Экспертиза ценности документов

          В архиве организации в зависимости   от состава и объема электронных  документов (ЭД), отнесенных к составу  Архивного фонда Российской Федерации,  составляются описи ЭД постоянного  хранения, описи дел по личному  составу. Управленческая, научно-техническая  документация, отдельные комплексы  ЭД включаются в самостоятельные  описи. 

          ЭПК архивного учреждения утверждает  описи  дел постоянного хранения  и согласовывает  описи дел  по личному составу (включая  описи дел ЭД).

          Указанные описи и акты рассматриваются   на заседании Центральной экспертной  комиссии (ЦЭК) либо экспертной  комиссии организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи  утверждаются руководителем организации  только после утверждения ЭПК  архивного учреждения описей  дел постоянного хранения; после  этого организация имеет право  уничтожать дела, включенные в  данные акты.

          Дела  включаются в акт, если  предусмотренный  для них срок  хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.  Например, законченные дела с  трехлетним сроком хранения в  1991 г. могут быть включены в  акт, который будет составлен  не ранее 1 января 1995 г. 

          Акт о выделении к уничтожению   дел, не подлежащих хранению, составляется  на дела всей организации. Если  в акте указаны дела нескольких  подразделений, то название каждого  подразделения указывается перед  группой заголовков дел этого  подразделения. Заголовки однородных  дел, отобранных к уничтожению,  вносятся в акт под общим  заголовком с указанием количества  дел, отнесенных к данной группе.

          Архивные  учреждения проверяют  правильность отбора дел на  постоянное хранение и при  необходимости имеют  право  потребовать включить в  опись  дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение  или к уничтожению. 

          Дела, подлежащие уничтожению, передаются  на переработку (утилизацию). Передача  дел  оформляется приемо-сдаточной  накладной, в которой указываются  дата передачи, количество сдаваемых  дел и вес  бумажной макулатуры.

          Погрузка  и вывоз на утилизацию  осуществляется под контролем  сотрудника, ответственного за обеспечение  сохранности документов архива.

          Оперативное хранение дел –  это хранение дел  в местах  их формирования до передачи  на архивное хранение.

          Во  время оперативного хранения  дела могут выдаваться для  временной работы, как сотрудникам  предприятия, так и сторонним  организациям.

          Сотрудникам предприятия дела  выдаются по указанию руководителя  структурного подразделения, где  находятся на оперативном   хранении дела. При выдаче дел  сотрудникам с них берется  расписка. Дела выдаются во временное  пользование сотрудникам структурных  подразделений на срок до одного  месяца.

          На  дело, выданное сотрудникам  своего предприятия, заводят карту - заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.

          Сторонним организациям дела  выдаются по их письменному   запросу и указанию руководителя  предприятия - владельца документов. В карте-заместителе в этом  случае указывают дополнительно  наименование организации, запрашивающей  документы, и составляют акт  приема-передачи дела.

          Срок  оперативного хранения дел  составляет от 1 года до 3 лет. Исключение  составляют документы с временными  сроками  хранения 5 и 10 лет.  Эти документы  не передаются  на архивное хранение, а  продолжают  храниться в структурных подразделениях.

          Дела  постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения  после оперативного хранения  сдаются в архив. 
 
 
 
 
 
 

                                                       Заключение

           Экспертиза  ценности документов - это отбор  документов на  государственное хранение или  установление сроков их хранения  на основе принятых критериев.

           Возможность и длительность использования  документов предопределяется значением  заключенной  в них информации. Назначение экспертизы состоит  в том, чтобы определить, какие  документы с наибольшей полнотой  могут обеспечить государство,  общество, науку, отдельных граждан  необходимой информацией.

          Таким образом, в заключение  данной работы можно сделать  следующие выводы.

          Во-первых, экспертиза ценности документов  является тем инструментом, который  определяет как срок, так и  средства хранения документов. Если  документы нуждаются в длительном  хранении, то используют средства  для долговременного хранения  документов, а при небольшом сроке  целесообразно применять средства  оперативного хранения документов.

          Во-вторых, целесообразность использования  традиционных средств оперативного  хранения документов должны определяться  объемами хранящихся документов  и частотой обращения к ним  на основе заключений экспертизы  ценности документов.

     В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение  ЭВМ для повышения эффективности  работы документационной службы предприятия  в целом и оперативности средств  оперативного хранения документов.

     В-третьих, нельзя не отметить существование проблемы экспертизы ценности электронных документов. 
 
 

     Список  использованной литературы 

     1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Под ред. В.П. Козлова.– М.: ПрофОбрИздат, 2002.

     2. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2005.

     3. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб. пособие для студентов учреждений среднего проф. образования. – М.: Издательско-книготорговый центр «Маркетинг», 2002.

     4. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. – Мн.: ТетраСистемс, 2003.

     5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2000.

     6. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: Норма, 1996.

     7. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М.: ПРИОР, 2004.

     8. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: «Герда», 2004.