Экспертиза ценности документов на основе научных критериев

                                                    Введение

     При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает  на государственное хранение.

     Процесс изучения документов на основании принципов  и критериев ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

     Основы  методики экспертизы начали закладываться  в 14-18 вв. Более бурное развитие экспертиза ценности получила в 19 веке и окончательно сформировалась в 20 веках.

     Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

     Однако  эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

     В данной работе будет рассмотрена экспертиза ценности документов на основе научных критериев.

     Для раскрытия темы были поставлены следующие задачи задач:

     - дать понятие экспертизе документов, определить ее задачи;

     - рассмотреть критерии экспертизы ценности документов. 
 
 
 
 
 

     

1. Понятие «экспертизы ценности документов», её задачи

 

     Экспертиза  ценности документов является важнейшей  задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное  комплектование ведомственных и  государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Экспертиза играет роль определенного  «сита», через которое просеивается весь поток документов[3].

     ГОСТ  Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» рассматривает понятие «экспертизы ценности документов» как отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обусловливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности доку­ментов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.

     Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет понятие «экспертиза ценности документов», как изучение документов на основании критериев  их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора  их для включения  в состав Архивного Фонда Российской  Федерации.

     В Энциклопедии делопроизводства экспертиза ценности документов определяется как  «изучение документов на основании  критериев их ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение».

     В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем[5]:

     Первая  задача – отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные  архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

     Вторая  задача – определение сроков хранения документов, информация в которых  может быть использована в течение  какого-то периода времени. В зависимости  от установленных сроков хранения такие  документы могут быть разделены  на две группы:

     1)      для долговременного хранения (например, документы по личному составу  со сроками хранения 75 лет или  75 лет минус возраст лица на  момент заведения дела);

     2)      для временного хранения.

     Третья  задача – обеспечение полноты  состава архивного фонда путем  восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих  учреждений.

     Четвертая задача – отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

     Экспертиза  ценности документов проводится в три  этапа: в делопроизводстве, в ведомственном  и государственном архивах.

     В делопроизводстве решается проблема определения  сроков хранения документов уже при  составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

     В ведомственном архиве происходит выделение  из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный  архив.

     Если  в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют  несколько архивных фондов.

     Кроме того отбирают для уничтожения документы  временного хранения, срок хранения которых  истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

     В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов  ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную  экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

     Целевая комплексная экспертиза – это  экспертиза, которая проводится в  целях выявления дублетности  сразу по нескольким фондам[7]:

     -         вышестоящих и подчиненных одному  ведомству учреждений;

     -    однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

     -         лиц, связанных родственными или  личными отношениями.

     Такой комплексный подход возможно осуществить  только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

     В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

     - Дела постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

     - Дела, предназначенные для уничтожения.

     На  дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного  хранения в дальнейшем заносятся  в описи.

     Акты  и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной  комиссии (ЦЭПК). 

     

2. Критерии  экспертизы ценности документов

      

     Критерии  экспертизы ценности документов –  это система научно- обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

     Все критерии могут быть подразделены на три большие группы[3]:

     1)      критерии происхождения документов (значение учреждения в жизни  общества, значимость событий, отраженных  в документах, время и место  образования документов);

     2)      критерии содержания документов (источник информирования, повторяемость  документной информации, целевое  назначение документов, вид и  разновидность документа);

     3)      критерии внешних особенностей  документов (подлинность, внешний  вид документа, т.е. форма передачи  содержания, удостоверения и оформления  документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие  особенности, физическое состояние  документов).

     Рассмотрим  каждую группу критериев и их использование  применительно к документам конкретных фондов.

     1. К группе критериев происхождения документов относятся:

     - значение учреждения или лица в жизни общества;

     - значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;

     - время и место создания документов.

     На  основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе.

     Критерий  значение лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников.

     Критерий  значимость события позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в документах.

     На  основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим даже документы, предназначаемые для уничтожения, могут быть оставлены на государственное хранение. Особое внимание архивисты должны уделять периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много документов.

     Например, документы, образовавшиеся до 1626 г. (до пожара в Москве в мае 1626 г., во время которого погибло огромное количество документов московских приказов и других учреждений), ценятся выше других документов.

     Особо ценятся документы таких периодов в истории нашей родины, как Крестьянская война 1773-1775 гг., Отечественная война 1812 г., движение декабристов, революционные ситуации конца 1850-х-начала 1860-х гг. и конца 1870-х-начала 1880-х гг., революция 1905-1907 гг.,

     Первая  мировая война, Великая Октябрьская  социалистическая революция и Гражданская война, Великая Отечественная война и т.д.

     Большое значение имеет критерий время образования документов. Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена запретная дата — 1922 г. Документы, отложившиеся в период до 1922 г. включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 г. включительно осуществляется в установленном порядке только с разрешения федеральной архивной службы России.

     Критерий  место образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут

 быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.

     2. К группе критериев содержания  документов относятся:

     - значимость информации документа;

     - повторяемость документной информации;

     - целевое назначение документов; вид и разновидность документа.

     На  основе критерия значимость информации документы учреждений делят на три группы: документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения; документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно; документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения — 75 лет по заключению ЭПК.

     Говоря  о значении информации, в первую очередь следует иметь в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно. Это может быть достигнуто лишь с помощью источниковедческого анализа документов. Поэтому этот критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа. Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.