Классификация документов и дел в архиве

 

- номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

 

- корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

 

- географического;

 

- авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

 

Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно  по тем признакам, применение которых  окажется наиболее целесообразным.

Сочетание структурного и хронологического признаков  дает следующие варианты схемы систематизации архивного фонда: хронологически - структурный  и структурно - хронологический.

Хронологически - структурная схема систематизации применяется для систематизации дел в фонде действующей организации  с учетом дальнейшего пополнения документов этого фонда и ликвидированных  организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации дел по хронологически - структурной  схеме они группируются в фонде прежде всего по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

Структурно - хронологическая схема систематизации архивного фонда применяется  для систематизации дел в фонде  организации, имевшей стабильную структуру. При систематизации дел по структурно - хронологической схеме они группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.

При систематизации дел фонда организации с часто  менявшейся структурой применяются  хронологически - функциональная или  функционально - хронологическая схемы  систематизации архивного фонда.

 

При систематизации дел по хронологически - функциональной схеме группировка происходит вначале  по хронологическому признаку, а затем  по функциям (видам, направлениям) деятельности фондообразователя. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и т.д.) или по классификатору организации.

 

При систематизации дел по функционально - хронологической  схеме дела группируются вначале  по функциям деятельности фондообразователя, а затем - по хронологическому признаку.

Хронологически - тематическая или тематически - хронологическая  схемы архивного фонда применяются  при систематизации дел небольших  по объему фондов, а также отдельных  коллекций. Тематические группы дел  располагаются по значимости намеченных тем.

Хронологически - номинальная и номинально - хронологическая  схемы систематизации архивного  фонда применяются для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

 

При выборе классификационных признаков для  проведения группировки дел в  пределах подгрупп учитывается значение того или иного признака для отражения  делопроизводственной и смысловой  связи между делами конкретного  архивного фонда, а также для  создания наиболее удобной в целях  использования документов системы  их организации.

 

Документы по личному составу, как правило, выделяются в особую группу, систематизируются  обособленно и включаются в отдельную  опись.

 

Архивные  фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, в его пределах располагаются  по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д.

 

В пределах каждого архивного фонда, вошедшего  в объединенный архивный фонд, могут  применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности конкретной организации, составом и  объемом ее документов, при этом для фондов однородных организаций  используются одинаковые схемы систематизации.

 

Дела каждого  фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, включаются в отдельную  опись или составляют самостоятельный  раздел описи дел объединенного  архивного фонда.

 

Систематизация  документов коллекции определяется ее тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (или разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с последующим расположением  групп в алфавитном порядке названий организаций (фамилий авторов).

В пределах коллекции документов, созданной  по тематическому признаку, могут  быть образованы группы по более узким  темам или вопросам, расположенные  в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы  могут объединяться по разным признакам, исходя из объема и состава документов.

 

При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

 

- дела относятся  к тому году, в котором они  начаты делопроизводством или  в котором поступили в данную  организацию (структурное подразделение)  для продолжения делопроизводством;

 

- планы, отчеты, сметы и документы к ним  относятся к тому году, на который  или за который они составлены, независимо от времени их составления;  перспективные планы относятся  к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему  году отчетного периода;

 

- дела, начатые  делопроизводством в одном подразделении  и переданные для продолжения  в другое подразделение, относятся  к тому подразделению, в котором  они были закончены делопроизводством;

 

- в пределах  года или хронологического периода  дела структурных подразделений  располагаются по значимости  этих подразделений.

 

Принадлежность  дела к какому-либо структурному подразделению  устанавливается по названию структурного подразделения, индексам, присвоенным  структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

 

При расположении дел по хронологии необходимо помещать вначале дела, датированные числом, месяцем и годом, затем - дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.

 

Если  окажется несколько дел, имеющих  одну и ту же начальную дату, первыми  следует помещать те дела, которые  имеют более ранние конечные даты документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Архив играет важную роль в нашей жизни. Так как при необходимости можно пойти в архив и тебе найдут любую интересующую информацию. Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т. е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованной литературы

 

1. http://www.bestreferat.ru/referat-103863.html
2. http://www.zakonprost.ru/content/base/part/257660
3. http://www.bestpravo.ru/sssr/gn-pravo/y2b.htm
4. Вигера А.М. Секретарское дело.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

ОПИСЬ № 1

на хранение

 

 

№	№ Дела	Заголовок	Крайние даты		Количество листов
			Начато	Окончено

 

Приложение 2

Наименование организации

Журнал

регистрации выданных копий, выписок,

справок, тематических материалов

 

№ п/п	Автор запроса, исх. №, дата, адрес, телефон	Дата  и регистрационный номер	Содержание  запроса	Название выданного документа (копия, выписка, справка и др.)	Дата  и регистрационный номервыданно-го документа	Расписка  в получении или дата отправки	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ

документов ед. хр. №__________________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5	6

 

Итого__________________________________документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи_________________________

(цифрами и прописью)

 

Наименование должности  лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела             Подпись  Расшифровка подписи

Приложение 4

Наименование организации

 

 

КАРТОЧКА  ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Фамилия

________________________________________________________________________

Имя__________________________Отчество___________________________________

Место работы (учебы) и должность__________________________________________

________________________________________________________________________

Организация, направившая пользователя, ее адрес_____________________________

________________________________________________________________________

Образование_____________________________________________________________

Ученая степень, звание____________________________________________________

Тема и хронологические рамки  исследования__________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Место жительства_________________________________________________________

________________________________________________________________________

Телефоны:_______________(домашний);______________(служебный)____________

Серия и № документа, удостоверяющего  личность_____________________________

________________________________________________________________________

 

 

С правилами  работы пользователей в читальных  залах государственных архивов  Российской Федерации ознакомился(ась), обязуюсь их выполнить

 

Дата____________________

Подпись_______________