Как пройти испытательный срок секретарю

12

Введение

Работодатели все чаще используют при оформлении трудовых отношений с работниками условие об испытательном сроке, мотивируя это одним из способов защиты от недобросовестных работников и ошибочно считая, что увольнение работника, как не выдержавшего испытательный срок, позволит без проблем уволить «не пришедшегося ко двору» работника.

Условие об испытании работника не является обязательным, оно может быть установлено в качестве дополнительного условия при заключении трудового договора только по соглашению сторон[1].

Условие об испытании (испытательном сроке) должно быть указано в трудовом договоре. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания.

На  период испытательного срока на работника распространяются нормы трудового законодательства,  локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения.

По общим нормам трудового права срок испытания не может превышать трех месяцев[2].

Для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций  установлен иной максимальный испытательный срок -  шесть месяцев.

При этом следует учитывать, что в срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе.

Законодательно определен основной круг работников, которым испытательный срок  при приеме на работу не устанавливается:

·        лица, поступающие на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности;

·        беременные женщины и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет;

·        лица, не достигшие возраста восемнадцати лет;

·        лица, окончившие образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающие на работу по полученной специальности в течение одного года со дня окончания образовательного учреждения;

·        лица, избранные на выборную должность на оплачиваемую работу;

·        лица, заключающие трудовой договор на срок до двух месяцев;

·        лица, приглашенные на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями.

Продолжительность испытательного срока варьируется от нескольких недель до трех месяцев. И все это время вы находитесь в зоне пристального внимания. Каждый ваш промах возводится в превосходную степень, а успехи часто остаются незамеченными. С этим нужно смириться и по этому поводу не расстраиваться.
 

1. Первый день работы

Перед выходом на работу следует проверить, все ли вы взяли:

-    паспорт или удостоверение личности (если вход на фирму по пропускам);

-    ручку и блокнот или ежедневник (чтобы с первой минуты не просить ничего у сотрудников);

-   туфли (сменная обувь у секретаря в офисе должна быть всегда);

-   учебники по секретарским дисциплинам (делопроизводство, подсказка для работы на компьютере, орфографический словарь и т.д.);

-   что-нибудь перекусить (в этот день у вас может не хватить времени на обед);

- лекарства (на всякий случай, ведь предстоит напряженный день, и может элементарно разболеться голова).

Очень важно в этот день не опоздать!
         

Новый сотрудник всегда является объектом повышенного внимания. Состояние не очень приятное, но от этого никуда не деться. Нужно больше улыбаться, стараться каждому сказать доброе слово, чтобы расположить к себе коллег.

Начать свой первый рабочий день желательно с вводной беседы со своим непосредственным начальником. Причем сразу же нужно взять себе за правило входить в кабинет руководителя с блокнотом и ручкой, чтобы записывать все его задания и пожелания.

В ходе вводной беседы необходимо выяснить:

- как представлять фирму по телефону (по этикету принято сначала назвать фирму, а затем поздороваться, на практике многие руководители в целях безопасности не разрешают называть фирму);

- какова фактическая иерархия сотрудников в фирме (нужно ли выполнять поручения других сотрудников и в какой очередности);

- как производить фильтрацию телефонных звонков (с кем соединять в любое время, с кем – никогда и т.д.);

- какой порядок приема посетителей (кто вхож в кабинет руководителя без доклада, часы приема по личным вопросам и т.п.);

- каков «ритуал» подачи чая-кофе (что и когда предпочитает руководитель, и в каких случаях предлагать чашку чая или кофе посетителю);

- какие конкретно задания и поручения есть на сегодняшний день;

- в особо тактичной манере узнайте, когда заканчивается ваш рабочий день (в четко установленное время или после ухода руководителя).

По окончании беседы нужно поинтересоваться, представят ли вас официально всем сотрудникам или это произойдет в рабочем порядке. Во время знакомства с коллегами не нужно забывать улыбаться и после слов: «Очень приятно», — записать в блокнот полностью фамилию, имя, отчество и должность представляемого сотрудника.

1.1. Передача дел

Скорее всего, новому работнику будут передавать дела. Если предшественник уходит «с легким сердцем» (на повышение или по собственному желанию), то можно считать, что вам повезло и вы можете рассчитывать на помощь, получив максимум информации, которая поможет в дальнейшей работе. На помощь же обиженного сотрудника рассчитывать не приходится. В состоянии раздражения он может сказать много нелестного о фирме в целом и о своем шефе. Мысленно усомнитесь в объективности этой информации. Как можно быстрее в доброжелательной манере примите дела, чтобы не затягивать неприятную процедуру.

Как бы не велись дела секретарем до вас, не делайте критических замечаний и не пытайтесь в ее присутствии вносить тут же какие-либо изменения. У вас для этого будет достаточно времени. Единственно, что нужно сделать сразу – это отмыть грязные чайные и кофейные чашки (если они достались вам не в лучшем состоянии) и порадовать этим своего руководителя.
                 В первый день и всегда не теряйте рабочее время зря:

-   познакомьтесь с документами;

- посмотрите чего не хватает из канцелярских принадлежностей – набросайте список;

- разберитесь с новой для вас оргтехникой;

- можно полистать учебники, связанные с профессией секретаря (по английскому языку, делопроизводству, компьютерной программе и т.п.).

  В некоторых фирмах на обеденный перерыв отведено строго определенное время. Это тот момент рабочего дня, когда вы можете встретиться с другими сотрудниками в непринужденной обстановке. Невольно вы будете вовлечены в раз­говоры о внутренних делах фирмы. Примите полученную информацию к сведению, но не проявляйте повышенного интереса, и тем более не выспрашивайте. Возможно, вам будут задавать вопросы личного характера – не давайте о себе лишней информации.
Но как бы ни сложился этот день, не делайте скоропалительных выводов. В конце рабочего дня не постесняйтесь сказать хорошие слова о фирме и поблагодарить сотрудников и руководителя за помощь и моральную поддержку в такой трудный для вас день. Это хороший задел на будущее.

2. Первая рабочая неделя

            Первую рабочую неделю нужно использовать для того, чтобы привыкнуть к обстановке и вникнуть в суть дела. Принимайте все как есть, не вносите никаких кардинальных изменений.

Обычно секретарь выполняет машинописные работы, как на русском, так и на иностранном языке, поэтому вам понадобятся орфографический и иностранные словари. Документ, составленный с грамматическими ошибками – это аргумент против вас при подведении итогов испытательного срока. Пока принесите словари из дома. А, утвердившись на работе, в дальнейшем добейтесь, чтобы фирма приобрела не только словари, но и необходимую справочную литературу.

Обязанности секретаря очень разнообразны. Придется постоянно следить за чистотой и порядком вашего рабочего места и в кабинете руководителя. Не стоит ждать, пока придет уборщица и протрет телефонную

трубку, смахнет пыль с монитора и т.д. Любая женщина, вне зависимости от ее профессии, не должна сидеть за пыльным столом и работать на грязной технике.

В перерывах между переводом факсов и ответами по телефону пройдитесь влажной салфеткой по мебели и технике. Этим вы не только наведете чистоту, сохраните здоровье, т.к. не будете дышать пылью, но и зарекомендуете себя аккуратным, чистоплотным человеком.

Очень хочется с первых же дней расположить к себе коллег. Язык не поворачивается отказать в такой мелочи, как принести чашку чая. Будьте осторожны, это может быстро войти у них в привычку, и ваша работа сведется в основном к мытью чашек. Если установится такая «добрая» традиция, то вините в этом только себя. Свои прямые обязанности вам придется выполнять только после окончания дня сотрудников. Так ваш рабочий день может превратиться в ненормированный.

Одна из особенностей профессии секретаря – ненормированный рабочий день. Секретарь должен приходить за 15 минут до начала рабочего дня, а уходить через 5 минут после ухода шефа. А если руководитель фирмы имеет обыкновение задерживаться на работе до 22-23 часов? Работать ежедневно допоздна очень трудно. Можно по-разному подойти к решению этой проблемы. Некоторые безропотно сидят в офисе и накапливают усталость и раздражение. Иные ставят вопрос ребром: «В соответствии с Трудовым кодексом у нас восьмичасовой рабочий день. В 18.00, максимум в 18.30 я буду уходить!» Навряд- ли после этих заявлений их оставят в фирме.

Попытайтесь договориться со своим руководителем так: нет срочной работы — значит, можно уйти по окончании рабочего дня, зачем маяться от скуки в приемной. Но будьте готовы, если надо посидеть подольше, выполнить не предусмотренную работу.

По окончании первой недели, когда ваш шеф будет пребывать в благодушном настроении, выберите свободную минуту и проведите «разведывательную» беседу. Хорошо начать ее с комплиментов руководителю, фирме и коллективу. Подчеркните, что вам работается хорошо и спокойно. Поинтересуйтесь, какие замечания и пожелания есть у руководителя по поводу вашей работы. Запишите их в его присутствии. Такая беседа позволит определить тактику поведения с новым руководителем в будущем: либо по каждому поводу спрашивать его мнение и разрешение, либо действовать самостоятельно в рамках своих обязанностей.
Можно обратиться к шефу за разрешением переставить мебель или оргтехнику в приемной. Можно представить небольшой список канцелярских товаров, которые, на ваш взгляд, необходимы в работе. Попробуйте предложить внести изменения (вначале незначительные) в ведение делопроизводства фирмы (поменять папки, систематизировать докумен-
ты и т.п.). Если руководитель не будет возражать и скажет: «Тебе виднее. Делай, как считаешь нужным»,— это будет означать для вас определенную свободу действий. Но будьте осторожны, злоупотреблять этим нельзя! Если же шеф насторожился и сказал: «Я подумаю…», — то впредь каждый свой шаг нужно с ним оговаривать. Проанализируйте после беседы замечания и пожелания вашего руководителя и учтите их в дальнейшем. Ваша работа должна приобретать все более осмысленный и творческий характер. Приведите всю документацию в порядок, полностью наладьте свой профессиональный быт – четко знайте, где что находится, чтобы не тратить время на поиски.

Приемная — это центр офиса и, естественно, что к секретарю с первых дней начинает поступать различная информация, сотрудники обращаются с просьбами. Вы вступаете во взаимоотношения с коллективом. Не участвуйте в пересудах и сплетнях, не передавайте другим полученную информацию.
Не дайте втянуть себя ни в одну коалицию. Вы пока для всех чужая, мало кто встанет на вашу защиту, если вы совершите необдуманный поступок или оброните неверное слово.

3. Окончание испытательного срока

Во время испытательного срока не только вас выбирают, но и вы проверяете себя на совместимость с новой обстановкой. Если вы пришли к выводу, что это не ваше место, то советуем вам не заявлять о своем решении уволиться до получения зарплаты.

Независимо от продолжительности испытательного срока если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание. В этом случае последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях.

Если все хорошо, испытательный срок подошел к концу, и вы хотели бы остаться работать в этой фирме, то вам предстоит еще раз поговорить с руководителем. Подготовьте краткую информацию-отчет об исполняемых вами обязанностях, выполненных делах и поручениях, дополнительной работе, которую вы провели за это время. Схема беседы с руководителем всегда строится по одному принципу:

- хорошо отозваться о фирме и руководителе;

- подчеркнуть, что вам нравится здесь работать;

- спросить, есть ли замечания;

- выступить со своими предложениями.

В случае положительной оценки руководителем вашей работы во время испытательного срока задавайте волнующий вас вопрос: «Я могу считать себя постоянным сотрудником фирмы?».

Увидев улыбку на лице руководителя, можно рискнуть и спросить: «Значит, можно рассчитывать на обещанное повышение зарплаты?».

4. Неудовлетворительный результат испытания

При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником. При этом работодатель обязан  предупредить его об этом в письменной форме не позднее, чем за три дня с указанием оснований для признания этого работника не выдержавшим испытательный срок. Расторжение трудового договора производится без выплаты выходного пособия.