Контрольная работа по "Документационному обеспечению управления"

Решение оформляется на бланке решения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Распоряжение (Приложения 7-8) – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.¹

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

 

2. Приведите образец  краткого протокола.

Протокол (Приложение 9) – документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

Коммерческие предприятия  составляют протоколы заседаний  Совета директоров (учредителей), протоколы  общих собраний акционеров и т.д.

1. Протокол ведет секретарь, конспектируя, стенографируя или записывая на диктофон выступления участников заседания.

2. Протоколы могут быть трех видов:

• Краткие – записываются обсуждаемые вопросы (повестка дня), фамилии докладчиков и выступающих в прениях, а также принятые решения;
• Полные – содержат кроме повестки дня и принятых решений краткую запись выступлений;
• Стенографические – весь ход заседания записывается дословно.

3. В тех случаях, когда текст доклада прилагается, выступление не записывается, а после фамилии докладчика указывается: «Текст доклада прилагается».

4. Реквизиты протокола:

• название вида документа (ПРОТОКОЛ)
• дата заседания
• индекс (номер)
• место заседания
• гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению)
• заголовок к тексту
• вводная часть текста (состав присутствующих, повестка дня)
• текст
• личная подпись председателя
• личная подпись секретаря

Требования к оформлению протокола

1. Протокол оформляется  на общих бланках или спецбланках  формата А4.

2. Датой протокола является  дата заседания.

3. Протоколы нумеруют в пределах календарного года.

4. Текст протокола состоит  из двух частей: вводной и основной.

5. Вводная часть.

Вводная часть имеет постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих).

Слова: «председатель», «секретарь», «присутствовали» пишут от нулевого положения табулятора.

От 2-го положения табулятора ставят тире, затем пишут инициалы и фамилии.

Фамилии присутствующих и  приглашенных пишут в алфавитном порядке через один интервал. Если их число превышает 15, к протоколу  прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола  указывается их общее количество: «Присутствовало 130 человек».

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «Повестка дня» печатаются от нулевого положения табулятора. Каждый пункт повестки дня нумеруется и записывается с красной строки. Наиболее важные вопросы ставят первыми.

6. Основная часть

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: 
ВЫСТУПИЛИ: 
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

После двоеточия с абзаца пишут фамилии и инициалы выступающих. Через тире – краткое изложение  текста выступления.

Текст печатают через 1,5 интервала. Перед словами «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ» – 2 интервала, перед «ПОСТАНОВИЛИ» – 3 интервала.

Протокол, составленный в  ходе заседания, редактируют, при наличии  стенограммы – расшифровывают, печатают и подписывают председателем  и секретарем или стенографисткой (если заседание стенографируется).

Краткий протокол (Приложение 10 )

Текст краткого протокола

Текст протокола состоит  из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:

Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).

Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова  «Приглашенные» с указанием должности  лица и наименования организации.

В повестке дня указываются  вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться  должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами  и располагаются в порядке  обсуждения. Вопросы повестки дня  формулируются с предлогом «о» («об»), например:

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемого вопроса. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное» или «Разные  вопросы».

Текст основной части краткого протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня.

СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ(или ПОСТАНОВИЛИ)

Эти ключевые для протокола  слова печатаются прописными буквами  от границы левого поля и могут  выделяться полужирным шрифтом. После  слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается фамилия докладчика и вопрос повестки дня, после чего в форме 3-го лица единственного числа  кратко излагается содержание выступления.

В части «РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ:)»  кратко, точно, лаконично, так, чтобы  не возникало двоякого толкования, записывается принятое решение. Формулируются  решения в предписывающей форме: «Подготовить...», «Предусмотреть...», «Проинформировать...». По одному вопросу может быть принято  несколько решений. В этом случае они нумеруются арабскими цифрами  с привязкой к порядковому  номеру вопроса по повестке дня.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», а также воздержавшихся.

Заключение

Таким образом, вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как  уже отмечалось, документ — это  зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ является основанием или средством регуляции  управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных  должностных лиц.

Функция документа есть его целевое  назначение. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение  которых важно для определения  цели создания документа, для его  классификации и изучения роли в  данной социальной структуре и экономической  системе.

Документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые  с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие  и специальные.

Для учета, хранения и придания юридической  силы документам, созданным организацией, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части  документа, но и к его оформлению. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном  стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов.

В экономически развитых странах уделяется  большое внимание организации работы с информацией и документами. Например, в США принят и действует  «Закон о документе».

В нашей стране принят закон «Об  информации, информатизации и защите информации», которым установлены  правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения  и представления информации.

Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения  отношения общества к организации  информационных ресурсов, осознания  того, что информация и документ как ее носитель влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических  результатов.

Документы используются в различных  областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких  целей он используется.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Федеральный закон «Об  информации, информационных технологиях и защите информации» № 1490ФЗ от 27.07.2006 г.

2. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие. – М.: «Интел0Синтез», 2003.

3. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления. – «Юнити-Дана», 2011.

4. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студентов учреждения среднего профессионального образования. 3-е изд. – М.: «Академия», 2011.

5. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. – М.: «ИНФА-М», 2010.

Интернет –  ресурсы

1. www.profiz.ru

2. www.edou.ru (Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела)

3. www.blanker.ru (Банк бланков)

4. www.klerk.ru

5. www.organization-document.narod.ru