Контрольная работа по "Документационному обеспечению управления"

Федеральное государственное  образовательное бюджетное учреждение

высшего профессионального  образования

«Финансовый университет при Правительстве  Российской Федерации»

(Финуниверситет)

Брянский  филиал Финуниверситета

 

 

Контрольная работа

По дисциплине: «Документационное обеспечение управления »

 

 Вариант 7

 

 

 

Выполнила         Жижина С.Г.

Студентка                  5 курса, день

Специальность                 ГМУ

№ зач. книжки        08мгд11194

Преподаватель        Михалева Е.П. 

 

 

 

Брянск 2013

Содержание

 

Введение 3

1. Перечислите  и кратко охарактеризуйте распорядительные  документы 4

2. Приведите  образец краткого протокола. 11

Заключение 15

Список литературы 17

Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся  на две большие группы. Первая - это  документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства  организацией и ее производственной деятельностью. Эти документы могут  составлять работники всех подразделений  организации. Вторая группа - документы  по функциям управления. Такие документы  составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы также классифицируются по наименованиям: приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры, письма и т.д. Оформление большинства  из этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.

Распорядительные документы - постановления, распоряжения, приказы, решения и  др., относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в  ОК 011-93 "Общероссийский классификатор  управленческой документации" (ОКУД, класс 0200000) оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт является базовым  актом, оговаривающим состав, схемы  расположения и требования к оформлению реквизитов документов, требования к  бланкам документов, в том числе  бланков документов с воспроизведением Государственного герба РФ. 

Порядок подготовки и оформления распорядительных документов федеральных  органов исполнительной власти конкретизируется Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76) и соответствующими Инструкциями по делопроизводству.

 

1. Перечислите и  кратко охарактеризуйте распорядительные документы

Распорядительные документы –  это документы, в которых фиксируются  решения административных и организационных  вопросов деятельности организации. Эти  документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. 

Распорядительные документы носят  административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Документы, входящие в систему  распорядительной документации, носят  характер правового акта и, с точки зрения их подготовки и оформления, обладают рядом общих черт, что связано с единством нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования.

Решения, постановления и  приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

С точки зрения сферы их действия распорядительные документы  подразделяются:

• документы, действующие на федеральном уровне, - правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации;
• правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;
• распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы  могут издаваться совместно несколькими  органами управления.

Основными видами распорядительных документов являются:

• постановление;

• указание;

• приказ;

• решение;

• распоряжение.

Постановление (Приложение 1) – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также  руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ" (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля прописными буквами.

Постановления оформляются на бланке постановления (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись.

Указание (Приложение 2) –правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов.

В отличие от приказов, распоряжений, постановлений и решений указание не может использоваться в качестве утверждающего акта.

Так как указание является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем организации, к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные  тем, которые установлены для  приказов и распоряжений.

Указания оформляются  на общем бланке формата А4 или  на специальном бланке для указаний.

Кроме реквизитов бланка при  составлении и оформлении указания используются следующие реквизиты: заголовок к тексту, текст, визы, подпись, дата, регистрационный индекс.

Заголовок указания формулируется  с помощью предлога «О» («Об») и  отглагольного существительного в  предложном падеже, например:

«Об организации работы копировально-множительного  бюро»;

«О подготовке материалов к заседанию методической комиссии архива».

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми  формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют  разъяснения.

Распорядительная часть  указания начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя  нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности  по занимаемой должности), которые пишутся  прописными буквами с новой строки.

В случае необходимости текст  указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной  форме и строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или  наименование структурного подразделения  в дательном падеже после слова  ПРЕДЛАГАЮ, винительном - после слова  ОБЯЗЫВАЮ) - действие (используется глагол в неопределенной форме) - срок исполнения.

В последнем пункте указывается  наименование должности, инициалы и  фамилия лица или наименование структурного подразделения, на которое возлагается  контроль за исполнением указания: «Контроль за исполнением указания возложить на…». Структурное подразделение  или лицо, на которых возлагается  контроль, пишутся в винительном  падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это означает, что контроль за исполнением  указания будет осуществляться руководителем, его издавшим.

В указаниях, как и в  других распорядительных документах, отметка о наличии приложения как самостоятельный реквизит не используется. Правила визирования  и подписания указаний аналогичны тем, которые установлены для приказов и распоряжений.

Датой указания является дата его подписания. Дата проставляется  руководителем, издавшим указание.

Регистрируется указание отдельно от других распорядительных документов (приказов, распоряжений). Его  регистрационным индексом является порядковый номер, присвоенный в  пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными  (буквенными, цифровыми) обозначениями.

Приказ (Приложения 3-4) - распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения и содержащий обязательные для исполнения предписания.

В зависимости от содержания различают  приказы по основной деятельности и  приказы по личному составу (о  кадрах).

1) по основной деятельности приказы  издаются:

• при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений,
• при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций,
• при введении новых стандартов,
• при изменении графика работы предприятия и т. д.

2) по личному составу (эти  приказы готовятся отделом кадров):

• при назначении работников на должность,
• при освобождении от должности, при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях,
• при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.

Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты:

название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), порядковый номер приказа, место издания приказа, индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании ,фамилия и телефон исполнителя.

Текст приказа излагается кратко в  повелительной форме и состоит  из двух частей - констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа. В распорядительной части перечисляются  конкретные задания, исполнители и  сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы  и пункты, которые оформляются  арабскими цифрами с точкой.

Начинается распорядительная часть  словом ПРИКАЗЫВАЮ.

Если приказ предусматривает изменение  или отмену других действующих приказов, то в тексте указывается какие  из ранее действовавших приказов утратили силу. После подписания приказа  не допускается введение каких-либо изменений в его текст.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.

Решение (Приложения 5-6) – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое  печатается прописными буквами с  новой строки от поля. Если постановление  или решение не нуждаются в  обосновании, текст начинается следующим  образом: "Совет директоров РЕШИЛ: ...".

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций  текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ").

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами.

Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих  пунктах распорядительной части. Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений.