Коммерческая переписка

Официально-деловому стилю  присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• 1.2 Классификация деловых писем

 

 

В научной литературе существует несколько видов класси-фикации официально-деловой переписки, в основе которых лежат различные классификационные признаки.

По тематическому принципу деловые письма делятся на деловые и коммерческие (письма, с помощью которых заключаются и выполняются коммерческие сделки от имени юридических лиц; письма о сбыте продукции, предоставлении услуг (письма-предложения, письма-ответы)). Все остальные письма - деловые, с помощью которых решаются управленческие и правовые проблемы, а также устанавливаются деловые связи.

Разновидности деловых писем  отражают многообразие вопросов и проблем  в деловой сфере.

По функциональному признаку деловые письма делятся инициативные (требующие обязательного ответа и не требующие такового) и письма-ответы.

Обязательного ответа требуют  коммерческие инициативные письма (письмо-запрос, письмо-предложение, рекламация).

Из деловых писем требуют  ответа письма-просьбы, письма-обращения.

Не требуют ответа: письмо-предупреждение, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, письмо-извещение, заявление, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, благодарность, письмо-сообщение, приглашение, рекламное  письмо.

По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных ин-станций (организаций).

По форме отправления можно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением электронную почту, факсимильную связь, телетайпную и телеграфную связь.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

Регламентированные  письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

Нерегламентированные  письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие.

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой  текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Однако было бы неверно  полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов  стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные  письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т.п.

По композиционному признаку различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии -- гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо -- письмо-приглашение; извинение за нарушение договоренности -- письмо-извинение и т. д. Многоаспектным (многоцелевым) считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты -- просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем и т. д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2 Оформление делового письма

 

1.1 Основные части делового письма.

 

 

Основными частями международного делового письма являются:

1. Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица
2. Ссылки и дата
3. Внутренний адрес
4. Приветствие
5. Основная часть письма
6. Заключительные фразы
7. Подпись

Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она  обычно содержит название фирмы и  почтовый адрес. Как дополнение может  указываться номер телефона факс, телекс и телеграфный адрес(они могут быть и внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется указать и определенную дополнительную информацию (имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации, ...). Многие шапки имеют специальное место оставленное для ссылок. Также некоторые шапки могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.

Ссылка состоит из инициалов  диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего, номер дела и т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется тот способ, который принят в той стране, куда направляется письмо. Различают три основных формата:

1. День, месяц, год - британский стандарт;
2. Месяц, день, год - американский стандарт;
3. Год, месяц, день - вариант ISO.(будет использоваться в работе)

Внутренний адрес состоит  из имен адресата и почтового адреса

Каждая фирма имеет  свое определенное название. Частные  фирмы могут быть зарегистрированы под именем собственника или под  нарицательным именем. Товарищества с ограниченной ответственностью обычно содержат в своем названии имена  владельцев и сокращение Ltd. Американские корпорации имеют в своем названии сокращение Corp, Inc или Co.  Pte. Ltd - сокращение, используемое в частными компаниями с ограниченной ответственностью во Франции.

Почтовый адрес обычно состоит из номера улицы и дома; местности; названия округа, провинции; почтового кода. В зарубежной переписке  необходимо прибавлять и название страны в которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо отправляется на временный адрес, используют маркер до востребования. Почтовый адрес также может содержать инструкции почте и/или адресату.

Основная часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает  одну страницу. Если размер сообщения  больше, то оно продолжается на новом  листе.

Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и как правило специфично для каждой страны. Во Франции как правило используется обращение Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.

Подпись может ставиться  только теми лицами, которые это  делать уполномочены. Этим полномочием  наделены владелец компании, официальные  лица компании и служащие, которым  это полномочие было передано. Поскольку  подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой  подписью. Название фирмы ставится под подписью.

 

1.2 Дополнительные части делового письма.

Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные:

1. Вниманию конкретного лица;
2. Краткое содержание письма;
3. Приложение и копии;
4. Постскриптум;
5. Заглавие листа продолжения;

Маркер вниманию конкретного лица применяется когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом “вниманию”.

Суть письма для удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.

Когда письмо отсылается с приложениями или копиями это должно быть отражено в нижнем левом углу листа. Как правило используется слово “копия(и)” за которым следует перечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив  той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма ставится слово “приложение(я)” с последующим их перечислением.

Постскриптум, напечатанный в нижней части письма добавляется для сообщения читающему чего-либо произошедшего в последнюю минуту или для того чтобы подчеркнуть какой-нибудь важный аспект.

Заглавие листа  продолжения содержит имя адресата, дату и номер страницы. Расположение зависит от компоновки письма.