Контрольная работа по "Делопроизводству"

Документы по финансово-расчетным операциям  составляют в основном работники  финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы  по финансово-расчетным операциям  способствуют рациональному использованию  денежных средств.

Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового  отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также  работники учета.

Таким образом  делаем вывод, что в процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация  документов служит для повышения  эффективности работы с ними. Распределение  документов по различным группам  позволяет лучше организовать документационную деятельность.

 

 

 

 

Вопрос № 2. Регистрация и контроль исполнения документов.

В технологию работы с документами входит:

•    прием и первичная обработка  документов;

•    их предварительное рассмотрение и  распределение;

•    регистрация документов;

•    контроль исполнения документов;

•    информационно-справочная работа;

•    исполнение документов;

•    их отправка;

•    систематизация (формирование дел) и  текущее хранение документов.

Рассмотрим  подробнее некоторые из терминов. В частности регистрацию документов и контроль за их исполнением.

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе  с последующей записью кратких  данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПЭВМ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается  при централизованной системе регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных  подразделениях).

С учетом специфики предприятия  может применяться смешанная  система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных  подразделениях.

В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

Регистрация должна быть однократной, т. е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.

При регистрации документы делятся  на несколько групп, каждая из которых  регистрируется отдельно, например:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы;

контракты коммерческие;

документы, имеющие гриф "КТ" ("Конфиденциально").

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные  способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный  номер присваивается по журналу, начиная с № 1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах  и обеспечении их полной сохранности  по решению руководства предприятия  могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается  порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы  должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет  подшит документ или его копия. Например, номер документа № 72/01-05 включает:

72 - порядковый номер документа  по журналу регистрации;

01-05 - номер дела по номенклатуре.

Индекс документа может также  содержать условное обозначение (код) должностного лица, вопросов деятельности и т. д., например, № 72-БМ включает: 72 - порядковый номер; БМ - Борис Мишин, автор документа.

Эффективность принятой системы индексации в значительной степени зависит  от ее стабильности. Если разработанная  система индексов оправдала себя на практике, то ее следует использовать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных изменений  в функциях или структуре предприятия.

В практической деятельности используются две регистрационные формы: журналы  и карточки. Гораздо чаще, особенно в небольших фирмах, применяются  журналы: отдельно для регистрации  входящих и исходящих документов. /приложение 1,2/ При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет.

Регистрация на карточках /приложение 3/ позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, т. к, можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по картотекам, используя различные признаки классификации, например, по предприятиям-контрагентам, по видам контрактов и т. д. Недостатком карточной регистрационной системы является вероятность потерь карточек.

Регистрационные графы в журнале  и карточке существенных различий не имеют.

Журналы (карточки) включают следующие  графы:

• индекс (номер) документа;
• дата документа;
• автор документа (внешняя организация) - для входящих документов;
• адресат (корреспондент) - для исходящих документов;
• резолюция;
• исполнитель;
• подпись исполнителя;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении;
• номер дела.

Фирма по своему усмотрению может  выбрать оптимальный состав регистрационных  граф.

Не все входящие и исходящие  документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить  для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. Обычно в него включают: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой "лично"; программы  конференций, совещаний.

Регистрацию документов можно рассматривать  как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов или карточек.

Основная цель контроля - обеспечение  исполнения тех документов, которые  по поручению руководителя предприятия  поставлены на контроль. Технологическое  обеспечение контроля за исполнением  осуществляет секретарь-референт.

В контроле исполнения документов можно  выделить:

• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
• контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса решения  вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. ²

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего  контроль) являются:

• отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;
• обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. ³