При
оценивании документов пользуются различными
критериями ценности, важнейшими из которых
являются следующие [8]:
1. Значимость учреждения или лица,
в результате деятельности которых
созданы документы. Ценность комплексов
документов, создаваемых в организациях
и на предприятиях различных
сфер деятельности, определяется
значимостью учреждения (в системе
государственного управления, в
развитии науки, народного хозяйства,
культуры и т.д.);
2. Значимость содержания документов.
Обычно документы, созданные в
организациях делят на две
группы - документы по основной
деятельности и вспомогательные
(нужные для текущей работы
учреждения). Документов второй группы
намного больше, но они имеют
временные сроки хранения (1 год,
3 года, 5 лет);
3. Время и место образования
документов. Эти критерии, как правило,
взаимосвязаны. Как в истории
страны, так и в истории существования
каждого учреждения есть периоды,
имеющие особое значение. Документы
за этот период требуют большого
внимания и на государственное
хранение может отбираться большее
количество документов, чем в
обычные годы. Критерий места
применяется, когда значительные
события происходят на определенной
территории;
4. Подлинность и копийность документов.
При отборе на хранение предпочтение
всегда отдается подлинникам.
Однако ряд документов может
существовать в организациях
в виде копий. Эти копии должны
быть заверены и иметь необходимые
реквизиты (например, для исходящих писем
- это номер и дата);
5. Юридическая сила документа.
Этот критерий вытекает из
предыдущего, так как юридическую
силу имеют только правильно
оформленные документы (как подлинники,
так и их экземпляры);
6. Физическое состояние документа.
Критерий применяется в отдельных
случаях, когда документы сильно
повреждены и требуется решить,
оставлять ли их в архиве (и
отправлять на реставрацию), или
выделять к уничтожению (если
они не являются основными);
7. Особенности документа. Это
могут быть языковые или художественные
особенности, придающие документу
уникальность. Такие документы отбирают
на хранение независимо от
его содержания, происхождения или
принадлежности.
4.
Порядок проведения
экспертизы ценности
документов
Существует
4 этапа экспертизы ценности: определение
сроков хранения документов, отбор
документов, научно-техническая обработка
документов и оформление результатов
экспертизы ценности.
При определении сроков хранения
документов следует руководствоваться
Перечнем типовых управленческих
документов, которая включает в себя документы,
образующиеся в деятельности организаций
всех форм собственности при документировании
общих для всех, т. е. однотипных, управленческих
функций.
Раздел Перечня «Кадровое обеспечение»
содержит документы с указанием
сроков их хранения, касающиеся
приема, перемещения, увольнения; установления,
подготовки и повышения квалификации,
а также награждения работников[4].
Временный срок хранения документов
обязателен для всех. Причем занижать
срок хранения документов не
допускается, а увеличивать
его можно. Постоянный же срок
хранения применяется теми организациями,
чьи документы поступают на
хранение в государственные или
муниципальные архивы.
Если организация не является
источником комплектования соответствующего
архивного учреждения, то она
хранит документы постоянного
срока по Перечню следующим
образом. Государственные, муниципальные
организации - 10 лет, негосударственные
- не менее 10 лет. Дальнейший
срок хранения этих документов
определяет сама организация
в соответствии с действующим
законодательством и исходя из
необходимости их практического
использования в своей деятельности.
Применяя Перечень в процессе
работы по определению сроков
хранения документов, не следует
забывать и о графе «Примечание».
Например, в ст. 336 Перечня, которая
содержит «Записки, заменяющие приказы
по личному составу», указан срок
их хранения - 75 лет, но при этом в
графе «Примечание» имеется сноска: «О
предоставлении очередных и учебных отпусков,
дежурствах, взысканиях, краткосрочных
внутрироссийских командировках - 5 лет».
Это означает, что при проведении полистной
экспертизы ценности этих видов документов
указанные в примечании документы изымаются
из дел и включаются в акт на их уничтожение.
Исчисление сроков хранения дел
и документов производится с
1 января года, следующего за годом
окончания их делопроизводством.
Исчисление сроков хранения книг
(журналов) регистрации (учета) начинается
с 1 января после внесения последней
записи в книгу (журнал).
Отбор документов на дальнейшее
хранение и уничтожение проводится
путем полистного просмотра дел[2]. Не допускается
определение ценности и значения документов,
включенных в дело, только лишь по их заголовкам,
указанным в номенклатурах дел или на
обложках дел, без просмотра самих дел
и изучения содержащейся информации в
документах.
При полистном просмотре дел
изымаются копийные, дублетные,
черновые документы, а также
документы с временными сроками
хранения, которые подлежат выделению
к уничтожению.
По итогам проведения экспертизы
ценности, помимо описей на дела,
отобранные для дальнейшего длительного
хранения, составляется акт о
выделении к уничтожению документов,
сроки хранения которых истекли
и практическая надобность в которых
отпала[3].
Отбор документов к уничтожению
и составление акта о выделении
их к уничтожению производится
только после составления описей
дел постоянного или длительного
хранения.
Описи и акт рассматриваются
на заседании экспертной комиссии
организации одновременно. В случае
если организация является источником
комплектования государственного
или муниципального архива, то
согласованные экспертной комиссией
организации описи и акты утверждаются
руководителем организации только
после утверждения и согласования
описей на дела постоянного и долговременного
хранения по личному составу. Только после
этого разрешается проводить уничтожение
дел, включенных в акт.
Организации, документы которых
приему в архивные учреждения
не подлежат, уничтожают дела
с истекшими сроками хранения
без согласования с архивными
органами при условии упорядочения
документов по личному составу.
В этом случае экспертным комиссиям
организаций дано право согласовывать
описи на дела долговременного
(свыше 10 лет) хранения и акты
о выделении документов с истекшими
сроками хранения. После согласования
описи и акты утверждаются
руководителем организации.
И только после этого отобранные
к уничтожению и включенные
в акты документы передаются
на уничтожение.
Отобранные к уничтожению и
включенные в акт документы
передаются в организации
для их утилизации. Передача дел
для их уничтожения производится
на основании приемо-сдаточной
накладной.
В необходимых случаях, например
если документы содержат конфиденциальную
информацию, физическое уничтожение
(утилизация) документов может происходить
в присутствии представителя
организации, сдающего документы.
При этом составляется акт
в произвольной форме.
Научно-техническая обработка
предусматривает целый комплекс
работ по оформлению дела:
1.Полистный просмотр документов
дела;
2.Формирование дела в соответствии
с правилами;
3.Удаление копий, дубликатов, металлических
скреплений, черновиков, ремонт поврежденных
документов;
4.Вложение чистого бланка листа-заверителя
в конец дела;
5.Переплет дела типографским
способом или подшивка дела (формата
А 4 – на 4 прокола);
Дела постоянного хранения подшиваются,
начиная с листа, идущего вслед
за обложкой, верхняя часть обложки
не подшивается. На первый лист
накладывается тонкая (1,5 - 2 см) картонная
полоска, через которую прошивается дело.
Дела по личному составу можно прошивать
насквозь, включая верхнюю и нижнюю части
обложки.
6.Нумерация листов в деле;
В целях обеспечения сохранности
и закрепления порядка расположения
документов дела, все листы, кроме
листа-заверителя нумеруются порядковой
нумерацией. Нумеровать необходимо
простым карандашом (употребление
цветных чернил запрещается) в
правом верхнем углу листа
арабскими цифрами. Фотографии, чертежи,
диаграммы, представляющие самостоятельный
лист, нумеруются на его оборотной
стороне. В случае, если дело
состоит из нескольких томов
(частей), то каждый том нумеруется отдельно[7].
7.Составление листа-заверителя;
В листе-заверителе оформляется
итоговая запись о количестве
пронумерованных листов в деле
цифрами и прописью. Ошибки в
нумерации устраняются несколькими
способами: пропущен номер - допускается
отметка о пропущенном номере;
не пронумерован лист – допускается
употребление литерных номеров
(например: 15, 15а, 15б); продублирован
номер – допускается зачеркнуть
ошибочный номер и рядом поставить
правильный.
Лист-заверитель подшивается в
конце дела (в случае, если
дело уже прошито или переплетено,
лист-заверитель можно наклеить
на внутреннюю сторону обложки).
8.Оформление обложки дела.
Обложка дела при оформлении
дела должна соответствовать
установленной форме:
- полное название учреждения – в именительном
падеже (в скобках указывается сокращенное
название);
- индекс дела – переносится из номенклатуры
дел;
- заголовок дела – переносится из номенклатуры
дел и может уточняться;
- срок хранения - переносится из номенклатуры
дел;
- крайние даты определяются по первому
и последнему документам в деле;
- номера документов в деле;
- номер тома (части), если дело состоит
из нескольких томов (частей);
- количество листов в деле – переносится
с листа-заверителя.
Результаты проведенной экспертизы
ценности документов подлежат
оформлению. Включенные в акт
документы, уничтожаются централизованно
в установленном порядке, под
контролем делопроизводителя или
специалиста, ответственного за архив[6].
Управленческая документация не
может быть сдана в макулатуру
и должна быть обязательно
уничтожена. Использование таких
документов для хозяйственных
нужд запрещается. Возможны различные
способы уничтожения документов:
сжигание, утилизация, химическая обработка.
В акте делается отметка о
дате, месте и способе уничтожения
документов.
По результатам экспертизы ценности
документов в организации составляются
описи дел постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по
личному составу, а также акты
о выделении к уничтожению
дел, не подлежащих хранению.