функции:

- социальная (документ является социально значимым объектом, так как порожден социальной потребностью и реализует себя в социальной системе);

- информационная (документ выступает как средство запечатления, сохранения и передачи информации);

- коммуникативная (документ выступает в качестве средства связи между общественными структурами и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества);

- культурная (документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций);

Специальные функции:

- правовая (документ служит  средством закрепления и изменения  правовых норм и правоотношений  в обществе. Кроме того, давая оценку сообщаемым сведениям, событиям, документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм);

- обучающая (фиксируя  накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению, участвует в процессе формирования личности, ее социализации);

- познавательная (документ  на основе фиксированного текста  позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели  реальности. Документирование выступает как важный элемент познания окружающего мира, средство фиксации его процесса и результата).

- управленческая (документ является инструментом управления, способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальной организации);

- мемориальная (документ выступаем в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей). Документы являются наиболее простой, удобной для воспроизведения и эффективной памятью людей);

- учетная (сопровождая  производственную и хозяйственную  деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению  учета ее результатов);

- эстетическая (фиксируя в структуре материальных носителей результаты образно-художественного освоения действительности, документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт);

- релаксационная (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная), выражающаяся в использовании некоторых разновидностей документов для достижения проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.

Таким образом, взаимосвязь между "видом", "свойством" и "функцией" документа вырисовывается следующим образом: объединение документов в вид актуализирует их соответствующие свойства, которые и используются человеком путем наделения их функцией.

Для документов одного вида характерен общий предмет, общая социальная функция, общий адресат. Однако все эти общие черты присущи каждому документу в разной степени, поскольку каждый документ соотносится со своей специфической областью практики. Выполнение специальных функций требует от документов внутреннего им соответствия, что, соответственно, видоизменяет их. Это проявляется в форме документа, лексических единицах языка, структуре текста, содержании, способе документирования. В результате приспособления к выполняемым функциям документы приобретают качественное своеобразие, особенности, что является причиной их разделения на виды.

Таким образом, в основе формирования отдельных видов документов лежит  их качественное своеобразие, которое  характерно для целой группы документов. И это качественное своеобразие  позволяет данной группе документов более оптимально выполнять социально необходимые функции.

1.2 Служебный документ

Определение служебный документ само по себе не дает достаточно четкого представления о характере или типе документа. Тем не менее оно позволяет разграничить две сферы общественной практики, где документирование применяется исключительно широко – административно – управленческую и научную ( научно – техническую) деятельность. 

Все служебные документы составляются от имени юридического лица и имеют правовую значимость; деловые тексты составляются в строгом соответствии с официально принятой ( ГОСТы) или узаконенной традицией ( образцы, прецеденты) формой. 

Все служебные документы подписываются соответствующими должностными лицами, а в необходимых случаях, помимо подписи, удостоверяются и приложением печати учреждения. 

Все служебные документы формата А4 должны иметь заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь некоторые документы на формате А5 ( 148 х 210), извещения, телеграммы и телефонограммы. Заголовок формулируется составителем документа ( в одной фразе должно быть отражено основное содержание документа) и помещается в левом верхнем углу документа. Заголовок значительно упрощает обработку документа ( не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа) и его регистрацию, распределение между исполнителями, контроль за сроками исполнения, поиск нужного документа в деле, помогает правильному распределению документов в дела.  Автором служебного документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. 

№ 2 Реквизит «Текст»  документа. Основные требования, предъявляемые  к нему

Текст — главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Пункт 3.19 ГОСТ Р 6.30-97, посвященный тексту документа, начинается с указания на язык текста. «Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации». ГОСТ определяет также случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке. Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:

• в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

• на предприятия, в организации  и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые  к текстам документов.

Прежде всего следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Точность, правильность понимания  информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Достичь ясности в изложении  помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например:

Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный  расчет.

Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с  приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 № 401 «Об организации  учета особо ценных документов ...»

или

В соответствии с  распоряжением Правительства Российской Федерации от 1'5.06.95 № 1474-РП «О мерах  по стимулированию жилищного строительства»...

 

№ 3 Требования к составлению и оформлению документов, используемых при расторжении трудовых отношений (увольнении) работника. Приведите примеры оформления заявления о расторжении трудовых отношений в связи с поступлением в ВУЗ на очное обучение и приказ о расторжении трудовых отношений.

Проект приказа o расторжении трудового договора по инициативе работника составляется специалистом по кадрам (менеджером по персоналу) в текстовой форме на бланке приказа на основании заявления работника.

Текст приказа в этом случае должен начинаться словом «расторгнуть». Далее указываются: фамилия, имя, отчество, должность (профессия) и структурное подразделение, основание прекращения трудового договора статья 51 (с указанием пункта основания расторжения) в соответствии с Трудовым кодексом РК.

Проект приказа о расторжении  трудового договора визируют специалист по кадрам (менеджер по персоналу), руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, юрист, если расторжение  производится по инициативе работодателя.

Руководитель организации  подписывает приказ, специалист по кадрам (менеджер по персоналу) датирует и регистрирует приказ в журнале  регистрации приказов по личному  составу.

Подлинник приказа о расторжении  трудового договора остается на хранении в кадровой службе. На его основании  специалист по кадрам (менеджер по персоналу) готовит копии приказа, один из которых  передает в бухгалтерию для выплаты  сумм, причитающихся работнику от работодателя, второй, вместе с заявлением о расторжении трудового договора, помещает в личное дело работника, третий вручает работнику либо направляет ему письмом с уведомлением в трехдневный срок.

Личное дело работника  закрывается делопроизводством  и перекладывается в картотеку  личных дел уволенных сотрудников.

Сведения о расторжении  трудового договора специалист по кадрам (менеджер по персоналу) заносит в  трудовую книжку и личную карточку работника (форма Т-2).

При прекращении или расторжении  с работником трудового договора в трудовую книжку работника вносятся все записи о работе (прием, перевод, прекращение или расторжение  трудового договора), награждениях и поощрениях за время работы у  работодателя и заверяют подписью работодателя (руководителя организации), печатью  организации.

Работодатель выдает работнику  трудовую книжку в день прекращения  трудового договора с внесенной  в нее записью о прекращении  трудового договора (ст. 63 Трудового  кодекса РК).