Контрольная работа по "Делопроизводству в кадровой службе"

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО 

ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

   ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ                                                         УНИВЕРСИТЕТ 
 
 
 

   Кафедра МТЭК 
 
 
 
 
 

Контрольная работа 

по курсу  “Делопроизводство в кадровой службе”

Вариант №   3 
 
 
 
 

Выполнил:                          .

студент заочного  обучения

                     Проверил:

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Салехард, 2011 г.

1. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТу  Р 6.30-2003. Рассмотрите их расположение на документе и оформление.

 

    С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 –  «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

     При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

     01 - Государственный герб Российской  Федерации – помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021);

     02 - герб субъекта Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации;

     03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания) - помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации);

     04 - код организации - проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

     05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

     06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП) - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

     07 - код формы документа - проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);

     08 - наименование организации - должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах; над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации;

     09 - справочные данные об организации - включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.);

     10 - наименование вида документа - должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000);

     11 - дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.;

     12 - регистрационный номер документа - состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. ;

     13 - ссылка на регистрационный номер  и дату документа - включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ;

     14 - место составления или издания  документа - указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения;

     15 – адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже

     При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например;

     16 - гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа;

     17 – резолюция - включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату;

     18 - заголовок к тексту - включает в себя краткое содержание документа;

     19 - отметка о контроле - обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль";

     20 - текст документа - составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

     21 - отметка о наличии приложения – оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз;

     22 – подпись. В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

     23 - гриф согласования документа - состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования;

     24 - визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания ;

     25 - оттиск печати - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи;

     26 - отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения;

     27 - отметка об исполнителе - включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу;

     28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело - включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ;

     29 - отметка о поступлении документа  в организацию - содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа;

     30 - идентификатор электронной копии  документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

     Схема расположения вышеуказанных реквизитов на документе рассмотрена в Приложении 1. 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.

д)

Наименование  организации                                            Главе администрации

 Адрес,                                                                             И.О.Фамилия

номер телефона                                                                             

Код организации, ОГРН, ИНН/КПП

Дата, регистрационный  номер документа

Заголовок 

Уважаемый ____________________________________! 

Сибирская инженерно-техническая компания «Сибинтек» (г. Тула) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.

Заранее благодарим за оказанную помощь. 

По поручению дирекции фирмы «Сибинтек»,

Генеральный директор     В. Г. Иноземцев 

Приложение:

1. Бизнес-план  фирмы «Сибинтек» на --- л. в --- экз.

2. Заявление  фирмы «Сибинтек» в Министерство экономики и финансов РСФСР о выделении квоты на экспорт на 1990 г. --- л. в --- экз.

3. Заявление  фирмы «Сибинтек» в Комитет внешнеэкономических связей РСФСР с просьбой разрешить разовые экспортные операции на 1990 г. --- л. в --- экз.

И.О. Фамилия  исполнителя

Телефон исполнителя

е)

Наименование  организации

Адрес,

номер телефона

Код организации, ОГРН, ИНН/КПП 

СПРАВКА