Контрольна робота з “Спеціальне документознавство”

Формати електронних видань. Якщо в звичній книзі формат характеризує її ширину і висоту, то в електронному виданні формат описує те, яким чином у файлі представлена інформація. В даний час для сучасних і якісних електронних видань використовуються два основні формати, а саме:

· PDF (Portable Document Format), розроблений фірмою Adobe; представляє розвиток і вдосконалення відомого видавничого формату опису сторінок документів Post Script;

· HTML (Hyper Text Markup Language) - гіпертекстова мова розмітки сторінок, за допомогою якого створено велика кількість електронних документів, у тому числі - абсолютна більшість видань, циркулюючих в середовищі Інтернет.

Головна перевага обох форматів полягає в можливості розміщення в тексті видання гіперпосилань, за якими здійснюються швидкі переходи як усередині даного видання, так і в зовнішні, по відношенню до даного, документи. Зокрема, за допомогою гіперпосилання можна зв'язатися з автором чи видавцем електронною поштою, проглянути літературні джерела, на які посилаються в даному виданні, викликати ілюстрацію, яка пояснює значення деякого текстового фрагмента тощо.

9. Класифікації електронних  документів

Підходи до класифікації електронних документів відрізняються  методологічним, концептуальним поглядом на їх сутність: головне в них - технологічна чи змістовна компонента.

Найприйнятнішими  є чотири види класифікації електронних  документів:

- за носієм  інформації (на гнучких магнітних  дисках, магнітооптичних дисках, оптичний  дисках та магнітних стрічках);

- за інформаційною  технологією (різноманітні автоматизовані  системи, банки і бази даних, інформаційно-пошукові та інформаційно-довідкові системи, текстові дані, програми та програмні засоби);

- в залежності  від комплектності (лише файли  на машинному носії, файли на  машинному носії плюс документація  на паперовому чи іншому носії);

- за видами  діяльності організації (проектна, виробнича, комерційна, фінансова,  управлінська тощо).

Крім того, серед  електронних можна виокремити три  групи документів:

- оцифровані  електронні документи;

- сучасні електронні  документи;

- електронні  документи, що є продуктами різних безпаперових технологій (електронна пошта, цифрові фотографії, електронні записні книжки, електронні газеті тощо).

Оцифровані  документи виокремлено в окремий вид електронних документів з огляду на тенденцію до перетворення традиційних документів в цифрову форму. Таким чином, оцифровані документи, хоча й є копіями традиційних документів, однак починають відігравати самостійну роль і набувають важливого значення в житті суспільства.

Оцифровані документи - це документи, отримані в результаті конверсії паперових чи технотронних документів в цифрову форму.

Така конверсія  називається оцифровуванням. Оцифровування - це перетворення документа з традиційної  властивої йому форми в цифрову (комп'ютерну). В комп'ютері оцифрований  документ подається у вигляді файлу.

Найпростіша технологія оцифровування, поширена достатньо  широко, - сканування. Сканування дозволяє перевести ілюстративні, графічні документи, фотографії в електронну форму - в  файли.

Розроблені технології оцифровування звуку і відео. Прикладами оцифровування фоно- і відеодокументів є компакт-диски і лазерні відеодиски.

Сучасні електронні документи - це документи, що функціонують лише в цифровій формі. Такі електронні документи є інформаційними продуктами останніх інформаційних технологій: Інтернет-технологій, WWW-технологій, мультимедіа. Сучасні електронні документи - це інтеграція в єдиний документ:

- вербальної  інформації;

- фото;

- відеофрагментів;

- звуку;

- анімації;

- графіки.

Поєднання кількох  типів інформації (тексту, графіки тощо) означає багатосередовищність, тобто (буквально) мультимедіа. Мультимедійні продукти надають користувачу різноманітну інформацію зазначених видів, поєднану в єдине ціле певною метою. Інтерактивна система мультимедіа використовує комбінацію цих складових, однак додатково знаходиться під контролем користувача й організовує діалог користувач-система.

Мультимедіа продукти дуже поширені на сьогодні і з доступністю  засобів обчислювальної техніки  їх стає все більше. Найпоширенішими  з них є мультимедійні ігри та енциклопедії.

Особливістю сучасних електронних документів є їх багатофайловість, тобто якщо для оцифрованих документів характерне оцифровування документа  в один файл (як правило), то мультимедіа  продукти містять деяку кількість  комп'ютерних файлів. Ця властивість характерна й для Web-сторінок Інтернету.

Сучасні електронні документи мають великий обсяг  і для свого зберігання вимагають  носіїв великої місткості. Найпоширенішими  носіями для мультимедіа продуктів  є оптичні диски CD-ROM, CD-R.

Продуктом безпаперових технологій є, перш за все, електронна пошта. Електрона пошта - це пересилання повідомлень у вигляді файлів телекомунікаційними каналами. Файл може містити повідомлення (лист, статтю тощо), малюнок, фотографію, попередньо оцифровані, а також бази даних тощо.

На сьогодні електронна пошта - один з видів сервісу  як в мережі Інтернет, так і в  інших телекомунікаційних каналах, що найбільш широко використовується.

Документи такого виду швидко наповнюють архіви різних установ та організацій. Зберігання здійснюється на ZIP-дискетах та CD-R.

Іншим різновидом безпаперової технології є цифрове фотографування, що стає все більш популярним. В найближчому майбутньому можливе надходження таких дискет з цифровим фото на державне зберігання.

В якості класифікаційної моделі може бути представлене також ранжування електронних документів в залежності від комбінації метаданих:

- однорангові  електронні документи: документ  складається з одного типу  даних, поєднаних однією структурою, і записаний в один файл  певного формату;

- дворангові  електронні документи: документ  складається з кількох типів  даних, поєднаних однією структурою, і записаний в один файл  певного формату бази даних,  документи, що складаються з  геометричних обєктів;

- трирангові: документ  складається з кількох типів даних, поєднаних кількома структурами, і записаними в один файл певного формату;

- чотирирангові:  документ складається з кількох  типів даних, поєднаних кількома  структурами, і записаними в  кілька файлів спільного формату;

- пятирангові  електронні документи: документ складається з кількох типів даних, поєднаних кількома структурами, і записаними в кілька файлів різних.

Всередині кожного  рангу документи можна поділяти за конкретними технологіями, в межах  яких вони були створені: текстовим  чи графічними процесором, типами СУБД, гіпертекстовими системами тощо.

Використана література

1. Закон України  "Про електронні документи  та електронний документообіг" // Вісн. ДКАУ. - 2003. -№ 1. - 150 с

2. Закон України  "Про інформацію" // Голос України. - 1992. - 13 листопада.№ 6.-125 с

3. Закон України  "Про науково-технічну інформацію" // Голос України. - 1993.-23 липня.

4. ДСТУ 2628-94. Системи  оброблення інформації. Оброблення  тексту. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-01-07. - К.: Держстандарт  України, 1994.-35с.

5. ДСТУ 2737-94. Записування  і відтворення інформації. Терміни  та визначення. - Чинний від 1995-07-01. - К.: Держстандарт України, 1994. -158с.

6. Асеев, Г.Г.  Электронный документооборот[Текст]: Учеб. для студентов вузов культуры  и искусств / Харьк. гос. акад. культуры. - X.: ХГАК, 2000. - 470с.

7. Баласанян,  В. Электронный документооборот  - основа эффективного управления  современным предприятием // Управление  персоналом. [Текст] - 2002. - № 2. - 20 с.

8. Кушнаренко, Н.Н.  Документоведение[Текст]: Учебник. - 3-е изд., стер. - К.: О-во «Знання», КОО, 2001. - 460с. - (Высшее образование XXI века).

9. Мешков, Д.Ю.  Електронний документ[Текст]: обіг, зберігання, використання, законодавчі  аспекти. Досвід ФРН (1990-2000) // Архіви  України.-2001.

10. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство[Текст]: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Прибор, 1995.-246с.

11. Пріб, Г.А. Патентознавство[Текст]: Навч.посібник для дистанційного  навчання / За наук. Ред. С.І. Табачнікова.- К.: Університет «Україна», 2007