Экспертиза ценности документов

Второй этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после  завершения работы с ними (проводится персоналом структурных подразделений  и контролируется экспертной комиссией  учреждения, организации, предприятия).

Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (проводится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива).

До недавнего времени, на всех этапах экспертизы ценности документов исполнители руководствовались  марксистско-ленинской методологией, которая требовала рассматривать  события и явления в конкретной исторической обстановке во взаимосвязи  с другими событиями и явлениями. На этой основе были разработаны принципы подхода к оценке документов:

• принцип коммунистической партийности;
• принцип историзма;
• принцип всесторонности и комплексности изучения документов.

Принцип коммунистической партийности  требовал умения оценивать содержание документов, освещение фактов и событий, изложенных в документе, с точки  зрения трудящихся классов, умения видеть идеологическую направленность документа. Этот принцип был характерен для  Советского периода.

Принцип историзма требовал подходить к изучению документов с учетом конкретной исторической обстановки, т. е. с учетом особенностей времени  и места создания документа. Этот принцип является важнейшей стороной диалектического и исторического  материализма, так как предполагает рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей  развития тех или иных явлений, отношений, отраслей, учреждений, документов и  т. п.

Принцип всесторонности и  комплексности изучения документов также является диалектическим. Документы  должны изучаться и оцениваться  в комплексе, где одни документы  дополняют другие (планы, отчеты, переписка, докладные записки). Для правильной оценки значения документов ни один из них не может рассматриваться  изолированно от других, так как  результат изучения не будет полноценным.

Всесторонность и комплексность  изучения документов особенно важно  применять при экспертизе документов с повторяющимся содержанием.

Принцип - это основа, основные исходные положения любой теории, находящие свою конкретизацию в критериях (или признаках) и методах. В настоящее время применительно к экспертизе ценности документов они ориентируются на социально-политическую нейтральность при оценке социальных ценностей, то есть явлений действительности с точки зрения их соответствия или несоответствия потребностям общества.

 

Глава 2. Критерии экспертизы ценности

 

 

Отнесение документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности — это система  научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается  одно из проявлений всесторонности и  комплексности оценки документов.

К критериям происхождения  относятся:

• роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;
• значимость выполняемых ими функций;
• время и место образования документов.

Критерий происхождения  позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.

К первой группе относятся  организации, документы которых  имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это  центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и  промышленные объединения, крупные  заводы и фабрики и др.

Вторую группу составляют организации местного значения. Это  большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы  этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К критериям содержания относятся:

• значимость отраженных в документах событий;
• значение информации, содержащейся в документе;
• повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;
• вид документа;
• подлинность документа.

Вид документа. Наиболее полно  основную деятельность организации  отражают:

• организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;
• справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах.

Кроме общих критериев  экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные  критерии их оценки: значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая  эффективность разработки или открытия и др.

 

2.1. Развитие критериев экспертизы ценности документов

 

В работе М.П. Жуковой рассматривается  разработка критериев оценки документов в пределах этапов:

1. 1918-1957 гг. - формулирование основных признаков - критериев оценки документов;
2. 1958- 1960 гг. - уточнение, дополнение признаков, интерпретация каждого из них;
3. 1970 - 1990 гг. - действует система критериев, состоящая из трех групп (происхождение, содержание и внешние особенности);
4. настоящее время - попытка переосмыслить критерии.

Впервые классификация критериев  на группы была предложена в 1965 г. А.Д. Степанским и объяснялась необходимостью их последовательного применения. Предлагались такие группы:

• критерии оценки содержания (содержание, автор, время, поглощенность);
• критерии оценки документов с совпадающим содержанием;
• критерии оценки внешних особенностей документов.

Большое значение имеет критерий время образования документов. Чтобы  оградить от уничтожения документы, была введена запретная дата -1922 г. Документы, отложившиеся в период до 1922 г. включительно, к уничтожению  не выделяются. Личные дела и документы  биографического характера, завершенные  в делопроизводстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение  документов с 1922 по 1945 г. включительно осуществляется в установленном  порядке только с разрешения Федеральной  архивной службы России. Критерий место  образования документов также требует  тщательного изучения материалов, которые  обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значимого события, интенсивного явления.

 

 

 

 

Глава 3. Порядок проведения экспертизы ценности документов

 

 

Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем  делопроизводстве в процессе формирования дел.

В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так  как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации.

В это же время в структурных  подразделениях проводится подготовка дел к последующему хранению в  архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.

Сдача дел в архив организации  проводится не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводством.

Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.

Ответственный момент экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.

Не допускается отбор  документов для хранения и выделения  к уничтожению только на основании  заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть полистаю в целях  выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются  ошибочно оставленные в делах  черновики, дублетные экземпляры.

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в  процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает  ЭК или ЦЭК организации.

Подготовка электронных  документов при отборе их к передаче в архив организации состоит  из следующих этапов:

• составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);
• проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;
• запись ЭД на машинные носители;
• проверка качества записи;
• описание ЭД;
• проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
• подготовка комплекта сопроводительной документации.

В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа.

Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении  являются годовые разделы описи  дел постоянного, долговременного  хранения и по личному составу, а  также акты о выделении к уничтожению  дел данного структурного подразделения.

В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых  уже истек.

Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после  того, как опись дел постоянного  хранения за этот год утвердит ЭПК  архивного учреждения (если организация  передает свои документы на хранение в государственный архив).

Составление акта на уничтожение  документов возможно только после составления  годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий  период и утверждения их руководителем.

 

3.1. Организация проведения экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении

 

В процессе исследования мы уяснили что, результатом управленческой деятельности является документ. Ценность создаваемых или получаемых организацией документов неодинакова. Одни документы  необходимы для работы до тех пор, пока в них есть надобность и сроки  хранения таких документов - «до  минования надобности» или «до  замены новыми». Как правило, это документы для оперативной работы, присланные в организацию в виде копий: копии изданных инструкций, положений, приказов.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, приказом руководителя организации создается  постоянно действующая экспертная комиссия (далее ЭК).

Основные задачи ЭК:

• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к передаче в архив учреждения;
• организация и проведение отбора документов, подготовка их к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (в случае если документы отнесены к составу АФ РФ).

Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие  функции, определенные Основными правилами  работы архивов организаций. Основные функции ЭК:

• организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
• рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного учреждения проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т. ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.