Экспертиза ценности документов

     Ценность  комплекса документов, созданных  в них, определяется прежде всего значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и других отраслей жизни общества.

     Отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

     2. Проблема определения значимость содержания документов (критерий содержания).

     Для решения данной проблемы в общем массиве документов создаются документы, отражающие основную деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждений.

     К первой группе документов, наиболее полно  отражающих основную деятельность учреждений, относятся уставы, положения, штатные  расписания, приказы, перспективные  и годовые планы, годовые и  сводные отчеты по отраслям, доклады, обзоры, протоколы совещаний, заседаний, собраний, некоторая часть директивных  указаний вышестоящего органа и переписка  с ним по выполнению стоящих перед  учреждением задач; указания, направляемые подчиненным организациям; материалы по проверкам выполнения постановлений правительства, приказов министра и другие материалы по контролю; часть материалов по изобретательству и рационализации, некоторые материалы по технике безопасности и ряд других.

     Документы, относящиеся ко второй группе, как  правило, численно превосходят первую. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение (например, значительная часть документов по личному составу), но подавляющее большинство документов теряют свое оперативное и справочное значение через 1-5 лет. Это — документы  оперативной и бухгалтерской  отчетности и учета, табуляграммы, переписка  по снабжению, текущему ремонту и  многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность учреждения.

     3. Проблема определения времени и места образования документов.

     Эти две проблемы, как правило, взаимосвязаны.

     В деятельности каждого учреждения, организации, предприятия есть периоды, имеющие  особое значение. Это — периоды  организации и реорганизации (с изменением функций), выполнения особых заданий. Документы за эти периоды также требуют особого внимания при экспертизе ценности, и на государственное хранение отбирается большее количество документов, чем в обычные годы.

     4. Проблема определения подлинность и копийность документов.

     При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам (приказы, протоколы, планы и др.). Однако ряд категорий  документов имеется в учреждениях  только в копиях, в том числе  такие важные, как отчеты, докладные  записки, различные справки по вопросам деятельности учреждения, подлинники которых направляются оформленными и подписанными в вышестоящие инстанции, органам ЦСУ и др.

     Согласно  ЕГСД копии писем, отправленных учреждением, должны быть заверены, иметь номер  и дату. Это правило существует давно и в большинстве учреждений выполняется. Но остающиеся экземпляры отчетов полностью оформляются  далеко не всегда. Во многих случаях  это третьи экземпляры, иногда с  неисправленными ошибками, опечатками, с неполным набором приложений. Нередко  встречаются отчеты, неподписанные  и недатированные, а если оказываются  две редакции неоформленного отчета, то решить, какая из них окончательная, бывает трудно.

     Сотрудникам департамента необходимо строго соблюдать  требования своевременного оформления копий отправляемых документов, в  первую очередь документов постоянного  срока хранения. Это необходимо для  будущего использования документов, так как и в публикациях, и  в ссылках на основание при  выдаче справок отметка “незаверенная  копия” снижает ценность источника.

     5. Проблема определения юридической силы документа.

     Эта проблема примыкает к предыдущему, поскольку юридическую силу имеют, главным образом, правильно оформленные подлинники. Имеются, правда, некоторые категории документов, у которых юридической силой обладают и вторые, и третьи экземпляры (например, разного рода договоры, акты), и даже копии (удостоверения об образовании, акты гражданского состояния), и выписки (например, из приказов, решений), но при условии наличия всех реквизитов документа.

     6. Проблема дублетности документов.

     Эта проблема играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов во всех учреждениях, организациях и на предприятиях.

     Дублетный документ — это один из экземпляров  документа, размноженного с оригинала. Цель такого размножения — рассылка учреждениям или структурным  подразделениям документа для повышения  оперативности работы либо для информации.

     Если  при отборе на государственное хранение преимущество отдается подлинникам  или заменяющим их копиям, то для  повседневной работы в канцелярии и  в архиве учреждения целесообразно  использовать дублеты. Речь идет главным  образом о документах, которыми постоянно  пользуются: планы, отчеты, приказы, особенно по личному составу. Для того чтобы  сохранить основные экземпляры этих документов в хорошем состоянии, следует иметь дублеты, которые  можно будет уничтожить за минованием надобности.

     7. Проблема поглощаемости содержания.

     Эта проблема возникает особенно часто при экспертизе текущей плановой и отчетной документации: содержание месячных отчетов поглощается квартальными отчетами, содержание квартальных отчетов — годовым отчетом; содержание оперативных сводок поглощается за большой отрезок времени; планы квартальные и месячные составляются на основе годового и практически поглощены им.

     Поглощение  содержания происходит и по другой линии: отчеты структурных подразделений  поглощаются отчетом учреждения, отчеты подведомственных организаций  частично - сводным отчетом по отрасли (или по учреждениям одной отрасли  в масштабе района, области).

     На  государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных, что легко сделать  в рамках одного учреждения. Значительно сложнее это выполнить при решении вопроса о хранении отчетов подведомственных организаций, так как поглощение происходит неполное.

     8. Проблема определения физического состояния документа.

     Эта проблема возникает в отдельных случаях. Один из случаев проявления этой проблемы — наличие сильно поврежденных документов, например залитых водой и слипшихся, поврежденных плесенью так, что часть текста почти или совсем не читаема. В этих случаях, как правило, устанавливается, относятся ли документы к основным в конкретном учреждении или к вспомогательным. Те дела и документы, утрата которых обеднит комплекты документов за определенный период, не даст возможности в будущем историкам всесторонне изучать какую-то серьезную проблему, передаются на реставрацию. Те же документы, которые хоть и содержат полезную информацию, но не являются основными, могут быть выделены для уничтожения согласно критерию физического состояния.

     Следует иметь в виду, что документы  особой ценности должны сохраняться, как  бы сильно испорчены они не были.

     Другой  случай возникновения этой проблемы: если сильно попорчен важный документ (годовой отчет или обзор деятельности, протоколы и т.п.), но имеются второй и третий экземпляры, тогда не уничтожают официально оформленный подлинник, а к нему присоединяют копию, которой пользуются при необходимости. 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Экспертиза  ценности документов - это отбор  документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

     Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной  в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан  необходимой информацией.

     В соответствии с поставленными задачами курсовой работы были получены следующие  результаты:

1. рассмотрена теоретическая основа экспертизы ценности документов;
2. охарактеризован процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
3. определены проблемы, возникающие при проведение экспертизы ценности документов в УФСР по Краснодарскому краю;
4. предложены пути решения выделенных проблем.

     Таким образом, в заключение данной работы можно сделать следующие выводы.

     Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются  в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке  целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

     Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

     В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение  ЭВМ для повышения эффективности  работы документационной службы предприятия  в целом и оперативности средств  оперативного хранения документов.

     Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят  в том, чтобы выявить эти документы  в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать  временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или  владельцев) в передаче документов в архив. Практическое решение этой проблемы для государственных архивов  осложнено отсутствием на федеральном  уровне каких-либо нормативов, обязывающих  включение электронных документов в номенклатуру дел организаций  или какой-либо другой способ их регистрации  и учета. 
 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 
 

     1. Кузнецова В.А. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).- М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-синтез».- 2002.- 208 с.

     2. Алексеева Е.В. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов: перечни / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина //Делопроизводство.- 2003.- № 2. - С. 85-92.

     3. Афанасьева Л.П. Экспертиза ценности документов/ В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело.- 1998.- №3.- С. 19-23.

     4. Бурова Е.М. История и современные тенденции развития экспертизы ценности документов. М., 1985.

     5. Осичкина Г.А. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве/ Г.А. Осичкина // Секретарское дело.- 1997.- № 7.

     6. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): 5-е издание, испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал Управление персоналом», 2007. – 528 с.

     7. Березина, Н.М., Воронцова, Е.П., Лысенко,  Л.М. Современное делопроизводство: 2-е издание / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. – СПб.: Питер, 2005. – 272 с.

     8. Алексеева, Е.В. Менеджмент в  архивах (нормы времени на работы) / Е.В. Алексеева // Делопроизводство. – 2008. - № 1. – С. 93 – 96.

     9. Зверева, Н.А. Номенклатура дел  организации / Н.А. Зверева // Справочник  секретаря и офис-менеджера. –  2005. – № 11. – С. 26 – 32.

     10. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002.

     11. Альбрехт, Б.В. Архивы коммерческих организаций / Б.В. Альбрехт. – М. : МЦФЭР, 2002. – 192 с.

     12. Спивак, В.А. Делопроизводство: учебное пособие / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2003. – 208 с.: ил.