Экспертиза ценности документов

     Целевая комплексная экспертиза – это комплексный подход, который возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений. Она проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам: 

• вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;
• однородных учреждений, действовавших на одной территории ;
• лиц, связанных родственными или личными отношениями.

     В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

• дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;
• дела, предназначенные для уничтожения.

     На  дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного  хранения в дальнейшем заносятся  в описи. Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной  комиссии, или центральной экспертно-проверочной  комиссии ЦЭПК) [13].

     При передаче документов из ведомственных архив в государственные архивные учреждения, решается первая задача экспертизы ценности документов — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву. 

     Кроме того, на данном этапе решаются третья задача экспертизы ценности документов – обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений; и частично четвертая – отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

     Итак, мы видим, что на последнем этапе  экспертизы ценности документов –  при передаче документов из ведомственных  в государственные архивы – решаются большинство (три из четырех) задач  экспертизы ценности документов. Это  говорит о том, что последний  этап экспертизы ценности документов является самым важным, которому следует  уделять наибольшее внимание.

3 ПРОВЕДЕНИЕ  ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ  В КОНКРЕТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ УФСР  ПО КРАСНОДАРСКОМУ КРАЮ

 
 

     Рассмотрим  проведение экспертизы ценности документов на примере конкретной организации  – УФРС (Управления Федеральной  регистрационной службы).

     Данная  организация осуществляет государственную  регистрацию прав на недвижимое имущество  и сделок с ним на объекты недвижимого  имущества, расположенные на территории Краснодара и Краснодарского края; осуществляет контроль за деятельностью саморегулируемых организаций и арбитражных управляющих.

     В аппарате УФРС единая для всех подразделений  служба делопроизводства – отдел  организационного обеспечения, планирования и контроля.

     Одна  из функций отдела – это организация работы экспертной комиссии УФРС по определению ценности и состояния документального фонда УФРС, активирования и уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

     В УФРС создана экспертная комиссия, которая руководствуется в своей  деятельности Федеральным законом  от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в  РФ», нормативно-методическими документами  Государственного архива, а так же  положением о постоянной действующей  экспертной комиссии УФРС по Краснодарскому краю.

     Постоянно действующая экспертная комиссия (далее  ЭК) УФРС создана для организации и проведения методической и практической работы по подготовке к передаче на государственное хранение документов в Архивный фонд Краснодарского края.

     Персональный  состав ЭК назначается приказом руководителя из числа квалифицированных сотрудников структурных подразделений. Председателем назначается один из заместителей руководителя УФРС. В состав ЭК обязательно включается руководитель архива и начальник организационного-контрольного отдела.

     Функции ЭК:

1. ЭК организует и проводит совместно с организационно-контрольным отделом ежегодный отбор документов УФРС для дальнейшего хранения и к уничтожению;
2. рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свое решение об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решением об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями;
3. рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;
4. рассматривает и выносит решение об утверждении:

     - сводных описей дел на документы  постоянного срока хранения;

     - актов об утрате или повреждении  документов постоянного срока  хранения, документов по личному  составу;

     - актов о выделении к уничтожению  документов с истекшими сроками  хранения;

     - описей документов по личному  составу;

     - графиков подготовки и передачи  документов на хранения;

     - нормативно-методических пособий  по работе с документами.

     ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем УФРС.

     Протоколы ЭК содержащие решения об одобрении проектов примерных и индивидуальных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, описей документов по личному составу, актов на списание документов с истекшими сроками хранения, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПМК управления по делам архивов Краснодарского края.

     Экспертиза  ценности документов осуществляется ежегодно работниками отдела организационного обеспечения, планирования и контроля  совместно с ЭК организации под методическим руководством архива.

     Экспертиза  ценности документов проводится на основе критериев ценности документов, которые  представляют собой систему обоснованных признаков, на основе которых определяется степень ценности. Экспертиза ценности проводится для оптимального отбора ценных документов с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения.

     При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел  с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел  за предыдущие годы, сроки, хранения которых  истекли. При этом одновременно проверяются  качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения  сроков хранения дел.

     Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем  полистного просмотра дел. Не допускается  отбор документов для хранения и  уничтожения только на основании  заголовков дел. В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры. Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

     Подшивка  вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

     По  результатам экспертизы ценности документов в УФРС составляются описи дел  постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а  также акты о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих хранению.

     При составлении описи дел соблюдаются  следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным  порядковым номером (если дело состоит  из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к  делу, вносится в опись под самостоятельным  номером; порядок нумерации дел  в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и т.п.

     В конце описи вслед за последней  описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами  и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются  особенности нумерации дел в  описи (литерные номера и пропущенные  номера).

     В актах на уничтожение включены только те дела, срок хранения которых уже  истек. Акты составлены, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после  того, как опись дел постоянного  хранения за этот год утвердит ЭПМК архивного учреждения Орловской  области. В актах обычно указаны  дела нескольких структурных подразделений, и название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения.

     Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Дела постоянного  срока хранения передаются в архивный фонд Орловской области после 3 летнего  хранения в организации. При передачи дел оформляется акт приема-передачи сформированных для архивного хранения дел. Дела временного срока хранения хранятся в отделе организационного обеспечения, планирования и контроля до истечения срока хранения.

     После проведения анализа законодательной  и нормативной базы (Федеральный  закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»,  положение о постоянной действующей экспертной комиссии УФРС по Краснодарскому краю), на основе которой проводится экспертиза ценности, и сопоставления с алгоритмом проведения экспертизы ценности документов ошибок не выявлено. 

     Так же были изучены документы, созданные  по результатам проведения экспертизы ценности в УФРС - это описи дел  постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а  также акты о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих хранению и акты прием-передачи сформированных дел для архивного хранения. Оформление и содежан6ие  данных документов  соответствуют поставленным требованиям.  

 

3.1 Установленные проблемы и пути их решения существующих в УФСР по Краснодарскому краю

     В связи с возникающими у сотрудников  проблемами, касающимися подготовки документов к проведению экспертизы ценности, можно предложить следующие разъяснения и рекомендации для их решения.

     Экспертиза  ценности документов – это изучение документа на основе принципов и  критериев их ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.

     В процессе экспертизы ценности документов решаются две задачи:

     1) отбираются для вечного хранения  ценные документы, а также документы  длительных сроков хранения (свыше  десяти лет), имеющие долговременное  практическое значение;

     2) выделяются к уничтожению документы  с истекшими сроками хранения, а также черновики, дублеты,  отклоненные варианты, т.е. малоценные  материалы, утратившие практическое  и справочное значение.

     Важными принципами отбора документов на хранение является принцип историзма и  принцип всесторонности и комплексности  изучения документов, который предполагает оценку документов в комплексе, так  как одни документы дополняют  другие, третьи повторяют первые, а  четвертые полностью поглощены  вторыми.

     Для успешного проведения экспертизы ценности документов можно воспользоваться следующими разработанными рекомендациями:

     1. Проблема определения значимость учреждения или лица, которые создали документы.