Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

службы делопроизводства организации       Подпись          Расшифровка подписи 

Дата 

Виза зав. ведомственным  архивом 

(лица, ответственного  за архив) 

ОДОБРЕНО 

Протокол заседания 

Экспертной комиссии организации 

от «__» __________200_ года №___

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в ____ году в организацииПо срокам хранения Всего В том числе:

переходящих с отметкой «ЭПК»

1 2 3 4

Постоянного   

временного (свыше 10 лет)   

временного (до 10 лет включительно)   

Итого:    
 

Наименование  должности руководителя 

службы делопроизводства организации       Подпись          Расшифровка подписи 

Дата 

Итоговые сведения переданы в архив организации 

Наименование  должности 

передавшего сведения                         Подпись                   Расшифровка подписи 

Дата 

Обратите внимание! 

В том случае, если организация сдает документы  на государственное хранение, требуется  согласование номенклатуры дел с  Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива. 

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке. 

Для удобства использования  номенклатура дел, как правило, составляется в нескольких экземплярах, для каждого  структурного подразделения и лица, ответственного за архив. 

Согласно пункту 3.4.6 «Основных правил работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. 

Номенклатура  дел пересоставляется и согласовывается  заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года. 

Текущее хранение документов определяется не только понятием номенклатуры дел, но и формированием дел. 

Документы, которые  не находятся на руках у исполнителей, при их хранении группируются так, чтобы  можно было быстро найти нужный документ и информацию. Эта процедура называется «формированием дела». 

В соответствии с пунктом 72 ГОСТ Р 51141-98 формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию. 

Основные требования к формированию и оформлению дел  изложены в следующих документах: 

- Приказ Главного  архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные положения.  Общие требования к документам  и службам документационного  обеспечения»; 

- «Основные правила  работы архивов организаций», одобренных  решением Коллегии Росархива  от 6 февраля 2002 года. 

Согласно Государственной  системе документационного обеспечения  управления (далее – ГСДОУ) формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов или децентрализовано. Основой формирования дел является номенклатура дел организации или ее подразделений. 

Формирование  дел происходит следующим образом: 

1. помещение  документов (только исполненных  документов) в дело, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела; 

2. расположение  документов внутри дела в определенной  последовательности (хронологической  или по алфавиту). 

При формировании дел необходимо соблюдать следующие  требования, закрепленные в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года: 

- Документы постоянного  и временного хранения необходимо  группировать в отдельные дела. 

- Включать в  дело по одному экземпляру  каждого документа. 

- Группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; в том числе личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации и другие. 

- Дело должно  содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. 

- В дело помещают  документы, которые по своему  содержанию соответствуют заголовку  дела, при этом запрещается группировать  в дела черновые и дублетные  экземпляры документов (за исключением  особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. 

- Внутри дела  документы должны быть расположены  так, чтобы они по своему  содержанию последовательно освещали  определенные вопросы. При этом  документы располагаются в хронологическом  порядке (входящие - по датам поступления,  исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Хронологическая последовательность расположения документов начинается от более ранних по датам документов и заканчивается более поздними датами. 

- Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. 

- Приказы по  основной деятельности группируются  отдельно от приказов по личному составу. 

- Приказы по  личному составу группируются  в дела в соответствии с  установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах  документов приказы по личному  составу, касающиеся различных  сторон деятельности организации  (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и так далее), группировать в отдельные дела. 

- Документы в  личных делах располагаются в  хронологическом порядке по мере  их поступления. 

- Лицевые счета  рабочих и служащих по заработной  плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. 

- Предложения,  заявления и жалобы граждан  по вопросам работы организации  и все документы по их рассмотрению  и исполнению группируются отдельно  от заявлений граждан по личным  вопросам. 

- Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 

Заголовок дела является важным элементом систематизации документов, их поиска и последующей  работы с делами. 

Согласно пункту 6.1.13. Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» заголовок дела должен состоять из элементов располагаемых в следующей последовательности: 

·   название вида дела (переписка, журнал и так  далее) или разновидности документов (протоколы, приказы и так далее); 

·   название организации или структурного подразделения (автор документа); 

·   название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); 

·   краткое  содержание документов дела; 

·   название местности (территории), с которой  связано содержание документов дела; 

·   даты (период), к которым относятся документы  дела. 

Эти сведения, а  также индекс дела должны быть отражены на обложке каждого дела. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел и является адресом хранения дела, его поисковым признаком. 

Общие требования к заголовкам дел таковы: 

- Заголовки дел  формируются на основе определений  документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. 

- Не допускается  употребление в заголовке дела  неконкретных формулировок («разные  материалы», «общая переписка», и  так далее), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. 

- Заголовки дел  по вопросам, не разрешенным в  течение одного года, являются  «переходящим» и вносятся в  номенклатуру дел следующего  года с тем же индексом. 

Заголовки дел  могут уточняться в процессе формирования оформления дел. 

Кроме формирования дела существует также процедура  его оформления, которая проводится по установленным правилам. Далее  этот вопрос будет рассмотрен более  подробно. 

Последующее хранение кадровых документов. 

Экспертиза ценности документов. 

Подготовка документов к последующему хранению и использованию  является завершающим этапом делопроизводственного  процесса кадровой службы и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и  описание дел, составление актов  о выделении к уничтожению документов и передачу их в архив организации или на государственное хранение. 

«Экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное  хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев». 

(пункт 95 ГОСТ Р 51141-98). 

Как правило, обязанность  сдавать документы в государственные  архивы, возложена на государственные  и муниципальные организации. Однако некоторые негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие  соглашения, также должны это делать. 

Для организации  и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное  хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в  проведении экспертизы в министерствах  и ведомствах создаются постоянно  действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). 

Экспертная комиссия действует на основании утвержденного  руководителем организации Положения  о постоянно действующей экспертной комиссии. Для облегчения разработки собственного Положения о постоянно действующей экспертной комиссии можно воспользоваться «Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденным Приказом Росархива от 19 января 1995 года №2. 

Основными задачами экспертной комиссии являются: 

1.   Организация  и проведение экспертизы ценности  документов на стадии делопроизводства  при составлении номенклатуры  дел и формировании дел. 

2.   Организация  и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению. 

3.   Организация  и проведение отбора и подготовки  документов к передаче на государственное  хранение. 

Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. 

Экспертная комиссия является совещательным органом. Её решения утверждаются руководителем  организации. 

Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться, Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года №552 «Об утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации», приказами Федерального архивного агентства Российской Федерации, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел организации.