Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

      ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 3 года 

      з) выдачи командировочных удостоверений 5 лет  
 

Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года (графа №3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают. 

Все документы  по личному составу должны обязательно  сдаваться в архив организации. 

Таким образом, алгоритм действий коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов, в том числе кадровых документов является следующем: 

- проверка требований  нормативных правовых актов, установивших  сроки хранения конкретных видов  документов; 

- хранение документов; 

- для организаций  - источников комплектования - по  истечении сроков хранения проведение  совместно с уполномоченным органом  государственной власти субъекта  Российской Федерации в области  архивного дела, Госархивом экспертизы  ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; 

- хранение документов  Архивного фонда Российской Федерации  либо передача их на хранение  в государственный или муниципальный  архив, библиотеку, музей или в  организацию Российской академии наук; 

- архивные документы,  которые не были включены в  состав документов Архивного  фонда Российской Федерации, по  истечении сроков хранения подлежат  уничтожению либо хранению в  архиве организации в соответствии  с требованиями корпоративного законодательства (например, для акционерных обществ хранение документов регламентировано Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов» и Федеральным законом от 26 декабря 1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах») или локальными нормативными актами; 

- для организаций,  которые не являются источниками  комплектования, по истечении временных  сроков хранения архивные документы  подлежат экспертизе и могут быть уничтожены либо хранится в архиве организации. 

Номенклатура  дел и формирование дел для  текущего хранения кадровых документов. 

Эффективность организации текущего хранения кадровых документов во многом определяется номенклатурой  дел. Согласно пункту 75 ГОСТ Р 51141-98: 

«Номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке». 

В соответствии с пунктом 71 ГОСТ Р 51141-98: 

«Дело: Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку». 

Основными задачами составления номенклатуры дел являются: 

- оптимальные  группировка документов и формирование  дел; 

- определение  сроков хранения документов; 

- основа для  составления описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения; 

- обеспечение  быстрого и эффективного поиска  документов в процессе работы  с ними. 

В соответствии с пунктом 3.4. «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года можно выделить следующие разновидности номенклатуры дел: 

- типовые номенклатуры  дел; 

- примерные номенклатуры  дел; 

- индивидуальная номенклатура дел конкретной организации; 

- сводная номенклатура  дел организации; 

- номенклатура  дел структурного подразделения. 

О значении типовой, примерной и индивидуальной номенклатурах  дел говорится в «Основных  правилах работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года: 

«Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых  в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. 

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер» (пункт 3.4.4.). 

«Типовые и  примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел» (пункт 3.4.5.). 

Сводная номенклатура дел организации составляется на основании номенклатур дел структурных  подразделений, разработанных по аналогичной  форме. 

Номенклатура  дел структурного подразделения  составляется сотрудником подразделения, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом или с экспертной комиссией организации, подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации. 

Согласно «Основным  правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. 

При составлении  номенклатуры дел следует руководствоваться  учредительными документами, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. 

Учитывая положения  Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» графы номенклатур дел заполняются следующим образом. 

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого  дела, включенного в номенклатуру. 

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит  из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе, с добавлением «т. 1», «т. 2» и так далее. 

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять  одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных  подразделений; для переходящих  дел индекс сохраняется. 

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). 

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме  отражать основное содержание и состав документов дела. 

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения. 

Рекомендуем для  отдела кадров вести следующую номенклатуру дел: 

1.   Нормативно-правовые  акты, регулирующие работу отдела  кадров. 

2.   Штатное  расписание. 

3.   Положение  об отделе кадров. 

4.   Документы по подготовке и переподготовке работников, повышению квалификации, планы, программы и так далее. 

5.   Переписка  с другими организациями по  вопросам повышения профессиональной  квалификации, поиска кадров и  так далее. 

6.   Приказы  о приеме, увольнении работников. 

7.   Приказы  о поощрениях, применении дисциплинарных  взысканий. 

8.   Приказы  о командировании. 

9.   Приказы  о переводе на другую работу, повышении в должности. 

10. График отпусков. 

11. Должностные  инструкции работников организации. 

12. Трудовые договоры. 

13. Договоры о  полной материальной ответственности. 

14. Табель учета  рабочего времени. 

15. Картотека  личных дел работников. 

16. Картотека  трудовых книжек. 

17. Картотека  личных карточек работников (форма  №Т-2, №Т-2ГС(МС)). 

18. Картотека  актов (к выделению на уничтожение  документов, о приемке-передаче дел  и другие). 

19. Журнал учета  приема, перевода, увольнения работников. 

20. Журнал учета  выдачи командировочных удостоверений. 

21. Журнал учета  военнообязанных. 

22. Журнал учета приказов по личному составу (Можно рекомендовать выделить Журнал учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет и Журнал учета других кадровых приказов). 

23. Журнал учета  личных дел, личных карточек, трудовых договоров. 

24. Журнал учета  выдачи трудовых книжек и вкладышей  к ним. 

25. Журнал учета  личных заявлений работников. 

26. Журнал учета  выдачи справок о заработной  плате, стаже, месте работы  и так далее. 

В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется  по окончании календарного года. 

В графе 4 указываются  срок хранения дела, номера статей по перечню (Перечень типовых управленческих документов), а при его отсутствии - по типовой  или примерной номенклатуре дел. 

В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и другие. 

По окончании  делопроизводственного года в конце  номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), по разделам постоянного и  временного хранения: свыше 10 лет и  до 10 лет включительно. 

Далее приведена  примерная форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение. 

Наименование  организации 

НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ                                                      УТВЕРЖДАЮ 

_________№____                                                             Наименование должности 

                                                                                          руководителя организации 

_________________________                                        Подпись      Расшифровка 

(место составления)                                                                          подписи 

на ____ год                                                                       Дата 

______________________________________________________________________

Название разделаИндекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню Примечание

1 2 3 4 5

03-16 График отпусков 1 1 год 

03-17 Должностные инструкции работников организации  постоянно  
 

Наименование  должности руководителя