Электронный документооборот. Особенности и перспективы развития

К особенностям построения системы «СМ-Делопроизводство» относятся:

- неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций;

- «сквозное» делопроизводство;

- 100% гарантия доставки информации;

- механизм "замещения", т.е. возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»).

«Гран - Док», - автоматизированная система документооборота и делопроизводства для государственных и муниципальных структур управления. Система предназначена для автоматизации процессов работы с документами:

- учета всех деловых документов, хранения и работы с текстами документов;

- контроля каждого этапа рассмотрения и пути прохождения документа от поступления до списания в дело;

- получения справочной информации о документах;

- анализа документооборота.

«Гран-Док - Lite» - однопользовательская версия для  муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота. Предназначена для учета и работы с документами на одном рабочем месте. Платформа Microsoft SQL. «Гран-Док» - сетевая версия для государственных и муниципальных структур управления с объемом документооборота от 5000 до 30000 документов в год и количеством пользователей от 20 до 150.

«Гран-Док» - корпоративная версия («Единая система электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа») - единая система электронного документооборота и делопроизводства административного округа. Ее можно отнести к специализированным системам автоматизации делопроизводства и документооборота.

"БОСС-Референт" - система электронного документооборота, программный комплекс, разработанный на платформе Lotus Notes/Domino. "БОСС-Референт" позволяет построить полноценную систему управления деловыми процессами обработки документов и контроля за их выполнением и является шагом на пути построения Системы Управления Знаниями организации. Компонентами системы являются:

- корпоративная система электронного документооборота;

- встроенная электронная почта;

- средства выхода на внешние системы электронной почты, глобальные компьютерные сети.

Система использует различные базы данных по документам, событиям, отчетам и пр.:

- для подготовки, распространения и хранения внутренней нормативно-распорядительной информации;

- для создания и контроля поручений;

- для планирования и оптимизации работы в отношении контактов с внешними организациями;

- для контроля договоров;

- для работы с корпоративными, экономическими и политическими новостями.

Для совместного обсуждения различных вопросов в рабочей группе используется режим конференции.

СЭД «РЕКОРД» - отечественная система электронного документооборота, соответствующая национальным требованиям к делопроизводству, архивному хранению и безопасности информации, зарегистрирована в Государственном центре каталогизации продукции Республики Беларусь в 2005 году, рег. № 24123.

СЭД «РЕКОРД» предназначена для комплексной автоматизации процессов оперативного документооборота и ведения архива электронных документов на предприятиях и в организациях различного масштаба и специализации.

СЭД «РЕКОРД» построена на базе инструментальной платформы LanDocs, наиболее оптимально сочетающей в себе такие качества как гибкость и функциональность, а также имеющей большое количество успешных внедрений как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределами.

СЭД «РЕКОРД» позволяет:

- включить в контур электронного документооборота не только пользователей, объединенных в локальную вычислительную сеть, но и территориально удаленных, предоставляя для этого инструменты, использующие доступ через Интернет или систему электронной почты;

- обеспечить построение систем территориально-распределенного документооборота, предоставляя инструменты для организации обмена документами и синхронизации справочников между локальными системами организаций, входящих в одну корпорацию;

- взаимодействовать с системами электронного документооборота других, не входящих в корпорацию, организаций.

СЭД «РЕКОРД» является модульной системой, построенной в архитектуре «клиент-сервер» с использованием одной из двух наиболее популярных и поддерживаемых в Республике Беларусь промышленных СУБД: Microsoft SQL Server или ORACLE.

СЭД «РЕКОРД» является информационно-независимой системой, обеспечивающей не только организационно-распорядительный и внутренний документооборот, но и способной поддерживать специфические виды документооборота, например научно-технический, статистический и другие.

Заключение

              Проблемы управления потоками документов актуальны для любого предприятия.

Но особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии проектирования, конструирования и подготовки производства, когда привычные бумажные документы заменяются электронными.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Литература

1 Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001. №3

2 Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. №2

3 Электронный документооборот: миф или реальность? //eRussia Форум –2007.

4 http://www.cmdsoft.ru/ - Автоматизированные системы управления предприятием.

5 http://www.IT.ru/ Электронный документооборот – Системы документационного обеспечения управления.

6 http.//www.eos.ru/ - Электронные офисные системы – Системы документационного обеспечения.