История развития документирования

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

     I. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

1. Возникновение и история развития делопроизводства в России. .................4

1.2. Понятие «документ». Классификация документов………………………...9

1.3  Функции документа. ………………………………………………………..11

1.4  Системы документации. …………………………………………………...12

    СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………...13 
 
 

 

 

 

 

 

  
 

 

 

  
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                                                               

ВВЕДЕНИЕ 

«Документирование»  является дисциплиной экономического цикла. Цель преподавания дисциплины состоит в том, чтобы ознакомить студентов с основами делопроизводства при организации управления предприятием в

современных  условиях  и  дать  будущим  специалистам  знания  о  действующих общегосударственных  нормативно-методических   материалах, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности.

          К основным задачам дисциплины  относится:

-  знакомство  с  требованиями  Гражданского  Кодекса  Российской  Федерации, Кодекса Законов о труде, ГОСТами и типовыми инструкциями по делопроизводству, основами законодательства об архивном фонде РФ и архивах; 

-  изучение  правил составления документов и организации работы с ними;

-  условие  требований к тексту документов;

-  изучение  порядка текущего хранения документов;

-  овладение  методики обработки дел для  последующего хранения.

По окончании  изучения дисциплины студенты должны:

-  знать системы документации,  требования  к составлению и оформлению

документов, современные способы и технику  создания документов;

-  умение  грамотно разрабатывать основные виды управленческих документов;

-  иметь  представления об организации  движения документов;

-  владеть  правилами и формами деловой  и коммерческой переписки, в том числе с зарубежными партнерами на иностранных языках.  

                                                                                                                   

1. Возникновение и история развития делопроизводства в России.

 

Столбцовое (приказное)  делопроизводство.  На  раннем  этапе  развития

Древнерусского  государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV  в.)  государственных  учреждений  еще  не  существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения  и  развития  документирования,  т.е.  документационного  оформления  явлений  частной  и  общественной  жизни  людей.  Управленческие  функции выполняли  чаще  всего  отдельные  должностные лица или органы,  осуществляющие  свою  деятельность  либо  вообще  без  сотрудников,  либо  с  очень  ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления.

Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к фор-

мированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки  документов.  Первоначально  их  состав  пополнялся  за  счет  церковных псаломщиков  и  дьяконов. Параллельно  стали вырабатываться  устойчивые  образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые  формы  отдельных  наиболее  распространенных  документов,  которые  и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству.

Устанавливаются  приемы  засвидетельствования  документов  и  их  состав-

ления. Документы начинают проходить стадии написания — чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются  такие  элементы, как  скрепы, печати, мосты (подписи на склейках), элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования.

С  образованием  централизованного  государства,  центром  которого  стало 

Московское  княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый  в  хозяйственной и политической жизни любого  государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.

Высшим  государственным учреждением стала  боярская дума, сложившая-

ся из эпизодически собиравшихся князем совещаний  бояр и «ближних людей» для решения  вопросов  государственного  значения. В целом полномочия думы   были неопределены и безграничны.

«Офисы» того времени, называвшиеся приказными избами, или приказами,

формировались  под  практические  потребности  по  разрешению  отдельных вопросов  государственного  управления. Именно  поэтому  период  становления  и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом — по названию первых государственных учреждений — приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в.

Процедура  подготовки  документов  в  приказном  делопроизводстве  вклю-

чала  следующие основные этапы:

- поступление  документа на рассмотрение;

- подготовка  дела к «докладу»;

- рассмотрение  и решение дела;

- оформление  документа, содержащего решение. 

       Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в  несколько  основных  видов:  грамоты,  приговоры,  наказы,  доклады,  памяти, отписки,  челобитные.  Однако  внутри  каждого  вида  существовало  множество разновидностей. 

Таким  образом,  история  делопроизводства  в XVI— ХVII  вв.  показывает,

что в  связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих,      появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета. Коллежское делопроизводство. Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.

После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющие их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения — приказы — были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

Первоначально  каждая  коллегия  руководствовалась  своим  регламентом,

затем  законодательной  основой  реформы  стал «Генеральный  регламент»,  утвержденный Петром I  в 1720  г. «Генеральный регламент»  ввел  систему  делопроизводства,  получившую  название  коллежской  по  названию  типа  учреждений. В  коллежском  делопроизводстве  существенные  изменения  претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» — образцы, по которым  следовало их  составлять. В  делопроизводстве  появились  совершенно  новые  названия  документов:

векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и др. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

В  целом,  делопроизводство  коллегий  характеризовалось  значительным

увеличением  письменной  работы  и формальностей. Однако  даже  значительно увеличенные  по сравнению с приказами штаты  канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.

Весь  процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

- порядок  вступления дел;   7

- движение  их, или собственно так называемое  производство;

- отправление  дел; 

- ревизия; 

- отчеты.

Таким  образом,  были  выделены  основные  этапы  работы  с  документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

В  исполнительном  делопроизводстве  сложился  и  определенный  порядок

составления  документов.  Законами устанавливались  определенные правила составления всех разновидностей  документов.  В  документе  выделялись:  заглавие,  содержание,  или «расположение  обстоятельств  дела»,  подпись,  скрепа,  особенные пометки,

бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

В XIX в. документы стали изготавливаться  на бланках. Бланком назывался 

лист, в  левом верхнем углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов,  заголовок  к  документу.  Бланки  вначале  были  рукописными,  а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась  ревизия 

дел, т.е. проверка исполнения документов.

В  исполнительном  делопроизводстве  устанавливается  более  четкая  орга-

низация хранения документов. Основным признаком  группировки документов в  дела  оставался  предметно-вопросный;  корреспондентский  и  географический признаки применялись при формировании дел с перепиской.

После  октябрьского  переворота 1917  г.  для  работы  в  учреждениях  были

привлечены  профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения управления понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении  и  упорядочении  своего  положения. Она  не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

Для этого  стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом 

с новыми руководителями на  своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве»  за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ  военного  ведомства 1911  г.  Изменения  в  проекте  были  незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов  документов,  рекомендации  по  уменьшению форматов  бумаги  в  целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.

В 1963 г. архивная служба выпустила «Основные  правила постановки до-кументальной  части  делопроизводства и  работы  архивов  учреждений,  организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.