Экспертиза ценности документов

 

Министерство  профессионального  образования, подготовки и расстановки  кадров

 Республики Саха   (Якутия)

Автономное учреждение Республики Саха (Якутия)

"Южно-Якутский технологический  колледж"

 

 

Допускается к защите:  Проект защищен с оценкой:

___________________                                                             ______________________

 

___________________                                                             ______________________

 

(дата, подпись руководителя)                                                 (дата, подпись руководителя)

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: Документационное обеспечение 

                             управления

Тема: __________________________________________

          ___________________________________________

 

 

Руководитель:

_____________________ (Ф.И.О.)

(дата, подпись)

Разработчик:

______________________(Ф.И.О)

(дата, подпись)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Нерюнгри

2012

Содержание

 

Введение           3

Глава 1. История развития экспертизы ценности

документов в документоведении и архивоведении    6

1.1.Становление экспертизы  ценности документов в документоведении  и архивоведении XX век         6

1.2.Понятия и назначения  экспертизы ценности документов  8

1.3 Принципы экспертизы  ценности документов    9

Глава 2. Критерии экспертизы ценности      12

2.1.Развитие критериев  экспертизы ценности документов   13

Глава 3. Порядок проведения экспертизы ценности документов  15

3.1.Организация проведения  экспертизы ценности документов  в документоведении и архивоведении      17

3.2.Порядок проведения  и оформления результатов экспертизы  ценности документов в РФ          19

Заключение          21

Список использованной литературы      23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Последняя четверть прошлого столетия прошла динамичное развитие и перешла на новый уровень  своего естественного развития. Шагнув в новый век, век информационных технологий, информация стала важнейшим  ресурсом общества и приобрела стратегическое значение. На сегодняшний момент главным  продуктом и товаром в сфере  информационной деятельности является информация.

Выражение «тот, кто владеет  информацией, тот владеет миром» особенно актуально в наши дни.

Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому  организация эффективной работы с документами, совершенствование  всех информационно-документационных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. В свою очередь, для  квалифицированной работы с документированной  информацией требуется значительное число профессионально подготовленных специалистов.

Актуальность темы настоящего исследования заключается в том, что суть истории развития экспертизы ценности документов сводится к необходимости установления сроков хранения документов; для принятия решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, а также уничтожению документов с истекшими сроками хранения. От результатов экспертизы ценности документов зависит качественный, оптимальный состав архивов и Архивного фонда Российской Федерации страны (далее АФ РФ).

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций  ДОУ и архивного дела, так как  итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава АФ РФ в целом.

Оценка информации документов проводится практически на всех этапах создания и обработки.

Начинается оценка документов в делопроизводстве в процессе формирования их в первичные комплексы -дела, при составлении номенклатуры дел организации. Решая этот вопрос, документоведы используют выработанные архивоведением критерии ценности документов. От эффективности работы с документами на стадии делопроизводства, в конечном итоге, зависит репрезентативность АФ страны. В архивной работе экспертиза ценности документов является одним из основных и наиболее ответственных процессов работы, окончательное решение о судьбе архивных документов принимают, преимущественно, архивисты.

В настоящее время существует отработанная система проведения работ  по экспертизе ценности документов. Нехватка квалифицированных специалистов осложняет  работу на многих предприятиях. Поэтому  специалисты в области документоведения, должны не только знать, как проводится экспертиза ценности документов, каковы этапы ее проведения, как и чем, регламентируется работа экспертных комиссий, их состав и основные задачи, но и  уметь применять эти знания на практике.

Объектом курсовой работы в настоящей работе является документ, архивный документ, документ АФ РФ, документ по личному составу.

Предмет работы - функции и права экспертной комиссии, порядок её работы.

Цель курсовой работы состоит в том, чтобы проанализировать и изучить историю складывания основных методик экспертизы ценности документов, а также их применение в настоящее время в документоведении и архивоведении.

Для достижения поставленной цели необходимо решать следующие задачи:

• изучить организационные формы проведения экспертизы ценности документов с привлечением законодательной и нормативной базы РФ;
• проанализировать группы критериев по экспертизе ценности документов (1960-2007 гг.);
• проанализировать типовые и ведомственные (на примере конкретной организации) перечни.

При подготовке курсовой работы был проанализирован широкий  круг источников и литературы.

Курсовая работа структурирована  в соответствии с задачами и состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, списка сокращений и приложений.

Во введении формулируются  цели и задачи работы.

В первой главе, - «История экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении» - исследовано назначение экспертизы ценности документов.

Вторая глава, - становление  и развитие критериев экспертизы ценности документов.

Третья глава, - «Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении», посвящена порядку проведения и оформленияэкспертизы ценности документов в РФ.

В заключении подведены итоги  данной работы экспертизы ценности документов и изложены основные выводы.

 

 

 

 

 

Глава 1. История развития экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении (середина 20 начало 21 веков)

 

 

Документоведение, экспертиза ценности документов и архивоведение, а точнее делопроизводство, экспертиза ценности документов и архив, в такой  последовательности происходит жизнь  документа. Нас интересует второе звено  данной закономерности, а именно экспертиза ценности документов. Рассматривать  одно составляющее, не затронув смежные  дисциплины невозможно, так как объект изучения в большинстве случаев один - это документ. Разнообразные по видам, формам и назначению документы, возникшие из потребностей общества в межличностном общении, государственном управлении, фиксации и передаче научного знания, культуры, искусства и т.д., являются результатом общественного развития и общественного сознания. Интересен не только сам факт появления документа и дальнейшее его развитие, но и отбор на последующее его хранение. Для этого проводится экспертиза ценности документов, которая также имеет свое эволюционное развитие. Вопрос о рассмотрении экспертизы ценности документов как направления архивоведения обозначился в конце 50-х годов прошлого века и в полной мере проявился в 60-е годы. Комплектование государственных архивов опирается на оценку, на деление документов на «ценные» и «не ценные». Отбор осуществляется на основе теории экспертизы.

 

1. Становление экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении

 

Федеральный закон «Об  архивном деле в Российской Федерации» 2004 г. (далее Закон), регулирует отношения  в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства, экспертизу ценности документов - как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

Так что же такое документ, почему ради него или его информации разрабатывают всевозможные механизмы  по его оценке и дальнейшей сохранности?

Термин «документ» и в  настоящее время имеет целый  ряд толкований, как в законодательных  актах, так и в ГОСТах. С точки  зрения документоведения, документ - это  средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной деятельности и мыслительной деятельности человека. В архивоведении используется термин «архивный документ», - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Из приведенных выше определений, очевидно, что одна из основных функций документа - это сохранение и передача информации, а информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления. Таким образом, анализ развития определений понятия «документ» показывает, что все они подчеркивают наличие у документа неразрывного единства носителя и закрепленной на нем информации. Из всего вышеперечисленного следует, что документ, архивный документ имеет возможность приобрести статус архивного документа АФ РФ в результате экспертизы ценности документов.

Таким образом, необходимо сделать  вывод, что период 50-60 гг. прошлого века характеризуется развитием и  становлением экспертизы ценности документов. В этот период бурным процессом шла перестройка комплектования госархивов.

В 70-90 гг. работали по сложившимся  в предшествующий период методам, однако в 1987 г. были пересмотрены и переработаны шаги комплектования архивов.

 

2. Понятие и назначение ЭЦД

 

Назначение экспертизы ценности документов - это отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения.

Подготовка документов, законченных  делопроизводством, к дальнейшему  хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов - это, во-первых, создание условий для использования  их самой организацией в информационно-справочных целях и, во- вторых, пополнение АФ РФ документами, имеющими важное научно-историческое значение.

Подготовка документов к  последующему хранению и использованию  включает:

• экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;
• оформление дел;
• составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
• обеспечение их сохранности;
• передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов это изучение документов на основании  критериев их ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего  Архивного фонда страны. Именно в  итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются  в государственных архивах.

Ценность различных документов, как для организаций, так и  для государства в целом, неравнозначна.

Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения  какой-то конкретной задачи. Она носит  разовый характер, и после ее использования  в ходе выполнения задания документы  теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять  свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного  времени. Но есть документы, которые  имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и  т. д. Такие документы могут служить  источниками для изучения различных  областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость  их постоянного хранения в государственных  архивах Российской Федерации. Таким  образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной  в них.

 

3. Принципы экспертизы ценности документов

 

В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов  от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.

Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами:

• при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документа и опыта работы;
• при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу с обозначенным на обложке дела сроком, хранения);
• при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа к тому или иному делу, чем работник, регистрировавший документ).