Компьютерные технологии подготовки документов

Учитывая, что  документирование является лишь средством  достижения целей производства, нужно  так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Вместе с  тем недопустимо преуменьшение  роли документирования, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности.

В последнее  время важнейшим средством документирования стали электронно-вычислительные машины (компьютеры), представляющие собой  комплексы технических средств, предназначенных для автоматического  преобразования информации. За полвека своего существования сменилось уже пять поколений компьютеров, причём от поколения к поколению на порядок и более возрастает их производительность и ёмкость всех запоминающих устройств. В настоящее время наиболее перспективным направлением в деле дальнейшего развития компьютерной техники являются так называемые нейрокомпьютеры. Их архитектура (т.е. устройство, микросхемы) построена аналогично нейронным сетям человеческого мозга. Благодаря этому нейрокомпьютер способен к обучению, может решать задачи без чёткого алгоритма или с огромными потоками информации. По оценке ряда специалистов, уже через 10 лет нейрокомпьютеры могут занять до 90 % рынка компьютерной техники.

Электронно-вычислительные машины обычно разделяют на 4 класса: серверы, рабочие станции, персональные и портативные компьютеры.

Использующиеся  в процессе документирования персональные компьютеры, относящиеся к классу микроЭВМ, появились в 1970-е годы. Персональный компьютер представляет собой центральный системный блок (микропроцессор), к которому подключаются внешние устройства, играющие важную роль в составлении и изготовлении документов. К числу внешних устройств относятся: диалоговые средства пользователя (видеомонитор, устройства речевого ввода-вывода информации), устройства ввода информации (клавиатура, графические планшеты, графические манипуляторы, сенсорные экраны), сканеры (ручные и настольные).

Наиболее распространённым периферийным устройством персонального компьютера является принтер, позволяющий получать твёрдую копию документа из памяти компьютера. Существует три типа принтеров: матричные, струйные и лазерные. А количество их модификаций достигает тысячи. В настоящее время доля матричных принтеров (на рынке сбыта) в процессе создания документов составляет около 8 %, струйных – 57 % и лазерных – 35 %.

Для создания твёрдых  копий, для вывода из памяти компьютера графической информации используются графопостроители (плоттеры), предназначенные главным образом для автоматизированного проектирования. Несколько лет назад появились многофункциональные устройства, объединяющие в одном почти всю основную компьютерную периферию: принтер-копир-сканер, принтер-факс-копир-сканер.

Продолжается  активная работа над созданием компьютерных систем распознавания и текстовой  записи речи. Однако имеющиеся программы такого рода предусматривают их настройку под определённого человека, а качество распознавания даже в идеальных акустических условиях не превышает 80 %81. Сколько-нибудь эффективных русскоязычных программ пока не создано.

Поэтому в настоящее  время в Белоруссии для получения текстовой записи речи используются смешанные технологии с использованием электромеханических и автоматических средств документирования. К числу лучших из них относятся, по мнению специалистов, компьютерный транскрайбер “Цезарь” и компьютерная система синхронного стенографирования “Аллегро”. В частности, система “Аллегро” состоит из соединённых в компьютерную сеть компьютера - звукового сервера, компьютера - менеджера системы и компьютеров – рабочих мест диктофонистов. Звук, записанный на сервер, по команде менеджера распределяется короткими фрагментами на головные телефоны диктофонистов. Последние набирают соответствующие фрагменты текста, которые передаются затем на компьютер менеджера, где компонуются, редактируются менеджером и передаются на печать. Таким образом, группа из 5 диктофонистов может набирать текст со скоростью речи, т.е. синхронно с выступлением.

К числу других достаточно распространённых и перспективных  средств автоматического документирования относятся электронные секретари, имеющие программное обеспечение, память, встроенные текстовые редакторы, а также электронные записные книжки (органайзеры), имеющие вес до 2000г и относящиеся к легчайшей категории портативных компьютеров.

В процессе автоматического документирования важнейшую роль играет программное обеспечение, которое делится на системное (базовое) и прикладное. Существует огромное количество прикладных программ для персональных компьютеров: текстовые редакторы, издательские системы; графические редакторы; информационно-поисковые системы, а также пакеты прикладных программ. В частности, в настоящее время широко используются интегрированные офисные пакеты программ (Microsoft Office Professional for Windows 95, MS Office 97, “Русский офис” и др.), пакеты программ для бухгалтерских расчётов и т.д..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство; М;2001-234с.
2. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство; М;2005-278с.
3. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие; М;2001-229с.

4) Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение; М;1985-453с.

5) Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. ; Ростов на Дону; 2000-473с.

 6) Делопроизводство в Российской Федерации. Сб. норм. Актов; М;2001-653с.

 7) Замыцкова О.И. Делопроизводство; М;1996-123с.

 8) Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база; М;1999-276с.

 9) Иллюстрированный самоучитель по работе с офисными документами; М;1996-234с.

 10) Кирсанова М.В. Современное делопроизводство; М;1999-543с.

 11) Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности; М;1995-266с.

12) Кузнецов И. Н. Делопроизводство; М;1992-145с.

13) Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. Минск; 2009-520с.

 14) Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря; М;1994-432с.