История развития документирования

В 1966  г.  в рамках  архивной  службы был учрежден Всесоюзный научно-

исследовательский институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД), которому  поручалась  разработка  Единой  государственной  системы  делопроизводства (ЕГСД).

Таким образом, традиционная российская технология процессов документационного обеспечения управления с XVIII в. имеет следующие особенности:

- четко   выраженный  вертикальный характер движения документов (руководитель — исполнитель — руководитель) внутри организации;

- отслеживание  всего комплекса работ с документами  в регистрационных 

журналах  или  машинописных  картотеках,  куда  заносятся  все  сведения  о  документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

-  ведение   централизованных  регистрационно-контрольных   и  отчетных    

массивов (файлов, картотек или журналов);

- для  обеспечения единого порядка  обработки документов предусматривается  создание  специализированных  служб: управлений делами,  секретариатов,

канцелярий;

- относительно  небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

- основы  технологии документационного обеспечения управления  закреп-

лены  в государственных нормативно-методических документах. Основная проблема  данной  технологии —  централизованное  оперативное  отслеживание движения  документов, поскольку  эта  технология  требует  как получения  своевременной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных картотек.

Слово «документ»  в  переводе  с  латинского  означает «свидетельство», «способ  доказательства». Документ —  это материальный  объект  с  закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.  

1.2 Понятие «документ». 

Документ  — это основной объект труда в сфере управления. Управленческая деятельность требует фиксации событий, действий или решений, данных в

форме  документа.  Фиксирование  информации в документе,  оформление  служебных документов регламентировано стандартами.

ГОСТ  Р 51141-98  дает  понятие  официальный  документ —  это  документ,

имеющий  право  на  использование  в  организации (учреждении),  созданный  юридическим  и  физическим  лицом,  оформленный  и  удостоверенный  в  установленном порядке.

Все документы  в зависимости от вида деятельности делятся на две группы.

Первая  группа — это документы по общим  и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной  деятельностью. Вторая  группа —  документы  по функциям  управления.

   Документы  классифицируются  по  наименованиям:  служебные  письма,

приказы,  протоколы,  акты,  докладные  записки,  договоры  и  т.д.  Оформление всех этих документов унифицировано, но они  могут быть разными:

- по  месту составления — внутренние (документы, составляемые работниками  данного  предприятия)  И  внешние (документы,  поступающие  из  других предприятий, организаций и от частных лиц);

-  по  содержанию —  простые (посвященные   одному  вопросу)  и  сложные 

(охватывающие  несколько вопросов);

- по  форме — индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть

документа  отпечатана,  а  часть  заполняется  при  составлении,  и типовые,  созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные  документы  печатаются  типографским  способом  или  на  множительных аппаратах;

-  по  срокам  исполнения —  срочные,  требующие исполнения  в  определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; 

- по  происхождению — служебные, затрагивающие  интересы предприятия, 

организации,  и  личные,  касающиеся  конкретного  лица  и  являющиеся  именными;

- по  виду оформления — подлинные,  копии, выписки, дубликаты; 

- по  средствам фиксации — письменные, графические, фото- и кинодокументы и т.д.

  

1.3   Функции документа. 

1.  Функция   документирования  процессов,  событий,  действий  и  фактов 

(главная). В первую очередь — документирование создания предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

2. Отчетно-контрольная  функция.  Ряд  документов  предприятие   обязано 

представлять  в государственные и местные  органы управления, предъявлять их при контрольных проверках ревизорам,  а при комплексных ревизиях — аудиторам.

3. Судебно-правовая функция. При решении хозяйственных споров с партнерами документы подтверждают юридическую силу претензий в арбитражном суде, служат доказательством при рассмотрении трудовых конфликтов.

4. Учетно-кадровая  функция. Документы по личному  составу предприятия

определяют  статус работников и их правоотношения с администрацией, служат свидетельством  их  продвижения  по  службе,  ложатся  в  основу  характеристик  при  определении  возможностей  и  перспективности  работника,  подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии.

5.  Учебная   функция.  Для  начинающих  работников  и  молодых  специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов и ведения дел.

6.  Функция   исторического  свидетельства  технических  достижений  или

культурной  ценности.  Документы  предприятия,  представляющие  историческую ценность или относящиеся к памятникам культуры своего времени,  сдаются в государственные архивы и становятся частью Архивного фонда России. Управленческие  документы  по  наименованию, форме  и  составу  реквизитов должны соответствовать унифицированной системе документации (УСД) и требованиям  Государственной  системы  документационного  обеспечения управления (ГСДОУ), положениям (уставам) предприятия-организации, другим нормативным документам.

  

4.   Системы документации

 

На каждом предприятии (учреждении) имеются большие потоки информации  и  только  систематизация  документов  позволяет  обеспечить  их  быстрый поиск. Проверенный способ упорядочения документов — это сгруппировать их по каким-либо признакам.

Самой  общей  и  целостной  системой  упорядочения  документов  является

общегосударственная  система  документации. Она  охватывает  все  документы, возникающие и  обращающиеся в стране. Их можно систематизировать по разным  признакам:  функциональному,  отраслевому,  уровням  управления (федеральному, региональному и местным уровням).

Функциональными системами документации являются те (например, бухгалтерия,  кадровая  документация,  производственная  документация  и  т.д.),  которые  присущи  почти  всем  организационно-правовым  формам  предприятий, организаций, акционерных обществ и государственных учреждений.

Отраслевыми  системами  документации  являются  те,  которые  присущи

только  определенным группам организаций, связанных единством хозяйственной и социальной деятельности. Например, документация по топливной, энергетической, пищевой промышленности, по научно-исследовательской деятельности и т.д.  

     

  
 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ. 

1. Андреева  В.И. Делопроизводство: Практическое  пособие. – 6-е изд., испр. и  

доп. –  М.: Интел – синтез, 1999

 

2.  Делопроизводство (организация  и  технология  документационного  обеспе-

чения управления). Учебник для ВУЗов /   под ред. Т.В. Кузнецовой – М.:

ЮНИТИ – ДАНА, 2000

 

3. Кирсанова  М.М., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное 

обеспечение  управления: Учебное  пособие  для  ВУЗов. – 3-е  изд.,  испр.  и 

доп. –  М.: Инфра – М, Новосибирск: Сибир. соглашение, 2000

 

4. Организация  работы  с документами: Учебник  для ВУЗов / Кудряев В.А. и 

др.; Под  ред В.А. Кудряева – 2-е изд., перераб. и доп. – Минфра – М, 2001

 

5. Стенюков  М.В. Образцы  документов  по  делопроизводству.  Руководство   к 

составлению. 5-е изд., доп. и перераб. – М.: ПРИОР, 2001

 

Дополнительная  литература

 

1.  Андреева  В.И.  Делопроизводство  в  кадровой  службе:  Практическое 

пособие  с  образцами  документов. – 3-е  изд.  испр.,  и  доп. – М.:  ЗАО 

Бизнес-школа  «Интел – Синтез», 2000

2. Документооборот  предприятия:  [Справочник] / Авт.  –  сост. Усманова