Контрольная работа по "Делопроизводству"

    изложения содержания хозяйственных операций  в  документах  с исчерпывающей  точностью   и   предельной   ясностью,  исключающими двусмысленное толкование;

    применения  только общепринятых сокращений слов и названий;

    четкого и разборчивого написания количественных и стоимостных показателей операций с указанием денежных сумм цифрами  и прописью;

    полного заполнения всех реквизитов типовых  форм  документов. При отсутствии надобности в тех или иных показателях соответствующие строки и графы документа прочеркиваются;

    заверения документов  подписями  только  уполномоченных на то лиц.

    Строгое соблюдение  этих  правил позволяет избежать возможных ошибок, недоразумений и злоупотреблений. Необходимо учитывать, что ответственность за достоверность содержащихся в первичных документах сведений возлагается на лиц, составивших и подписавших их.

    Руководитель  по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Документы же, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются исключительно руководителем организации и главным бухгалтером. В случае разногласий между руководителем и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

    Первичные учетные и сводные документы  могут составляться в равной степени  как на бумажных, так и на машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственной операции, а также по требованию органов. Осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

    При организации бухгалтерского учета  с использованием вычислительной техники (с накоплением информации на магнитных  носителях) организации должны учитывать  требования «Методических указаний по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники», утвержденных письмом Минфина СССР и ЦСУ СССР от 20.02.81 №35/34-Р/426 о необходимости составления дубликатов и копий документов, а также постановление Госстандарта СССР от 09.10.84 №3549, утвердившего Госстандарт СССР №6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

    В документе не должно быть никаких  подчисток,  помарок и ошибок. При наличии их документ считается недействительным.  Ошибки в документах исправляются в установленном порядке.

    Неправильно написанные цифры или слова исправляют  путем  зачеркивания их  и  написания  над ними правильного числа или слова. Излишне написанные текст или цифры аккуратно зачеркивают. На любое исправление в документе должна быть сделана оговорка за подписью лиц, ответственных за операцию. Такой способ исправления ошибок называется корректурным.

    Документ  с ошибкой,  полученный от другой организации, подлежит возврату, для исправления не допускается. При обнаружении ошибок документ составляется заново.

    Большое практическое  значение имеет сокращение числа первичных документов,  упрощение их составления,  улучшение  качества  и приспособление их  для автоматизации учета. Основные пути в этом направлении - унификация и стандартизация документов.'

    Унификация - разработка единых форм документов для оформления одинаковых операций на всех предприятиях,  в организациях и учреждениях. Унификация ведет к созданию типовых форм.  в качестве примера унифицированных  документов  можно  назвать  авансовый  отчет (ф.286), приходный кассовый ордер (ф.КО-1),  заявление на аккредитив, счет-фактуру (ф.868).

    Унификация  документов  внутри  одной  отрасли  народного  хозяйства ведет к разработке  специализированных  форм,  позволяющих учесть всю специфику хозяйств и проводимых в них операций.

    Стандартизация  - установление одинаковых размеров  (форматов) бланков типовых или специализированных однотипных документов. Кроме экономии бумаги,  стандартизация облегчает обработку и хранение документов.

    Основная  цель унификации и стандартизации -  создание  единой первичной документации  для всех видов народнохозяйственного  учета (оперативного, статистического  и бухгалтерского),  что  необходимо для широкой его автоматизации. 

    4.

    Первичные документы после составления  поступают в бухгалтерию хозяйства, где  их  подвергают бухгалтерской  обработке.  Обработка включает проверку сущности и законности совершенных  хозяйственных операций,  арифметическую  проверку  документов,  таксировку  их  и группировку, составление счетной формулы и гашение документов.

    Проверка  сущности  и законности совершения хозяйственной операции заключается в том, что выясняются хозяйственная целесообразность операции и соблюдение законности при её проведении.

    При арифметической проверке  документа проверяется правильность всех расчетов, итогов, применения цен, расценок и т.д.

    Под таксировкой документа понимается пересчет натуральных показателей в стоимостные с использованием установленных расценок.

    Группировка документов - подбор их в группы  по  какому-либо признаку. При бухгалтерской обработке документы в первую очередь группируют по  корреспондирующим в результате  операции  счетам. Группировка документов   сокращает количество  бухгалтерских записей,  так как вместо нескольких одинаковых записей делают одну на   общую   сумму.   Кроме   того/   документы   группируют   по производственным  подразделениям,   видам     товарно-материальных ценностей,    объектам затрат и т.д.  Группировка документов важный этап учетной работы, она зависит от организации учета.

    Контировка (составление счетной  формулы)  заключается в разметке на документах корреспондирующих по данной операции счетов. Счетная формула может  указываться по каждому документу отдельно или по групповому (сводному) документу.  Она оформляется путем написания  кодов дебетуемых и кредитуемых счетов и суммы операции по каждому счету.

    После составления счетной  формулы  документы  подлежат  разноске, т.е.  отражению их данных на синтетических и аналитических счетах.

    Гашение бухгалтерских документов заключается в том, что после разноски,  т.е.  после использования для учетных записей,  на них ставится надпись с указанием номера записи и даты.  Эта надпись свидетельствует о том,    что  на основе документов уже  сделаны записи   в книгах учета.   Гашение  документов облегчает проверку полноты разноски и предостерегает от повторного их использования.

    Документы после их использования в текущем  бухгалтерском учете подшивают в папки и передают на хранение.

    В соответствии  с Положением бухгалтерский  архив организуется в специальном  помещении или в закрытых  шкафах.  Дела  из  бухгалтерского архива  выдаются  другим  структурным  частям предприятия только с разрешения главного  бухгалтера.  Изъятие  оправдательных документов по  требованию  судебно-следственных  и  других органов происходит на основании письменного распоряжения  этих  органов  с разрешения руководителя предприятия.

    Все, документы, относящиеся к какому-либо одному учетному регистру, должны храниться вместе,  подшитыми в отдельной папке в хронологическом порядке.  На папке указывается месяц и год,  к  которому  относятся  документы, шифр синтетического счета, номера документов, их количество и другие справочные  сведения.  Массовые  оправдательные  документы кассовые ордера, материальные требования, наряды на работу и др. целесообразно в конце каждого месяца переплетать.

    В бухгалтерском  архиве  хранятся  документы  за текущий год, поскольку они нужны для различного рода справок. В начале года документы за прошлый год передаются из бухгалтерского архива в общий архив   предприятия.   Там  они   находятся   в   течение   сроков, определяемых действующими правилами.

    В соответствии со ст. 17 Закона о бухгалтерском учете организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии в правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Непосредственно сроки хранения бухгалтерских документов определены в «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения», утвержденном Главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.88 (с учетом изменений, внесенных Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве и Центральной экспертной комиссией Госналогслужбы РФ от 27.06.96 и 06.10.2000), а также «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Росархивом 06.10.2000.

    Срок  хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания  материалов делопроизводства.

    По  истечении  этих  сроков, документы  особого значения передаются  в  местный  государственный  архив,  остальные  изымаются  из архива и уничтожаются. 

    5.

    Для обеспечения эффективного ведения бухгалтерского учета разрабатывают план его организации, который охватывает всю сферу учета на предприятии и соответствует этапам учетного процесса: 1) текущее наблюдение и контроль за хозяйственными операциями; 2) их измерение и регистрация; 3) группировка и систематизация учетной информации; 4) составление бухгалтерской отчетности.

    План  организации бухгалтерского учета в свою очередь включает план документации и документооборота, в котором содержатся перечень первичных документов для отражения хозяйственных операции, расчет потребности в бланках учетных документов, схема движения документов и график документооборота.

    В учете используется большое количество разнообразных первичных документов, которые движутся в различных направлениях. Поэтому в зависимости от места составления и использования различают несколько потоков документов:

• документы создаются в бухгалтерии и используются только этой службой;
• документы создаются в бухгалтерии и передаются в производственные подразделения для исполнения;
• документы создаются и оформляются в подразделениях и передаются в бухгалтерию для использования в учете;
• документы оформляются в бухгалтерии предприятия и передаются внешним пользователям;
• документы, поступающие от внешних пользователей.

    Движение  первичных документов в бухгалтерском  учете — создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка, передача в архив — называется документооборотом.

    Разработка  документооборота осуществляется в  соответствии с Положением Министерства финансов СССР “О документах и документообороте в бухгалтерском учете” от 29. 07. 1983 г., № 105 и Федеральным законом “О бухгалтерском учете”.

    Схему движения документов разрабатывает  главный бухгалтер с учетом специфики  работы организации: количества подразделений, структуры управления, наличия филиалов и их удаленности, особенностей технологии производства и др.

    Движение  документов внутри организации регламентируется графиком документооборота. Его выполнение обеспечивает слаженность в работе бухгалтерии и других подразделений, своевременное представление отчетности.

    При разработке графика документооборота необходимо учитывать следующие требования:

• график должен предусматривать рациональный документооборот, т. е. оптимальное число подразделений и исполнителей, участвующих в прохождении каждого первичного документа;
• срок нахождения документа в каждом подразделении должен быть минимальным;
• движение документов должно быть направлено на усиление информационной функции бухгалтерского учета;
• выполнение графика должно способствовать внедрению эффективных средств и способов учета.

    Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Документ утверждается приказом руководителя организации, после чего становится одним из элементов учетной политики организации.

    График  документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (по созданию, проверке и обработке документов), выполняемых каждым подразделением. При этом указываются исполнители, их взаимодействие и сроки выполнения работ. Когда в соответствии с графиком документ движется из подразделения в подразделение, от одного работника к другому, то выполняются функции, заложенные в содержании этого документа.

    График  документооборота состоит из следующих  основных разделов:

• наименование документа;
• создание документа (количество экземпляров документа; работник, ответственный за выписку документа; работник бухгалтерии, ответственный за оформление документа; срок исполнения);
• проверка документа (работник бухгалтерии, ответственный за проверку документа; работник, представляющий документ в бухгалтерию; порядок и срок представления);
• обработка документа (работник бухгалтерии, обрабатывающий документ; срок обработки);
• передача в архив (работник бухгалтерии, передающий документ в архив; срок передачи).