Контрольная работа по "Делопроизводству"

    ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

    План:

    1. Документация, её сущность и значение.

    2. Классификация документов.

    3. Требования к содержанию и  оформлению документов.

    4. Порядок обработки и хранения  документов 

    5. Документооборот и график документооборота. 

    1.

    Одной из  наиболее  существенных  особенностей бухгалтерского учета является сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации,  являющейся источником учетной информации.  Документация представляет  совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Содержащиеся в них данные служат в дальнейшем единственным  основанием  для отражения хозяйственных операций в текущем бухгалтерском учете.

    В соответствии с требованиями ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все  хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Такие документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и осуществляется сплошное документирование операций.

    Хозяйственные операции, не оформленные документально, отражению в регистрах бухгалтерского учета не подлежат.

    Как элемент метода бухгалтерского учета  ДОКУМЕНТАЦИЯ -  это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных,  требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета, и контроля за ними.

    Ни  одна хозяйственная операция не может  быть учтена,  если на неё нет надлежащим образом составленного и оформленного документа. Поэтому каждый документ должен составляться с соблюдением  определенных требований  и скрепляться подписями лиц,  участвующих в совершении или оформлении охватываемой им операции и тем самым подтверждающих, что она действительно имела место на предприятии.

    В документах,  являющихся основанием  для  бухгалтерских  записей, содержатся сведения об уже закончившихся хозяйственных операциях. Многие из них имеют также данные, разрешающие соответствующим работникам выполнение этих операций.  Это разрешение санкционируется лицом, ответственным за работу на данном участке.

    Следовательно, бухгалтерский   документ   представляет  собой письменное свидетельство действительного совершения  хозяйственной операции, а также права на её совершение.

    Значение  документации в работе предприятий  не  ограничивается тем, что  она  служит средством обоснования учетных записей.  Она, помимо этого,  имеет большое оперативное  значение.  Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от распорядителей к исполнителям,  т.е. применяются для руководства и управления хозяйственной деятельностью.

    Посредством документации контролируется  правильность  совершенных операций,  ведется текущей анализ выполняемой работы, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений. Следовательно, документация выполняет Контрольно-аналитические функции. Особую роль играет документация в борьбе за сохранность собственности. При  помощи  документов наблюдают за правильностью действий материально-ответственных лиц (проверяют обоснованность  получения и выдачи ими ценностей, соблюдение законности при совершении операций). Документация   позволяет   вскрывать   случаи   хищения собственности предприятия и разного рода злоупотреблений, а нередко и предупреждать их.

    Очень велико  также  правовое (юридическое) значение документов. Подтверждая правильность зарегистрированных  в  учете  фактов документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающими между данным предприятием и другими организациями и  лицами. Их используют органы суда и арбитража при решении вопросов о различных претензиях,  проверках полноты  выполнения  договоров  и других обязательств. Однако должную юридическую силу документы получают только в том случае, если они составлены и оформлены с соблюдением всех предъявляемых к ним требований. 

    2.

    Для лучшего изучения особенностей бухгалтерских  документов их необходимо классифицировать по различным признакам.

    По   содержанию   хозяйственных   операций,   отражаемых   в документах  различают документы по  учету основных  средств, производственных  запасов,  труда,  выработки и  заработной  платы, выхода продукции,  денежных средств и расчетов.

    По  назначению  документы подразделяют  на  распорядительные, исполнительные и бухгалтерского оформления.

    РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ - такие документы, которые содержат распоряжение на выполнение той или иной хозяйственной операции. К ним относятся: приказы, чеки, доверенности, наряды, требования, расходный кассовый ордер. Их основное назначение - передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям.  Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа. Так, заработную плату за очередной отпуск выплачивают лишь  в том случае,  если есть приказ о предоставлении данному работнику отпуска.

    ОПРАВДАТЕЛЬНЫЕ (или исполнительные)  документы подтверждают факт совершения  операции,  например,  накладные,  приемные  акты, авансовые отчеты, квитанции, приходный кассовый ордер и др.

    ДОКУМЕНТАМИ БУХГАЛТЕРСКОГО  ОФОРМЛЕНИЯ  являются   документы, составляемые в бухгалтерии для упрощения или технического оформления учетной работы,  например  ведомость  распределения  накладных расходов, расчеты калькуляции,  группировочные ведомости,  бухгалтерские справки (составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с  одного бухгалтерского счета на другой,  оформить закрытие счета, исправить ошибку, допущенную в учетных записях и т.п.)

    Эти документы не имеют самостоятельного значения.  Они играют в учете  подсобную роль, являясь техническим  средством, облегчающим и подготавливающим учетные записи.

    Документы могут объединять признаки всех трех групп  документов. Так,  расходный  ордер как распорядительный документ содержит приказ кассиру выдать деньги, после их выдачи и подписи получателя он становится исполнительным (оправдательным) документом, на котором составляется счетная формула.  Такие документы называют комбинированными.

    По  порядку составления  и обработки документы делятся на первичные и сводные.

    Первичные документы составляют основу первичного бухгалтерского учета. С их составления начинается процесс бухгалтерского учета в организации. именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной операции путем предварительного наблюдения и измерения. Первичные учетные документы – формальное доказательство того, что данные операции действительно выполнены.

    Сводные документы составляют на основе однородных первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами (авансовые отчеты, материальные отчеты заведующих складами и т.п.)

    По  месту составления  и использования  документы подразделяют  на  внешние и внутренние.

      Внешними  называют документы,  которые составляются за пределами хозяйства, а   используются   в   хозяйстве,    например, счет-фактура, полученный  от поставщиков для оплаты,  накладные на поступившие в хозяйство ТМЦ.

    Внутренние документы составляются и исполняются в самом хозяйстве, например, наряды, ведомости расхода кормов, расчетно-платежные ведомости, кассовые ордера.

    По  объему информации или количеству операций различают документы разовые и накопительные.

    Разовыми считают документы, которые отражают одну операцию или несколько однородных, совершенных одновременно. К разовым можно отнести кассовые ордера, акты приема грубых и сочных кормов, счета-фактуры, акты на оприходование приплода животных.

    Накопительными называют документы, в которых в хронологическом порядке в течение определенного периода регистрируются (накапливаются) однородные и постоянно повторяющиеся операции, например, ведомости расхода кормов, лимитно-заборные карты, журналы учета надоя молока, табель учета рабочего времени. Накопительные документы   облегчают   учет   и   сокращают   количество   разовых документов.

    Классификация документов помогает всесторонне рассмотреть и изучить каждый документ, раскрыть его функции. Например, расходный кассовый ордер, который по содержанию служит документом учета денежных средств, по назначению является распорядительным и по мере его использования переходит в исполнительный и бухгалтерского оформления, по месту составления - внутренним, по объему - простым и по способу отражения операции - разовым. 

    3.

    Окончательно  оформленным считается первичный  документ, составленный по установленной  форме со всеми заполненными реквизитами, предусмотренными унифицированными формами первичной учетной документации или формами самостоятельно разработанными организациями с соблюдением требований действующего законодательства о наличии обязательных реквизитов, и проверенный ответственными работниками бухгалтерии.

    Каждый  документ должен давать сведения, необходимые   для исчерпывающей характеристики хозяйственной операции. Сведения об операции, внесенные в документ, составляют его содержание и называются реквизитами.

    Реквизиты зависят от характера хозяйственной операции и назначения документа. Например, в расходном кассовом ордере должно быть указано, кому надлежит выплатить деньги, какую сумму, за что или на какие цели; в наряде следует отразить, когда выполнялась работа, где (на каком участке), кто её выполнял, объем работы, расценки и начисленную сумму в порядке оплаты труда и т.п.

    Количество  и состав реквизитов разных документов могут быть различными. Однако некоторые  из них являются общими для всех бухгалтерских документов.

    К общим обязательным реквизитам относят:

    название  документа (приходный кассовый ордер,  авансовый отчет, ведомость переработки  молока и молочных продуктов, наряд  на сдельную работу и др.);

    номер документа / дату составления документа (год, месяц, число);

    название  предприятия,  от имени которого составлялся документ. В необходимых случаях указывается номер или название отдельных производственных подразделений хозяйства (бригады, фермы, отделения, мастерской, склада и т.п.);

    содержание  хозяйственной операции  (количественные и стоимостные данные, характеризующие объем операции, фамилии исполнителей и т.д.);

    наименование  должностей лиц,  ответственных за совершение операции и ее оформление документом;

    личные  подписи указанных лиц.

    При отсутствии хотя бы одного из указанных  общих и обязательных реквизитов бухгалтерский документ теряет свою юридическую силу и не может служить основанием для проведения или подтверждения совершения хозяйственной операции.

    По  состоянию на сегодняшний момент Госкомстатом РФ разработаны и утверждены альбомы унифицированных форм первичной учетной документации и их электронные версии. Согласно постановлению Госкомстата РФ от 24.03.99 №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» организациям предоставлено право вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, кроме форм по учету кассовых операций.

    Основное  требование,  предъявляемое к документации, - полнота характеристики операции  и краткость её изложения.  Для выполнения этого требования,  а также для сокращения и облегчения учетной работы  в  практике,   как  правило,   применяются   типовые  формы документов.

    При документации операций следует соблюдать  определенные правила, требующие:

    составления документов в момент совершения операции на основе достоверных данных, полученных в результате наблюдения/составления документов при помощи счетно-пишущих машин, а при отсутствии их  -  от  руки  чернилами  или  химическим карандашом, ясным, разборчивым почерком,  без  помарок.  Некоторые  документы, например денежные  и банковские,  заполняются только чернилами от руки или на пишущей машинке;

    соблюдения   установленных   типовых   форм   документов   и реквизитов;