Экспертиза ценности документов на основе научных критериев

     В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источнико первичной и вторичной информации.

     Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:

     - формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование;

     - аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.

     Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико- синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.

     Наиболее  распространенной формой повторяемости  информации является дублетность.

     Следует четко разграничивать дублетные  документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

     Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии.

     Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

     3. К группе критериев внешних  особенностей документов относятся:

     - подлинность;

     - внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).

     Критерий  подлинность документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.

     Если  подлинники имеют особое государственное  значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов, 1-2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.

     При оценке такого критерия, как внешний вид документа, художественные, палеографические, языковые и другие особенности не столь актуальны для документов современных учреждений, а также учреждений 1920-х гг., поскольку эти документы, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены.Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, и форму передачи в них информации. Если в поврежденных документах возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются[6]. 
 

     

3. Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения

 

     Необходимо сказать об особенностях проведения экспертизы ценности документов личного происхождения: сначала на основе критериев определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов.

     Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики  эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального  отношения к ним. Вследствие этого  отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.

     В настоящее время для отбора документов личного происхождения на постоянное хранение пользуются системой критериев, разработанной на базе общих критериев.

     С учетом специфики документов личного  происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения  подразделяют на две группы[4]:

     1)      критерии ценности фондов личного  происхождения;

     2)      критерии ценности документов  личного происхождения.

     К группе критериев ценности фондов личного  происхождения относятся:

     - значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;

     -    история фонда и его состав;

     - взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их).

     К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся[4]:

     - значение творческой и общественной деятельности автора документа;

     -  время и место создания документа;

     - значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;

     -внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

     - взаимозаменяемость с другими документами (может носить характер повторяемости информации).

     Таким образом, основные критерии оценки документов представляют собой в целом сложившуюся  и апробированную систему, но интерпретация  их определенным образом меняется. Так, при проведении традиционной экспертизы ценности документов негосударственных  организаций комплекс критериев (значение содержащейся информации, ее повторение в других документах, вид документа  и др.) трактуется в ключе работы с документами именно негосударственных  структур и направлен на определение  уникальности, единственности или типичности, повторяемости документов с точки  зрения происхождения, содержания, внешних  особенностей. 
 

                                      
 
 
 
 
 
 
 

                                           Заключение

     Экспертиза  ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так  и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для  долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно  применять средства оперативного хранения документов.

     Целесообразность  использования традиционных средств  оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним  на основе заключений экспертизы ценности документов.

     Указанные критерии имеют большое значение для проведения качественной экспертизы документов и значение организации  в системе управления, они применимы  к любой документации и являются важнейшими при определении ценности документа.

     Для успешного проведения экспертизы ценности необходимо пользоваться критериями ценности документов.

     Существует  ряд критериев. Например, языковые или  художественные особенности документа (документ отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения  и принадлежности), степень сохранности  фонда и некоторые другие, но рассматривать  их здесь нет необходимости, так  как к документам функционирующего учреждения они, как правило, не применяются.

     Разработка  критериев ведется давно, вырабатывались они постепенно, менялось понимание  сущности некоторых критериев, менялись формулировки и представления о  ценности наиболее важных критериев. Процесс  этот продолжается, возможно, появятся новые критерии, а ныне существующие будут переосмыслены. 
 
 

     Список  источников и литературы 

      1. Федеральный закон РФ от 22 октября  2004г. № 125-ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации».

       2. ГОСТ Р 51141 – 98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» М.: Госстандарт России, 1998.

      3. Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.-М.: ПрофОбрИздат, 2002.

     4. Алексеева, Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития // Делопроизводство, 2003.

     5. Кузнецова Т.В. О сроках хранения дел // Секретарское дело, 2004.

     6. Крайская З.В., Челлина Э.В. Архивоведение. -М.: 1996. 

     7. Якименко А.С. Архивоведение. -М., 2007.