Компьютерные технологии подготовки документов

В настоящее  время разработаны эффективные средства электронной почты для пересылки одноадресных и многоадресных сообщений и документов с учетом категорий срочности их доставки и квитирования получения, а также с соблюдением всех требований по защите информации.

 

 

1.2. Подготовка  текстовых документов с использованием персонального компьютера

 

Подготовка  текстов с использованием компьютерной системы подготовки текстовых документов (СПТД) заключается в последовательном выполнении ряда этапов.

С некоторой  долей условности можно выделить:

- набор текста;

- редактирование введенной информации;

- форматирование (оформление) отдельных структурных элементов будущего документа;

- печать документа;

- сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Каждый этап состоит из множества операций. Набор операций определяется конкретной программой, выбранной для подготовки документа. При работе с текстом обычно происходит многократное чередование операций различных этапов, поэтому отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу подготовки документа.

Так, если при  наборе текста обнаружились ошибки, то прибегают к операциям этапа редактирования. При редактировании (при вставке и замене) производится набор новых фрагментов текста.

Операции оформления возможны как при этапах набора и  редактирования, так и при собственно форматировании.

Набор текста:

При современном  уровне развития компьютерных информационных технологий клавиатура ПК остается основным инструментом ввода текста будущих документов. Набор текста на клавиатуре может производиться с любой скоростью, потерь информации при этом не происходит, возможно, лишь некоторое отставание обработки символов системой подготовки текстов от момента непосредственного вода.

Вводимый текст  располагается в специально отведенной области экрана дисплея — текстовом окне или рабочей области. Остальная часть экрана отводится под служебную область. Размеры этих логических частей (служебной и рабочей) зависят от конкретной программы подготовки текста. Обычно в служебной области присутствует строка статуса, которая содержит полезную для пользователя информацию о режиме работы программы подготовки текста и используется для краткой подсказки о действии программы при выборе того или иного пункта меню.

Место экрана, на котором появляется следующий вводимый символ, т. е. позиция ввода, отмечается специальным знаком — курсором.

В служебной  области всегда помещена информация о текущем положении курсора. Вид курсора зависит от программы, обеспечивающей обработку текста. Обычно это ромб, прямоугольник или знак подчеркивания. Любая система подготовки текстов поддерживает два режима ввода — вставки или замены. Переключение между режимами осуществляется клавишными командами программы, либо командой меню.

Возможность легко  исправить ошибку набора снижает  внимание пользователя и стимулирует высокую скорость набора текста, а, следовательно, увеличивает вероятность набора ошибочных символов. Клавиша «Backspace» удаляет ошибочный символ слева от курсора, клавиша «Delete» удаляет из текста символ, находящийся в позиции курсора, а все символы справа смещаются влево в режиме вставки. Вводимый символ автоматически раздвигает строку при режиме вставки либо заменяет существующий символ в режиме замены.

Если используется текстовый процессор, то существенным является понятие "мягкого" и "жесткого" разделителя. При нажатии на клавишу «Пробел» клавиатуры ПК в текст вносится символ "жестокого" пробела. Кроме этого символа в тексте могут существовать так называемые "мягкие" пробелы, вносимые в текст программой текстового процессора для выравнивания длины строк.

Термин "мягкий" указывает на то, что при необходимости  текстовый процессор удаляет лишние либо вставляет дополнительные "мягкие" пробелы, в отличие от "жестких", которые автоматически в текст не включаются и не изымаются из него. Аналогично можно трактовать понятие "мягкий" и "жесткий" конец строки.

"Жесткий"  признак конца строки создается  при нажатии пользователем клавиши «Enter» для указания конца вводимого абзаца текста, он не может удаляться программой текстового процессора или автоматически менять свое расположение. Признак конца строки не всегда индицируется на экране монитора, но, тем не менее, всегда существует в тексте.

Перевод курсора  на новую строку программой текстового процессора осуществляется автоматически по достижении конца текущей строки, т. е. ввод текста происходит под контролем функции автоматического форматирования.

Когда отведенные для текста строки экрана дисплея  будут заполнены, система подготовки текстов автоматически сдвигает текст. При этом верхняя строка текста исчезает из поля зрения пользователя, а внизу появляется пустая строка для дальнейшего ввода символов. Этот процесс называют прокруткой или скроллингом строк.

При наборе текста на компьютере часто имеют место  нарушения правил набора и размещения текста абзацев, которые, как и ошибки грамматические, недопустимы ни в каком документе.

К часто нарушаемым правилам компьютерного набора можно отнести следующие:

- знаки препинания отбиваются (типографский термин) от предшествующего текста;

- допускается отбивать пробелом только вопросительный знак (?);

- не отбиваются от цифр знаки процент, градус, минута, секунда т. е. 45%, 20°;

- одним пробелом цифры отбиваются от № и §;

- однако при вводе нужно использовать "неразрывный" пробел, который не будет ни растянут при форматировании, ни разорван при переносе;

- дефис пробелами не отбивается; в компьютерном наборе часто неправильно используют дефис вместо тире, потому что знака тире в стандартной раскладке клавиатуры нет;

- тире, наоборот, отбивается пробелом; тире не отбивают пробелом в сочетаниях, имеющих смысл "от" и "до", например 2001—2003 гг.

Во всех перечисленных  случаях отбивка не должна быть больше одного пробела, и на этом пробеле недопустим перенос. Поэтому здесь необходим только "неразрывный" пробел. По этой же причине следует взять за правило ставить именно "неразрывный" пробел после предлога, которым начинается предложение. В результате редакторской правки он может оказаться в конце строки, а правила запрещают заканчивать строку предлогом или союзом, с которого начинается новое предложение.

Наконец, упомянем типичные ошибки, встречающиеся при  использовании сокращений:

- в конце общеупотребительных сокращений кг, т, ц, км точка не ставится;

- сокращения типа "т. д." и "с. г." записываются с пробелом;

- сокращения "и др.", "и т. д.", "и т. п." могут быть применены только в конце предложения, в середине предложения их нужно записывать полностью.

Для выполнения перечисленных правил рекомендуется  следующая культура набора текста:

- там, где нужен пробел, но недопустим перенос на следующую строку, ставить символ "неразрывного" пробела;

- там, где нужен дефис и недопустим перенос на следующую строку, ставить символ "неразрывного" дефиса;

- не отбивать пробелами знаки препинания;

- для набора "правильных" типографских символов можно воспользоваться механизмом макропоследовательностей системы подготовки текста, закрепив за удобной для вас клавишной комбинацией символ, которого нет на клавиатуре.

Вторая группа ошибок набора связана с неправильной расстановкой переносов слов. Системы подготовки текстов используют четыре способа выравнивания текста абзаца при автоматической верстке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и выключка — когда каждая строка абзаца, кроме концевой, выравнивается по правой границе за счет расстановки переносов с последующим равномерным расширением пробелов между словами.

Последний способ наиболее распространен, так как  более всего соответствует удобству чтения и восприятия текста.

Если в документе, изготавливаемом с помощью компьютерной системы подготовки текста, не преследуются специальные цели, например, зафиксировать с помощью рваной правой границы внимание читателя, то абзацы принято выравнивать выключкой.

Если просто (без переносов) выравнивать текст по правой границе, возникает брак, называемый жидкой строкой или зияющими пробелами. Выключка придает тексту более оформленный вид и имеет еще одно важное преимущество: выровненный текст, как правило, содержит больше символов в каждой строке, что уменьшает общее количество строк. Именно поэтому газетный стиль оформления текста использует колонки с выровненным по краям текстом.

В текст документа  программа текстового процессора при  выключке добавляет так называемые "мягкие" пробелы, осуществляется разгонка строк. Термин "мягкие" в данном случае подчеркивает возможность изменения положения пробела самой программой подготовки текста.

Пробелы, задаваемые пользователем в тексте при наборе, программой текстового процессора не могут быть изменены, поэтому они называются "жесткими" пробелами. "Мягкие" пробелы могут сильно увеличить междусловное расстояние и привести к уже упомянутым "жидким" строкам, "дырявости" набора.

Проблема появления "мягких" пробелов и увеличения между- словного промежутка решается расстановкой переносов.

Перенос слов является важной функцией текстового процессора. Целесообразно выполнять перенос слов на завершающей стадии редактирования. При переносе слова разбиваются по слогам, и в них вставляются скрытые символы "мягкого" переноса (так называемые необязательные дефисы).

При необходимости  переноса один из символов "мягкого" переноса разбивает слово на части  с учетом максимально возможного заполнения текущей строки. Таким образом, использование переноса позволяет более плотно компоновать текст на странице.

Существует  две возможности переноса:

- автоматический перенос без контроля разработчика документа;

- принудительный перенос с контролем выполнения переноса пользователем.

При подготовке важных документов рекомендуется использовать принудительный перенос. Программа текстового процессора в этом случае предлагает пользователю свои варианты разбиения слова, окончательное решение о месте переноса принимает пользователь. Если ни один из вариантов не устраивает разработчика документа, он имеет право отказаться от переноса в этом слове.

Напомним, что  в местах нежелательных переносов  слов в словосочетаниях " Windows 2000" употребляется не обычный пробел, а символ "неразрывного" пробела.

Общая рекомендация заключается в использовании "мягкого" переноса, поставленного в месте нужного переноса. В тот момент, когда слово попадет в зону возможного переноса, невидимый специальный символ "мягкого" переноса превратится в реальный правильный знак переноса.

При возникновении  конфликта между вашим "мягким" переносом и неправильным, который автоматически предлагает текстовый процессор, необходимо провести исправление переноса вручную.

Современные правила  орфографии разрешают нарушение  правил переноса при наборе на узкий газетный формат, когда нет технической возможности избежать ошибки. Текстовые процессоры работают в диапазоне широких строк, поэтому данные исключения для них неприменимы.

Базовые функции редактирования текста:

Созданный на этапе  набора текст документа в дальнейшем может подвергаться изменениям. При традиционной технологии изготовления документов с помощью обычной пишущей машинки даже незначительные изменения в тексте приводили к повторной печати если не всего, то значительной части текста документа.

Новая информационная технология использования систем подготовки текстовых документов отделила этап печати документа от его набора и редактирования. Пользователь имеет возможность многократной "шлифовки" текста материала до достижения необходимого уровня качества изложения, не прибегая к печати документа.

Это сокращает  затраты трудовых и материальных ресурсов на подготовку документации. Кроме того, передача текстовых материалов может быть осуществлена не в виде "твердой" (печатной) копии, а в так называемом "электронном" виде.

К основным операциям  редактирования принято относить следующие:

- добавление;

- удаление;

- перемещение;

- копирование фрагмента текста.

К числу операций редактирования можно также отнести  операцию поиска и контекстной замены.

Под фрагментом понимается область текста, указанная (выделенная, маркированная) пользователем. Минимальный размер фрагмента — один символ, максимальный — весь текст документа. Выделение текста является одним из основополагающих принципов работы системы подготовки текстов.

Основная концепция большинства систем этого назначения — "выдели и обработай". Различают строчные, прямоугольные выделенные фрагменты либо цепочки символов. В последнем случае границами выделения служат первый и последний символ в цепочке.