Электронный документооборот. Особенности и перспективы развития

5

Электронный документооборот. Особенности и перспективы развития

Содержание

Введение               4

1 Системы управления документами (СУД)              6

2 Функции и задачи к системе управления документами              10

3 Сравнительная характеристика СУД              18

Заключение              23

Литература              24

Введение

Документ является основным способом представления информации в любой организации. Эффективность управления предприятием зависит от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.

Малоэффективное использование накопленных документов (или их утрата) может привести к потере или разрушению информации. Вовремя не полученный документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Вследствие этого, на любом предприятии, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота. Они позволяют успешно решить задачу эффективной работы с огромным количеством документов (включая прием, регистрацию, контроль исполнения, хранение, анализ информации, создание информационно-поисковых систем).

В настоящее время на большинстве белорусских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится в бумажном виде (около 70%), создавая немалые трудности при ее поиске. И только около 30% информации хранится в электронном виде, которая часто располагается неупорядоченно на файл-сервере. При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения.

Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота. К ним относятся: Docs Vision 2.0 "Архив - Делопроизводство", Система КРОН, «Кодекс: Документооборот», «Company Media - Делопроизводство», «Гран - Док», "БОСС - Референт", СЭД «РЕКОРД» и др.

Данная тема по курсовой работе также связана с такими темами, как: «Контроль исполнения», «Составление и оформление ОРД», «Регистрация документов».

Целью курсовой работы является изучить электронный документооборот его особенности и перспективы развития.

Задачами курсовой работы является:

- изучить системы управления документами;

- охарактеризовать функции и задачи к системе управления документами;

- дать сравнительную характеристику системе управления документами.

1 Системы управления документами

Документооборот — движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Целью электронного документооборота является:

- уменьшение стоимости хранения информации, за  счет  сокращения  площадей,  на  которых хранится информация;

- уничтожение малоэффективных бумажных документов; 

- более компактное хранение бумажных документов;

- перенос бумажных архивов в  более дешевые  по  стоимости  хранения,  удаленные  места,  например   за   город;

- увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам.

Можно также выделить следующие основные задачи, которые призван решать электронный документооборот - уметь переводить бумажные документы в электронный вид и уметь перехватывать все создаваемые электронные документы из всех источников поступления:

- из приложений, которые создаются текстовыми процессорами, электронными таблицами, графическими процессорами, пакетами прикладных программ для настольных издательств;

- факсовые сообщения, пришедшие через факс - сервер предприятия;

- входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие из электронной почты;

- отчеты и другие документы, которые готовят функциональные информационные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо перехватить и отправить в хранилище электронных документов.

Таким образом системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Исторически, СУД являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний. В этом должны помочь Системы управления документами.

Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.

Сегодняшние предприятия требуют распределения управления документами, которые удовлетворяет следующим требованиям:

- Функциональность и гибкость системы.

- Возможность модернизации и наращивания возможностей системы.

- Интегрируемость с другими корпоративными системами. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

- Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиалами - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.

- Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

- Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

- Открытость Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

- Поставщик - следует также обращать внимание на общую характеристику фирмы-разработчика (поставщика) системы опыт комплексного решения подобных или более сложных задач, обеспечение всех этапов обследования предприятия, внедрения системы, обучения пользователей, сопровождения и развития системы, является ли фирма непосредственным разработчиком системы, есть ли у нее сервис-центр, квалификация специалистов, территориальное расположение.

Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) необходима для  обеспечения  мобильности  руководства  предприятием  и  работы   самого предприятия.

2 Функции и задачи систем управления документами

Определим тот необходимый уровень функциональных возможностей, которому должна соответствовать современная система  автоматизации делопроизводства.

Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело.

Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий:

- Стадия разработки документа, которая может включать: собственно разработку содержания документа; оформление документа; утверждение документа. В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

              - Стадия опубликованного документа, которая может включать: активный доступ; архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения; уничтожение документа.

              Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия.

              Организация работы современного офиса предполагает оперативное информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время многие документы (докладные, аналитические записки, отчёты, стенограммы заседаний и т.п.) содержат информацию о множестве вопросов, не отражённых в заголовках. Поэтому оперативную и максимально полную подборку можно получить, только используя компьютерный поиск по текстам документов в электронной форме. Для этого в СУД предусмотрена организация электронного архива, т.е., простыми словами, не надо идти в хранилище, искать дело, заполнять лист-заместитель, при необходимости – изготавливать копию документов, при возврате дела – осуществлять полистный просмотр, раскладку на место и т.п. – все процедуры автоматизируются.

              Электронный архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного обеспечения, предназначенный для решения следующих задач:

              - Организация хранения электронных документов. Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях. Носители электронных документов характеризуются двумя основными параметрами, стоимостью хранения одного мегабайта информации и скоростью доступа к информации. Причем эти два параметра обратно пропорциональны друг другу - в зависимости от решаемых задач, необходимо находить оптимальное соответствие и выбирать определенный носитель информации. Также на выбор носителя влияет срок хранения информации. Иногда для ряда задач необходимо создавать систему хранения, которая состоит из разнотипных носителей. Например, для оперативного доступа требуется применение высокоскоростных жестких дисков, а для архивного хранения достаточно роботизированных библиотек оптических дисков.

Соответственно для таких систем хранения необходимо решать задачи не только совместной работы данных носителей информации, но и обеспечивать миграцию документов между носителями. Эта миграция может осуществляться либо путем настройки системы администратором (например, после истечения 90 дней со дня создания документа он должен автоматически переместиться на более медленный и дешевый носитель информации), либо автоматически в зависимости от частоты обращения пользователей к тому или иному документу.

- Организация учета бумажных и микрографических документов. Архивная система кроме работы с электронными документами должна учитывать бумажные и микрографические документы - система должна хранить только электронную карточку на документ данного типа и поддерживать контроль стандартных архивных операций: выдача документа, возврат документа и т. п.