Содержание  «Общего учреждения министерств» свидетельствует  о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта  делопроизводственной деятельности: формы документов, движение документов и дел («порядок течения дел»), понимая, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или «производства дел» (используя современную терминологию, — процесс принятия управленческих решений). Регламентация министерского делопроизводства в «Общем учреждении министерств» давалась как «образ» (порядок) производства дел, включающий порядок вступления дел, движение (или производство) дел, отправку дел, ревизию дел, отчетность в делах.

       Категории дел

       Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие  дела- донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела - дела, «не терпящие времени», или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.

       Первоначально в министерском делопроизводстве преобладал «коллежский» порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения «слово в слово» всех предыдущих документов.

       С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился новый порядок изложения  дела в форме краткой записки - изложения только самого существа вопроса, основными инструментами канцелярии были перо и бумага, а единственной системой регистрации — журнальная.

       Деление документов на группы

       Документы, создававшиеся в процессе «производства  дела» можно разделить на две  группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе — «исполнительные бумаги».

       В последней четверти XVIII в. система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся систему документирования местных учреждений.

       Отправка  дел

       Самостоятельную стадию «производства дела» составляла «отправка дел», включавшая регистрацию  отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью.

       Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использовались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким-либо причинам.

       Ревизия дел

         Проверка ведения дел — по «Общему учреждению министерств» составляла самостоятельный участок делопроизводства. Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерниях — начальников присутственных мест и самого губернатора. Ревизия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел.  

       Отчёты

       Последняя стадия «производства дел» по «Общему  учреждению министерств» — отчеты. Законом устанавливалось три  вида отчетов: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в «видах и  предположениях». Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах — отчетами о деятельности, последние отчеты представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии составлял сводные отчеты по министерству.

       Форма документа

       Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы  документирования деятельности новых  учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки.

       В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически так же, как и в современных документах).

       Появляется  и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка  на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на №...» или: «От такого-то» и т.п. Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, — это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

       3.4  Регламентация делопроизводства

       На  протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

       Особенностью  организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники — сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII — начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г. Цель издания сборников образцов документов — дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения.

       3.4.1 Работы Н.В.Варадинова

       На  фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода имеют значение работы Н.В.Варадинова - «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел» (СПб., 1857). Ее переиздавали с несколько измененным названием в 1873 и 1887 гг.

       Делопроизводство  Н.В.Варадинов разделял на теоретическое и практическое. В теоретическом значении — это «наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел»; практическое делопроизводство — это «общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг». К предмету теоретического делопроизводства он отнес: «наружные свойства» деловых бумаг и их «внутренние» свойства.

       В разделе о наружных свойствах документов он дает: классификацию деловых бумаг с точки зрения внешней формы: сношения (или отношения); реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты,  книги; официальные письма; записки; выписки; порядок написания текста документа в разного рода деловых бумагах; части деловой бумаги (т.е. формуляр документа): заглавие, особенные пометки, расположение обстоятельств дела, подпись, скрепа, бланковые надписи, «кувертные» надписи; титулы и формулы обращения к разным особам и другие вопросы.

       К внутренним свойствам он относит  стиль («слог») документов, особенности  написания (орфография), принятые в деловых бумагах.

       В практическом разделе работы Н.В.Варадинова чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и «просительские» дела и бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности, составляющие более половины его объемного труда.

       3.5   Совершенствование делопроизводства

       В последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

       Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки -телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм -письменной записи переданного по телефону сообщения.

       В конце XIX - начале XX вв. все большее  внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре  Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Заключение

       Изучив  справочный  материал по делопроизводству, можно сделать следующий вывод:

       Делопроизводство  в России прошло ряд этапов своего становления. Новые формы государственного устройства затрагивали не только сферу управления, но и делопроизводство. Современное делопроизводство в России - это результат передового практического опыта, накопленного к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщенные исследования отечественных ученых. За основу некоторых законодательных документов взяты аналогичные документы предшествующего периода времени.           

       Большое значение для развития делопроизводства в России имеет издание « Генерального регламента» (утверждённого Петром I 28 февраля 1720 г.), где обязанности делопроизводственной деятельности закрепляются за самостоятельным подразделением — канцелярией, определяется её состав. Все нововведения Петра I (названия документов, должностей и т. д.) используются и в настоящее время.           

       В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным  элементом формуляра дата документа  и наименование документа. 

       При министерской системе делопроизводства вводится единообразие в систему  делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера.

       Порядок изложения дела в форме краткой записи сложившийся к середине XIX в., журнальная система регистрации документов применяется и при современном делопроизводстве в разных организациях. 
 
 

                       Список использованной литературы и источников:

1. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: учеб пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – М.: ИНФРА-М,  2004. – 320с.
2. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: организация и технологии ДОУ/ Т.В. Кузнецова.- М.,  2001.-124с.
3. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: учеб. для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова.– М.: ЮНИТИ – ДАНА,  2001. –195 с.
4. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: учебник/ В.А.  Кудряев.- М.:  ИНФРА-М, 1998.-591с.
5. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство / Е.А.Лопатникова. М.: Омега,  2006. – 319с.
6. Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству и архивному делу./  Л.В. Павлюк, Т.И. Киселева, Н.И. Воробьев.- СПб., 2001. – 304 с.
7. Рогожин,  М.Ю. Справочник по делопроизводству/ М.Ю. Рогожин.- Питер, 2006.-192с.
8. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство/ М.Ю. Рогожин. – СПб.: Питер,2005. –160 с.