Конфидециальное делопроизводство

    Всего подлежит уничтожению __________________________ дел и документов  (прописью). 

    _______________________________________

    (подпись,  инициалы, фамилия лица, составившего акт)

    Одобрено

    Протокол  ПДЭК

    от ________ № ____________  

    Председатель  ПДЭК

    _____________________________    

     (подпись, инициалы, фамилия, дата)   

    Включенные  в акт дела и документы сверены  с записями в протоколе ПДЭК, акте и учетных формах

    ___________________________

    ___________________________

    (подписи,  инициалы, фамилии, дата)  

    Дела  и документы полностью уничтожены путем _________________

    ___________________________

    ___________________________

    (подписи,  инициалы, фамилии, дата)

    Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журнале (карточках) учета документов выделенного хранение и в описях документов дел произведены.

    ___________________________

    (подпись,  инициалы, фамилия, дата) 

    Лишние  экземпляры (копии) документов выделенного хранения, журналы (картотеки) учета конфиденциальных носителей, изданных документов, поступивших пакетов и документов могут включаться в данный акт или уничтожаться без рассмотрения ПДЭК по мере истечения сроков хранения по акту аналогичной формы (с исключением данных, относящихся к делам) без ссылки на протокол ПДЭК и без подписи ее председателя.

    Каждое  дело, каждый документ и учетный  журнал (картотека) вносятся в акт  отдельной позицией и должны соответствовать  данным о них, зафиксированным в  протоколе ПДЭК и учетных формах. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них включается в акт отдельной позицией, а в графе 3 вместо второго и последующих томов пишется: «То же, т______», с добавлением номера тома. При внесении в акт дел, из которых перед уничтожением были изъяты отдельные документы, в графе 6 указывается фактическое оставшееся в деле количество листов.

    Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и учетных журналов (картотек) проверяется соответствие данных акта записям в протоколе ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных листах дел и документов выделенного хранения, в описях документов дела (по документам, изъятым из дела). Листы и учетные карточки просчитываются, сложенные документы разворачиваются. Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших.

    Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем  сжигания или с помощью бумагорезательной  машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.

    После уничтожения производятся отметки  об уничтожении дел и учетных  журналов (картотек) в графе 9 номенклатуры дел, документов выделенного хранения в графах 12-13 журнала учета документов выделенного хранения. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов в дела помещаются справки-заместители. В акте проставление таких отметок подтверждается подписью сотрудника, производившего отметки.

    Составление акта о выделении к уничтожению  дел и документов и проставление в учетных формах отметок об их уничтожении осуществляются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и в их физическом уничтожении, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства или другого подразделения предприятия, имеющий доступ к уничтожаемым делам и документам.

    Четкая  регламентация технологии уничтожения  документов, дел и носителей информации направлена, прежде всего, на исключение любой возможности утраты документов, подмены документов, предназначенных для уничтожения, неполного их уничтожения и последующего восстановления текста и предотвращения других опасностей для конфиденциальной информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение

    Я считаю, что обеспечение информационной безопасности требует решения многочисленных проблем, и их, безусловно, не под силу в одиночку решить ни службе ИТ, ни службе ДОУ, ни какой-либо другой. Только координированная работа всех служб, при понимании и поддержке, как со стороны высшего руководства, так и персонала организации может привести к успеху. Особенно, важна интеграция ИТ и ДОУ в единую службу управления документами и информацией, при этом сотрудники ДОУ должны понимать и активно использовать современные технологии в своей работе, а сотрудники ИТ – лучше относиться к потребностям деловых подразделений организации и к вопросам, связанным с соблюдением законодательных и нормативных требований к документообороту.

    Гарантированное уничтожение электронных документов требует не только физического уничтожения  бумажного документа, а также физического уничтожения носителей этих документов, для чего требуются специальные технические средства.

    По  результатам отбора дел на уничтожение составляется акт на уничтожение. По сути своей – это список разновидностей документов (далее – позиция), предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества (по каждой позиции – отдельно). 

      В акте на уничтожение обязательно  указываются номера статей и  нормативный документ/документы, чаще всего это один из «Перечней документов…» (далее – Перечень), к которому относятся эти статьи. На их основании определялся срок хранения документов. Указываются и годы, за которые отобраны документы (по каждой позиции отдельно).   

      К акту на уничтожение требуется  приложить акт об уничтожении  документов, с указанием общего количества документов и их веса. Без него акт на уничтожение не действителен.

    В заключение следует сказать, что  для обеспечения сохранности  и неразглашения конфиденциальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности. Профессиональное обучение персонала требованиям работы с конфиденциальными документами.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Список использованной литературы

    1. Банасюкевич В.Д. Новый типовой  перечень // Делопроизводство 2001. №1.

    2. Бойко Л.П. Порядок уничтожения документов и последствия их утраты. Журнал «В курсе дела». 13 июля 2006 года.

    3. Быкова Т.А. Правовые требования  к внутренним документам фирмы:  составление и оформление положений  // Секретарское дело 2004. №2

    4. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2001

    5. Кошелева Е.А. Научно-техническая  обработка документов. Кадровое  делопроизводство. 13 октября 2006 года.

    6. Кошелева. Е.А. Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения. "Секретарь-референт" № 9 2003

    7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.: 2003

    8. Основные правила работы архивов  организаций, одобр. Решением  Коллегии Росархива от 06.02.2002

    9. Павлов Г.П. Хранение, сдача в  архив и уничтожение бухгалтерских документов организации. Кадровое делопроизводство. 19 ноября 2004 года.

    10. Храмцовская Н.А. Методы уничтожения  и восстановления бумажных документов. – М.: «Источник-книга», 2003